De toewijzingstrail is beschikbaar in het activiteitenlog van de melding.

Zou je kunnen aangeven:

• Hoe je een en ander nu hebt ingericht?
• Welk issue wordt er opgelost door beide namen eenvoudiger zichtbaar te maken?

Wat mij betreft mag alleen de nieuwe actienemer worden getoond. Waarschijnlijk wordt het veld dan oranje en kan kunnen we in de activiteitenlog wel opzoeken wie de oorspronkelijke actienemer is. Voor ons is het minder van belang wie de oorspronkelijke actienemer is.

Het is belangrijk om dit verschil te weten:

• Het actiepunt wordt vanuit de workflow eerst toegewezen aan de gebruiker die is ingevuld in een veld op een formulier
• Vervolgens wordt het actiepunt handmatig vanuit het actiepunt zelf toegewezen aan een ander en dat loopt niet via dat veld

Kortom: het veld in het formulier is niet het systeemveld "Actienemers” en daarom zit daar geen synchronisatie tussen.
De actuele actienemer staat bij het actiepunt zelf en in het overzicht van betrokken personen bij de melding. De actuele actienemer komt ook terug in de kolom "Actienemer(s)” in overzichten en rapportages, denk aan het rapport "Meldingen met lijst van actiepunten”.

Als dit niet past, kun je dan jullie werkwijze en je doelstelling nader verduidelijken? 

Wat wij willen is dat in de rapportage de naam vermeld staat van degene die daadwerkelijk het actiepunt heeft uitgevoerd.

Degene die het actiepunt toewijst aan de actienemer kan een verkeerde keuze maken. Deze actienemer (of coördinator) wijst het actiepunt toe aan de juiste actienemer. En zouden we graag zien dat het veld waarin de naam van de actienemer staat, gevuld wordt met de naam van de daadwerkelijke actienemer.

Ik veronderstel dat deze overdracht van het actiepunt slechts 1x plaatsvindt en ook alleen vanuit 1 specifieke status in de workflow?

Zo ja, dan is dit wellicht een optie.

• Voeg een niet-verplicht veld van het type "Gebruiker, beperkt tot het tonen van actienemers” toe aan het actieformulier. Noem dat veld iets als "Actiepunt uX] gedelegeerd aan”
• Op voorwaarde dat dat veld is ingevuld, gaat de melding via een extra status door twee automatische statusovergangen heen terug naar de status waarin je begon. In een van die twee statusovergangen zit dan een actie: wijs het actiepunt toe aan de gebruiker ingevuld in "Actiepunt tX] gedelegeerd aan”. Daarmee blijven de namen van de originele en de gedelegeerde actienemer bewaard (in 2 aparte velden)
• Om ervoor te zorgen dat die loop niet eindeloos herhaald wordt, heb je nog een extra stuurveld nodig in de vorm van een lijst-veld genaamd "Actiepunt gedelegeerd Ja/Nee?”. Dat veld kun je eventueel gebruiken in rapportages over de frequentie waarin het actiepunt gedelegeerd wordt.
• Omdat de melding teruggaat naar de initiële status zal het overige proces verlopen zoals ingericht

Mogelijk aandachtspunt: de initiële actienemer vult alleen dat veld in en slaat het actieformulier op zonder het formulier te verzenden. Dat sluit enerzijds aan bij het gegeven dat hij/zij het formulier niet inhoudelijk gaat invullen en anderzijds bij je workflow voorwaarde die alleen gebaseerd is op het invullen van het gedelegeerde actienemer veld (en niet op het verzenden van het formulier!). Dit kun je het best verduidelijken via een Toelichting in het actiepunt formulier zelf.

Dit zijn de stappen die je hiertoe zet in de inrichting. Ik maak daarin gebruik van de mogelijkheden die beschreven zijn in FAQ Meldingen archiveren | Zenya Community, maar zonder daadwerkelijk meldingen te archiveren.

Ik heb een workflow met een ongebruikte status met de naam "Gearchiveerd”. Mocht je in je workflow niet beschikken over een ongebruikte status, neem dan contact op met de Servicedesk om die situatie te bespreken.
 

Ik maak gebruik van de optie om deze status te activeren (en een andere naam te geven) en eigen pijlen toe te voegen, waardoor mijn workflow er zo uit kom te zien:

Na het aanmaken van de juiste velden stel ik de volgende acties en voorwaarden in op de statusovergang naar "Actiepunt gedelegeerd”:

Dit zijn de voorwaarden en acties in de statusovergang terug naar "In beoordeling”, waarin je het veld "Actiepunt gedelegeerd” via de workflow op "Ja” zet en daarmee "ge-pingpong” tussen de twee statussen voorkomt.

Dit betekent dat je een actiepunt slechts 1x kunt delegeren! Oftewel: is er al een naam ingevuld in dat veld, dan kun je niet nog een keer delegeren.

Vergeet niet om het veld "Actiepunt eX] gedelegeerd aan” en een eventuele toelichting toe te voegen aan je actiepunt formulier.

Tot slot merk ik op dat je de nieuwe status "Actiepunt gedelegeerd” ook kunt toepassen voor andere actiepunten die in een latere fase van je workflow gestart worden: je kunt namelijk vanuit iedere status pijlen aanleggen naar die status én per pijl andere acties en voorwaarden instellen.

​@JopHelleman 

Ter aanvulling

Hierboven zie je hoe je het actiepunt delegeert aan iemand anders door gebruik te maken van een tweede gebruikers veld via een korte omleiding in de workflow.

Ik bedenk me net dat we enige tijd geleden dit Idee hebben opgeleverd: Waarde uit een veld overnemen in een ander veld | Zenya Community

Dat betekent dat je de naam van de initiële actienemer over kunt nemen in het veld "Actiepunt pX] gedelegeerd aan” vanuit de reguliere statusovergang van 1 naar 2 als die wel het actiepunt uitvoert.

Dit zijn de details van die actie:
 

Dit levert op dat de naam in het betreffende veld altijd de naam bevat van degene die het actiepunt heeft uitgevoerd. Het is dan logisch om de veldnaam te wijzigen.

Ben benieuwd naar je ervaringen!