Integratie Kaartenbak en Meldingen

@Pieter De Smet : je maakt hier een koppeling tussen een kaartenbak en een melding waarbij je de oa. de gegevens van een kaartenbak gebruikt in een melding.

Stel ik maak een melding, in die melding betreft softwarepakket “X” uit de kaartenbak, wat ik in de melding aangeef met een veld “kaartenbak”.

Hoe kan ik de kaartenbak “software” instellen dat er een melding gemaakt is betreffende die software “X”?

Ik zie wel koppelingen naar andere kaartenbakken, naar documenten maar niet naar meldingen. 

Beste Luc,

Van zodra je bij de eigenschappen van de kaartenbak bij ‘koppelingen’ deze beschikbaar stelt voor alle of een selectie van meldingstypes, kan je op dat meldingstype dat kaartenbakveld gaan toevoegen bij het beheer van de velden. Eenmaal dat op een formulier gebruikt wordt, zullen de meldingen automatisch bij die specifieke kaart verschijnen in het tabblad ‘meldingen’.

Ik heb bovenstaande methode toegepast op onze melding om trainingen te registreren. We hebben een kaartenbak met de standaard opleidingen en ik wil de info ‘onderwerp’, ‘inhoud’ en ‘trainingsmateriaal’ overnemen in de melding.

Voor de velden ‘onderwerp’ en ‘inhoud’ is dit gelukt. Voor het veld ‘trainingsmateriaal’ niet. Kan dit zijn omdat het een bijlage veld is?

Hoi Lotte,

We hebben je vraag doorgezet naar de servicedesk. Zij komen hier op terug.

Velden van type 'bijlage' kunnen niet overgenomen worden vanuit de kaartenbak naar een melding,

Wij hebben een kaartenbak gemaakt van onze laptops en deze gekoppeld aan hun gebruikers.

Wanneer een medewerker een storing meldt die betrekking heeft op zijn/haar laptop wil ik graag dat uit de kaartenbak de juiste laptop gekoppeld wordt aan de melding en anders om.

Dus ook als een medewerker en laptop niet langer bij elkaar horen de melding nog wel bij die laptop terug te vinden is.

Ik heb de instructie gelezen en het een en ander uitgeprobeerd, maar ik kom er niet helemaal uit.

Hoe kan ik dit het beste aanpakken of probeer ik iets te doen wat niet kan?

Hoi @Elke de Boer,

Je dient op het meldformulier altijd de kaart (= laptop) te selecteren en daar kun je dan bijbehorende velden van overnemen in de melding zoals bijvoorbeeld de gebruiker. Het is dus niet mogelijk om wanneer je een melding start automatisch de juiste laptop in te laten vullen.

Je zou misschien wel iets kunnen doen met de Zenya Assist app. Je kunt dan de laptop voorzien van een QR-code en wanneer je die dan via de app scant direct een melding doen over die laptop. Bij de melding zie je altijd wie de melding heeft gedaan en over welke laptop het gaat, dus ook als de laptop inmiddels een andere eigenaar heeft.

Hoi @Inge Kuijpers 

Ik ben bezig met aanmaken van een kaart via de workflow. De actie voor het aanmaken van de kaart stel ik in op de eerste status overgang. Ik kan niet alle velden op de kaart aanvullen aan de hand van de melding (niet alle velden komen voor). Deze kaart moet dus nog handmatig op een later moment in flow worden aangevuld. Om het makkelijk te maken wil ik graag of een actiepunt uitzetten met een verwijzing naar de nieuwe kaart, of anders via een formulier de link toevoegen. Is dit mogelijk? 

Of als het niet kan om een link direct naar de nieuwe kaart te maken, is het dan wel mogelijk om een link naar de algemene kaartenbak te maken? dan kan er makkelijker door geklikt worden (Ik krijg het via de “hyperlink maken” functie alleen voor elkaar om een link naar een specifieke (al bestaande) kaart te maken, niet naar de algemene bak.

Alvast bedankt!

