Skip to main content
Vraag

Inrichting van coördinatoren in FLOW

  • September 17, 2026
  • 2 reacties
  • 12 Bekeken
Forum|alt.badge.img+6

Misschien wil iemand met mij meedenken over de inrichting van coördinatoren in FLOW.

Vanuit privacyoverwegingen hebben wij ervoor gekozen om aanmeldformulieren waarin bijzondere persoonsgegevens kunnen voorkomen onder te brengen in FLOW. Het gaat om de aanmeldformulieren van al onze opdrachten (ongeveer 20), waardoor er veel extra gebruikersgroepen voor coördinatoren zijn ontstaan.

Ik loop er nog tegenaan hoe ik dit het beste kan inrichten. In deze situatie is het niet wenselijk dat slechts één persoon de melding ontvangt (de eerste coördinator). Om dit te ondervangen werken we nu met een fictieve gebruiker gekoppeld aan het e-mailadres van de betreffende mailbox als eerste coördinator. De overige medewerkers voegen we toe aan een gebruikersgroep die coördinatorrechten krijgt.

Nadeel van deze werkwijze is dat ik inmiddels een groot aantal 'gebruikers' heb die feitelijk alleen een e-mailadres vertegenwoordigen. 

Heeft iemand een slimmere of elegantere manier gevonden om dit in te richten?

    2 reacties

    Kees van Roijen
    Forum|alt.badge.img+5

    hallo ​@svdwal 

    Het is inderdaad zo dat een melding binnen FLOW altijd één specifieke gebruiker als coördinator vereist. Een gebruikersgroep kan wel coördinatorrechten krijgen, maar kan niet als coördinator van de melding zelf worden aangewezen.

    De oplossing die jullie nu gebruiken met een fictieve gebruiker gekoppeld aan de functionele mailbox vind ik daarom eigenlijk helemaal niet zo vreemd. Sterker nog: binnen de huidige mogelijkheden van FLOW vind ik dit best een nette en praktische inrichting.

    Je zorgt er hiermee voor dat nieuwe meldingen centraal binnenkomen en niet afhankelijk zijn van één specifieke medewerker, terwijl de medewerkers via de gebruikersgroep wel de juiste coördinatorrechten hebben.

    Gezien de beperking dat FLOW nu eenmaal één specifieke gebruiker als coördinator vereist, weet ik eerlijk gezegd niet of hier een veel elegantere oplossing voor is. Jullie huidige werkwijze lijkt mij inhoudelijk gewoon goed.

    Loop je met met deze inrichting tegen bepaalde problemen aan?

    Groet,
    Kees

    Chaim Leunissen
    Forum|alt.badge.img+5
    • Chaim LeunissenZenya medewerker
    • Zenya medewerker
    • September 18, 2026

    ​@svdwal 

    Het is belangrijk om te weten dat ieder account met de rol van coördinator, eigenaar en/of mede-eigenaar volledige inzage- en beheerrechten heeft op meldingen!

    Dus als een hele grote groep medewerkers kan aanmelden met een “algemeen groepsaccount” waar een van de bovenstaande rollen aan verbonden zijn, dan kan iedereen alles inzien en beïnvloeden.

    Als iemand de gebruikersnaam en het wachtwoord van dat account weet, het mogelijk is om je handmatig aan te melden met dat account en er geen aanvullende beveiliging is toegepast, dan kun je nog steeds bij de meldingen, zelfs als je uit dienst bent.

    Er zijn organisaties die de hele workflow automatiseren door actiepunten uit te zetten. Je kunt actiepunten namelijk toewijzen aan gebruikersgroepen, zodat iedereen in de gebruikersgroep toegang krijgt tot het actiepunt (en de melding).
    Je kunt tevens instellen dat het actiepunt gereed gemeld wordt als een van de actienemers het actiepunt afhandelt, zodat die taak niet blijft staan bij de andere actienemers. 

     

    Algemene voorwaardenAccessibility statement

    Algemene voorwaarden | Privacyverklaring