Hoi ​@Remko van den Akker 

Het escaleren op actiepunten met een deadline verloopt via e-mail berichten aan de direct betrokkenen: de eigenaar van de melding en de actienemer van een actiepunt
Per rol zijn deze abonnementen beschikbaar:

Eigenaar

• Deadline van een actiepunt van een aan mij toegewezen melding nadert
• Deadline van een actiepunt van een aan mij toegewezen melding is verstreken

Actienemer

• Deadline van een aan mij toegewezen actiepunt nadert
• Deadline van een aan mij toegewezen actiepunt is verstreken

In dit verband 2 wetenswaardigheden voor Applicatiebeheerders

1. Vink meerdere gebruikers in Applicatiebeheer > Gebruikers en gebruikersgroepen: Gebruikers aan en klik via het uitklapmenu onder "Wijzigen” op de optie "Abonnementen wijzigen (notificaties)” om bovenstaande abonnementen voor de geselecteerde gebruikers in te stellen
2. In Applicatiebeheer > Meldingen: Instellingen kun je een termijn met de naam "Deadline van een actiepunt 'nadert' in” opgeven om te bepalen hoe lang van tevoren er berichten verzonden worden. Let wel: als je hier 5 dagen opgeeft en de deadline van nieuwe actiepunten valt altijd binnen die 5 dagen, dan zal er geen "deadline nadert”-mail verzonden worden.

Overige rollen

Je kunt een rapport van het type "Meldingen met lijst van actiepunten” klaarzetten voor alle medewerkers die een andere rol hebben binnen een meldingstype. Denk bijvoorbeeld aan de rol van Lezer. Dit type rapport stelt de gebruiker van het rapport in de gelegenheid om te filteren op de deadline van actiepunten. Zie Rapporten toevoegen aan het Dashboard | Zenya Community voor meer informatie over hoe je rapporten klaarzet achter de "Dasjboard”-tegel op het portaal.

Managers

Het Rapport 'Lijst van openstaande taken' | Zenya Community geeft een overstijgend beeld van alle openstaande taken per medewerker per manager terug aan de betreffende manager. Dit rapport is standaard toegankelijk voor iedereen die als manager bekend staat in Zenya. Het rapport geeft alleen informatie over de taken van medewerkers waar je manager van bent.

Hi Chaim, dank je voor je uitgebreide antwoord. Zolang Infoland enkel herinneringen verstuurd en nog geen 220volt op het toetsenbord van de gebruiker zet wanneer men het actiepunt laat verlopen zullen er gebruikers zijn die buiten de notificaties van Zenya om vriendelijke extra motivatie moeten krijgen voordat er actie ondernomen wordt. 

Het rapport is een hele goede methode om deze informatie te verkrijgen als je over meerdere eigenaren heen een totaal overzicht probeert te krijgen. Misschien goed om even aan te vullen dat de velden die in het actiepunt beschikbaar zijn in een latere stap in het rapport maken te kiezen zijn. Ik was bv niet zover gekomen omdat ik deze velden eerder niet kon selecteren. (kwestie van niet verder kijken dan je neus lang is...)

Wij gebruiken nog geen gebruikersrollen dus je aanvulling over de managers is zeer leerzaam, dit wist ik nog niet. 

Voor mij geeft het rapport het gewenste overzicht. Zolang dit veld enkel hier te selecteren is en niet in het meldingen overzicht zal ik het rapport moeten gebruiken. 

​@Remko van den Akker 

Fijn dat deze informatie je al direct een stap verder helpt.

Ik zie bij teruglezen dat ik nog 1 aspect niet benoemd heb ten aanzien van de berichtgeving aan eigenaar en actienemer: je kunt als gebruiker en als Applicatiebeheerder de e-mail abonnementen naar eigen inzicht inregelen, maar in het Zenya takenoverzicht worden altijd notificaties over “deadline nadert” en “deadline verstreken” weergegeven onder het tabblad "Berichten”. 

Laat ik gelijk een mogelijk misverstand voorkomen en nog enkele aanvullende suggesties geven

Mogelijk misverstand

Uiteindelijk deel je altijd rechten en rollen uit aan gebruikers en gebruikersgroepen. Je stelt bijvoorbeeld leidinggevenden in als coördinator en afdelingsteams als actienemer. Vervolgens wijs je meldingen en actiepunten toe aan personen met de juiste rol. Dat geldt ook voor managers: managers worden lid van de systeemgroep "Alle managers” en die groep krijgt rechten op het "Lijst van openstaande taken”-rapport.

Aanvullende suggesties

Zoals aangegeven in Waar zijn we nu mee bezig? - Week 40 2020 | Zenya Community kun je het rapport "Meldingen met lijst van actiepunten” naar Excel exporteren en die data gebruiken om na te gaan hoe veel actiepunten er binnen de deadline worden opgevolgd. Daarmee kun je een gevoel “schragen” met cijfers.

In een recente iteratie van Zenya hebben we Dashboard - Document inzichten | Zenya Community opgeleverd: een mooie manier om vanuit het documentbeheer interactief overzicht te houden over het documentbeheer proces. Ik hoop en verwacht dat we zoiets dergelijks ook voor Flow gaan bieden. Hou de ontwikkelingen dus goed in de gaten op Software updates – Zenya

Ideeën

Op dit moment lijkt het erop dat we enkele praktische knelpunten over het bewaken van de deadlines op actiepunten al voor een groot deel hebben verminderd of zelfs opgelost. Mocht na de verwachte oplevering van een FLOW dashboard blijken dat er nog knelpunten overblijven dan vormt een Community Idee een goede manier om dat zowel aan ons als andere klanten voor te leggen.
In de basis werkt het als volgt. Beschrijf de knelpunten in jullie specifieke situatie eerst goed voor jezelf en dien deze dan via een Idee in met de vraag om het knelpunt weg te nemen.
Andere organisaties gaan dan na of zij tegen soortgelijke knelpunten aanlopen en kunnen hun stem uitbrengen op het Idee. Suggesties om die knelpunten weg te nemen zijn altijd welkom, maar dat is niet het primaire oogpunt van een Idee.
Zie Alles over statussen van ideeën en meer | Zenya Community, als je meer wil weten over het Ideeën-proces.

Daarnaast is het altijd goed om eerst na te gaan of een overeenkomend Idee reeds bestaat. Ik zie bijvoorbeeld twee Ideeën die m.i. een relatie hebben met bovenstaand vraagstuk, zie

• Geautomatiseerde acties binnen huidige status | Zenya Community
• Mail naar actienemer na verstrijken deadline | Zenya Community