@AnnetteG 

Je kunt de actie om de kaart aan te maken instellen op een latere statusovergang in de workflow, bijvoorbeeld op een statusovergang ná een status waarin wel alle informatie bekend is.
Is dat een optie? 

Hi Chaim,

Onze workflow bestaat maar uit 3 statussen (concept, controle, afgehandeld). Ik wil graag dat de kaart aangemaakt wordt tussen concept en controle, zodat de actienemer in de status controle het originele kaartenbak veld kan vullen met de kaart gegevens (zodat we voor rapportages wel altijd kunnen werken met de dezelfde kolommen/velden), maar dan moet de kaart dus wel al aangemaakt zijn voor de status controle.

Ook komen niet alle velden die op de kaart moeten komen voor in de melding, dus die zal ik niet automatisch kunnen laten vullen helaas.

Als het niet mogelijk is om de link aan te maken dan moet ik maar gewoon simpel onze mensen goed opleiden :).

Dankjewel voor het meedenken!

Wij maken binnen een bepaald meldingstype ook gebruik van de integratie met de kaartenbak.

Nu lukt het alleen niet om dit veld toe te voegen aan een dashboard/diagram.

Tips?

Dit is afgesplitst en verder verduidelijkt in topic Kaartenbak velden in FLOW kunnen gebruiken in Zenya diagrammen | Infoland Community

Is het ook mogelijk om kaartvelden van het type ‘Andere kaart’ over te nemen in een veld in een melding? 

Op de kaarten van waaruit ik een aantal veldwaardes wil overnemen in de melding staan twee velden van het type ‘andere kaart’. Het lijkt erop dat ik deze waarden niet kan overnemen. Hoe kan ik het zo instellen dat dit wel kan? 

Het gaat om drie kaartenbakken die aan elkaar gerelateerd zijn (hiërarchisch). De meldingen zijn op basis van één van deze kaartenbakken. Twee waardes komen uit andere kaartenbakken.

Dat is helaas niet mogelijk, je kunt deze velden nu niet selecteren om te laten vullen.

@Inge Kuijpers of @Chaim Leunissen of @Cindy Segers 

Hoi infoland,

ik zou zweren dat ik ergens op de community een lijstje heb langs zien komen met welke veldtypes overgenomen kunnen worden vanaf een kaart naar een melding. Want ik kan me iets herinneren dat hyperlinken niet overgenomen kunnen worden ofzo.

 Maar nu krijg ik dat lijstje niet meer gevonden. Hebben jullie dat overzichtje voor mij aub?

Hoi!

een 2e vraag, in de training zie ik de volgende tekst:

“Het veldtype van het veld bij het meldingstype dient overeen te komen met het veldtype van de kaart.”

Hoe werkt dit met het veldtype Tekst met opmaak/Tekst?

Als het veld in de kaartenbak “Tekst met opmaak” is, maar het veld in het meldingstype “Tekst”, kan de waarde dan worden over genomen of niet? En als het andersom is (dus in de kaartenbak “Tekst” en in het meldingstype “Tekst met opmaak”)? kunnen de waarden dan worden overgenomen?

Hallo @AnnetteG 

Dit moeten exact dezelfde tekstvelden zijn dus tekst met opmaak moet verbonden worden met tekst met opmaak.
Als deze velden niet hetzelfde zijn zou dit voor issue kunnen zorgen.

Hoi, zou iemand mij nog kunnen helpen met mijn vraag van 13mei aub? Dankjewel! 

@Inge Kuijpers of @Chaim Leunissen of @Cindy Segers 

 

Hoi infoland,

ik zou zweren dat ik ergens op de community een lijstje heb langs zien komen met welke veldtypes overgenomen kunnen worden vanaf een kaart naar een melding. Want ik kan me iets herinneren dat hyperlinken niet overgenomen kunnen worden ofzo.

 Maar nu krijg ik dat lijstje niet meer gevonden. Hebben jullie dat overzichtje voor mij aub?

