Goedemiddag,
Nu alvast verontschuldiging voor de lange vraag. Ik hoop dat ik mijn zoektocht duidelijk uiteen kan zetten. Ik ben een nieuw werkproces RI&E aan het inrichten, waarbij ik in plaats van CHECK gebruik wil maken van FLOW. Ik heb net de webinar over het Radboud ziekenhuis bekeken en ik wil liever minder hoeven te schakelen tussen verschillende modules, juist vanwege de knelpunten die zij al signaleerden. FLOW biedt alleen iets meer mogelijkheden om het proces beter te volgen en borgen.
Het proces is zo ingericht dat een deel van de vragen beantwoord moeten worden door een medewerker/leidinggevende van een zorglocatie en een deel door de afdeling facilitaire zaken. Dat gebeurt op dit moment niet altijd in dezelfde volgorde: soms vult eerst de afdeling facilitair iets in, soms eerst een teamleider en soms gebeurt het door de één of de ander (dus niet gelijktijdig in dezelfde periode). Ik wil realiseren dat een teamleider (die eindverantwoordelijke is over de risico's op zijn/haar locatie) de door de afdeling facilitaire zaken beantwoorde vragen kan zien en op basis daarvan kan beoordelen of er een maatregel getroffen moet worden. Dat liefst op het moment dat hij /zij zelf de vragen invult zodat er in één keer een plan van aanpak geformeerd kan worden.
Ik heb het nu zo bedacht dat er een meldformulier voor facilitair is en een meldformulier voor de teamleider, met ieder de eigen vragen. Op basis van de check door facilitair wordt er een berekening gemaakt (via de kort geleden ontdekte berekening vanuit lijstwaarden, super handig!) dat er sprake is van een risico. In eerste instantie wilde ik dat laten opnemen in het meldformulier voor de teamleider, maar ik weet niet of dat kan omdat het twee losse formulieren zijn. Als dit wel zou kunnen betekent het in ieder geval dat de afdeling facilitair eerst het meldformulier moet aanmaken en invullen. Daarmee start de workflow dan.
De andere optie die ik me kan voorstellen is dat de conclusie vanuit de controle door facilitair in het coördinatorformulier overgenomen wordt. Dan lijkt het me dat de volgordelijkheid van invullen minder belangrijk is. Als de teamleider zijn/haar vragen eerst invult, moet er een taak naar facilitair dat hij een actie moet uitvoeren, namelijk zijn RI&E stukje invullen. Daarna kan de teamleider pas het plan van aanpak afmaken. Dit plan van aanpak wordt dan geformeerd in het coördinatorformulier, opgevolgd door een evaluatie met de check of elke maatregel uitgevoerd is.
Wie kan me een beetje verder in de juiste richting helpen wat betreft de in te richten workflow? Alvast heel erg bedankt!