Er is sinds februari 2023 een nieuwe wetgeving van kracht m.b.t. de registratie en behandeling van meldingen door klokkenluiders.
Er zijn al een aantal organisaties die ons hiervoor gecontacteerd hebben of Zenya hiervoor een oplossing heeft. We hebben dit onderzocht en met onderstaande instellingen zou dit perfect in een Zenya FLOW meldingstype ontworpen kunnen worden.
- Anoniem of op naam melden is mogelijk via de optie ‘melder mag een naam opgeven’. Deze instelling vind je in het tabblad ‘Algemeen’ van het meldingstype.
- Meldformulier:
- In het ontwerp van het meldformulier verwijder je het systeemveld ‘E-mail van de melder’ en vervang je dit door een eigen aangemaakt veld van het type ‘E-mailadres’. De wet vereist dat je een ontvangstbevestiging (na 7 dagen) en een terugkoppeling (na 3 maanden) verstuurd naar de melder, maak dus het e-mailadres veld ‘verplicht’ in te vullen.
- Stel dit veld in als "Vertrouwelijk"
- Maak een mobiel formulier aan als externen ook moeten kunnen melden via Zenya. Voor extra instructie lees Externen laten melden, hoe doe je dat? | Infoland Community
- Rechten:
- Geef de hele organisatie meldrechten. Duidt enkel de bevoegde personen aan in de rol ‘coördinatoren’.
- Geef bij "Rechten per rol" aan dat alleen coördinatoren de vertrouwelijke velden mogen zien. Zo garandeert u dat personen met een andere rol het e-mail adres niet kunnen zien.
- Workflow:
- Stel de verantwoordelijke voor de klokkenluider-meldingen in als eigenaar van de melding.
- De melder ontvangt een melding van ontvangst binnen 7 kalenderdagen. Dit kan gebouwd worden in de workflow door een actie toe te voegen op een statusovergang. Geef aan dat de e-mail verstuurd wordt naar het eigen aangemaakte e-mailadres veld.
- Feedback na 3 maanden aan de melder kan ook via een e-mail op een statusovergang in de workflow. Je kan in dit e-mail sjabloon eventueel een veld opnemen waarin een overzicht van genomen stappen beschreven wordt. Geef aan dat de e-mail verstuurd wordt naar het eigen aangemaakte e-mailadres veld.
- Om de deadlines m.b.t. terugkoppeling te bewaken, kan je werken met deadlines op statussen. Maak voor ‘ontvangstbevestiging’ een status aan met deadline 7 dagen en maak voor de ‘terugkoppeling na 3 maanden’ een tweede status aan met deadline 90 dagen.
- Desgewenst kunt u een workflow actie van het type "Melding anonimiseren" instellen op een statusovergang. Via die actie is het mogelijk om de volgende gegevens te anonimiseren: de naam van de melder (als die ingevuld werd), het e-mail adres van de melder en alle correspondentie naar de melder. Op dat moment zal er ook een geheel nieuwe PDF van de originele melding aangemaakt worden, ergo: eenmaal geanonimiseerd zijn de gegevens van de melder niet meer terug te halen
Na het versturen van de melding, krijgt de melder leesrechten op de melding als hij niet anoniem meldt.
Als de melder anoniem meldt heeft de melder geen leesrechten meer maar ontvangt deze wel de e-mail berichten op zijn eigen opgegeven e-mailadres.
Let wel op, als men inlogt als gebruiker ‘administrator’ heeft men leesrechten op alle meldingen binnen Zenya en is de inhoud van de klokkenluider melding zichtbaar. Als anoniem gemeld werd, zal voor de administrator evenwel de melder anoniem zijn, maar zal het e-mailadres wel zichtbaar zijn.
Dit ‘administrator’ account zal dus zeker vertrouwelijk beheerd moeten worden als je met de klokkenluiderregeling in Zenya wilt werken. En dit zal ook opgenomen moeten worden in de procedure m.b.t. de klokkenluiderregeling.