Skip to main content
Vraag

Inrichting archiveren van meldingen - wie heeft er ervaring en/of tips?

  • 17 July 2024
  • 7 reacties
  • 110 Bekeken

Wij willen onze workflow zo inrichten dat een meldingstype na 3 jaar automatisch wordt gearchiveerd. Mijn organisatie ontvangt minstens 10.000 van dit meldingstype per jaar.

Wij hebben het nu zo ingesteld dat precies 3 jaar na het maken van de melding deze wordt gearchiveerd. Er zijn echter nog zo'n 10.000 meldingen die al voorbij deze termijn zijn.

Nu ben ik benieuwd naar de volgende drie dingen:

  • Wat is het archiveerbeleid bij andere organisaties met een vergelijkbaar of hoger aantal meldingen?
  • Hoe kunnen wij de meldingen die ouder zijn dan 3 jaar alsnog archiveren?
  • Hebben jullie ook een beleid waarbij de meldingen geanonimiseerd worden bij het archiveren?

7 reacties

K
Reputatie 3
Badge +3

Beste Gijs,

met punt 1 & 3 kan ik je niet helpen, puntje 2 wel (ervan uitgaande dat je van een afgeronde status naar een archiefstatus wilt).

Datum gesloten is een systeemveld, dit wordt dus automatisch gedocumenteerd bij het afsluiten van een melding. Neem het systeemveld over in de statusovergang zoals onderstaand naar de archiefstatus en klaar is Kees.

 

Groet,

Kees

G
Badge

Dankjewel @Kees van Roijen ! Hier kan ik zeker wat mee. 

Met vriendelijke groet, 
Gijs

G

Ha Gijs, 

Archiveren doen we niet, anonimiseren wel, op de volgende manier: 

Kan je daar wat mee? 

 

Gerwin

S
Badge +5

@Gerwin, volgens mij klopt de voorwaarde op deze manier niet. Je zegt hier nu eigenlijk (als het klopt dat je + gebruikt i.p.v. -, want het is een beetje moeilijk te zien) dat de melding geanonimiseerd wordt wanneer ‘datum gesloten’ overeen komt met de huidige datum + 2 jaar. Maar huidige datum is iedere dag weer anders en komt dan nooit uit op ‘datum gesloten’ want je gaat alleen maar verder in de jaren. Moet het niet dit zijn?

Veld 'datum gesloten' >= 'huidige datum' - aantal dagen/maanden/jaren dat de melding gesloten moet worden. (zie ook Meldingen automatisch anonimiseren (in het kader van GDPR) | Infoland Community hier heeft @Cindy Segers op gereageerd)

Ik zit hier ook een tijd mee te stoeien dus misschien kan iemand het verlossende woord geven, zie namelijk heel veel verschillende werkwijzen op de community staan.

Groetjes, Sanne

G

Hey Sanne,

 

Ik denk dat je gelijk hebt. 

Er staat nu inderdaad ‘+’, maar eigenlijk wil je dat de datum waarop het veld gesloten is in het verleden ligt, dus ‘-’. Een van mijn voorgangers heeft hier een rekenfoutje gemaakt. 

Dank voor je toevoeging, ik pas het direct aan! 

 

Groet, 

 

Gerwin

K
Reputatie 3
Badge +3

Er zijn meerdere wegen naar Rome, in mijn voorbeeld zeg ik dat wanneer de datum gesloten minder is dan huidige datum - 3 jaar, dan gaat de statusovergang in.

Dit klinkt voor mij heel logisch, maar je zou natuurlijk ook andersom kunnen beredeneren.

Wanneer huidige datum groter is aan de datum die berekend wordt in onderstaand voorbeeld, dan statusovergang. 

Kan ook.

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

Soms heb je voor het archiveren van meldingen een extra status en statusovergang nodig. Gelukkig is er in die mogelijkheid voorzien sinds een recente update - alle benodigde info vind je in FAQ Meldingen archiveren | Infoland Community

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen