Meldformulier toesturen aan externe gebruiker

Hoi Svdwal,

Ik weet niet hoe jullie ontvangstbevestiging nu is ingericht maar wij hebben dit opgelost door in de eerste status overgang een email te laten versturen, hierbij zijn alle velden uit het mobiele meldformulier overgenomen. Zodoende kan de melder zien wat hij of zij heeft ingevuld.

de inhoud van de email kun je opstellen onder “Meldingen: sjablonen voor e-mail en documenten”

of je externen toegang kan geven tot hun melding, kan ik je niet mee helpen, misschien iemand anders?

​@AnnetteG, dankjewel voor je reactie! Ik heb hier inderdaad ook aan zitten denken alleen wij hebben binnen onze organisatie een hele hoop verschillende meldformulieren. Dit zou tot gevolg hebben dat ik van alle formulieren een word sjabloon moet maken en ook bijhouden bij aanpassingen. 

Ik hoop daarom dat er een andere oplossing mogelijk is.

Hi ​@svdwal 
 

Op dit moment zijn er in Zenya twee belangrijke beperkingen als je werkt met mobiele formulieren voor externe melders:

1. Kopie van het ingevulde mobiele formulier meesturen in de ontvangstbevestiging

   • Zenya biedt geen standaardmogelijkheid om een volledige kopie (bijv. als PDF) van het ingevulde mobiele formulier automatisch mee te sturen in de ontvangstbevestiging aan een externe melder.
   • Wat wél kan, is in de workflow van het meldingstype een automatische e-mailactie inrichten nadat de melding is ontvangen. In die e-mail kun je een aantal velden uit de melding opnemen (zoals meldnummer, datum, omschrijving, categorie, etc.). De externe melder krijgt dan een leesbare samenvatting van wat er is ingestuurd, maar niet het formulier zelf met dezelfde lay-out. (Zoals Annette aangeeft)

2. Externe toegang geven tot de melding die iemand heeft gedaan

   • Bij mobiel melden hebben externen bewust géén toegang tot de Zenya-omgeving. Zij vullen alleen het mobiele formulier in via een unieke link; na het verzenden wordt de melding opgehaald in Zenya en verder intern afgehandeld.
   • Er is geen selfservice-scherm of portaal waarin een externe melder kan inloggen om zijn/haar eigen melding in te zien of te volgen. Terugkoppeling naar de melder loopt dus via e-mail of andere kanalen (bijvoorbeeld telefonisch).