 

Hoi @AnnetteG ,

Hieronder een lijst met veldtypes die zowel in een kaartenbak als in een meldingstype beschikbaar zijn in versie 7.3.
Zoals eerder aangegeven: je kunt alleen informatie van een veld bij een kaart overnemen naar een veld van hetzelfde type in een melding.
Daarnaast zijn er bij sommige velden mogelijk aandachtspunten:

• Aankruisvakje
• Bijlagen: het is denkbaar dat het niet mogelijk is om bijlagen over te nemen, omdat dat m.i. betekent dat een bijlage fysiek gekopieerd dient te worden.
• Datum
• E-mail adres
• Functie
• Gebruiker: omdat een FLOW veld van dit type beperkt kan worden op FLOW rollen, is het denkbaar dat het overnemen van een gebruikersnaam van een Kaart naar een FLOW melding niet altijd werkt. Denk aan de situatie dat het FLOW veld beperkt is op het weergeven van Actienemers en er in de kaart een gebruiker is ingevuld die geen Actienemer kan zijn.
• Getal
• Lijst
• Tekst
• Tekst met opmaak
• Verwijzingen: de inhoud van dit veld kan niet overgenomen worden vanuit een kaart naar een melding

Het is denkbaar dat het overnemen van de inhoud van andere velden in de deze lijst niet of alleen in specifieke omstandigheden werkt.

Daarnaast nog een kanttekening: deze lijst is gebaseerd op de stand van zaken in 7.3 en is daarmee mogelijk niet definitief - wie weet wat de toekomst brengt? 

Hoi,

is het mogelijk om tijdens het invullen van een melding de weergave van een kaart te zien?

Wij hebben een meldingstype waar in het meldformulier een kaart wordt geselecteerd, deze wordt vervolgens op verschillende actieformulieren ook weergegeven. Soms als alleen lezen, en soms als Niet alleen lezen.

Je kunt de weergave kaart (pop-up/toolbar afhankelijk van versie 7.3 of 7.4 (testomgeving)) wel zien als je in de meldingen module zit

maar wanneer je in een actie formulier invullen bent en het veld op alleen lezen staat zie je wel de cursor veranderen, maar komt er geen pop up te voorschijn met de weergave kaart:

 wanneer je het REF nummer als bewerkbaar veld hebt staan op het formulier dan krijg ik helemaal geen cursor verandering.

Klopt dit?

Hoi @AnnetteG,

Ik ga je vraag doorzetten naar de servicedesk, mogelijk is dit een bug.

Het blijkt inderdaad om een bug te gaan met nummer 68593. Mocht je ook last hebben van deze bug, dan kun je dat melden via Mijn Infoland.

Is het ook mogelijk om vanuit een meldingsformulier een datum in een kaart aan te passen.

Wij gebruiken namelijk een kaartenbak waarin wij alle apparatuur hebben geregistreerd met daarbij een veld waarin de laatste onderhoudsdatum staat vermeld. 

Nu hebben wij een flow gemaakt voor het melden van storingen en onderhoud aan apparatuur en deze is gekoppeld aan de betreffende kaartenbak.

We vullen op het flow-formulier de betreffende onderhoudsdatum in en nu wil ik deze op de bijbehorende kaart met apparatuur gegevens terugzien. Is dat mogelijk?

Hoi ​@Agterbos,

Je kunt vanuit een melding een nieuwe kaart aanmaken en je kunt een veld uit een bestaande kaart overnemen naar een veld in de melding.

Het is niet mogelijk om een veld uit een melding over te nemen naar een bestaande kaart.

Moet elk veld in de kaart terugkomen in de melding of kunnen er ook velden leeg blijven staan? Uiteraard elk veld dat verplicht is gesteld moet terugkomen, neem ik aan, maar mogen er ook niet verplichte velden leeg blijven staan? Of kan ik de kaart laten aanmaken met een combinatie van gegevens van twee meldformulieren (het initiële meldformulier en het coördinatorformulier)? Ik vermoed dat ik in het coördinatorformulier velden uit het meldformulier kan laten overnemen, die kan laten aanvullen door de coördinator en dan de nieuwe kaart kan laten aanmaken nadat de coördinator het besluit genomen heeft dat de melding goedgekeurd wordt en de kaart dus aangemaakt mag worden. Klopt dat?