Melding blijven volgen nadat deze aan iemand anders is toegewezen

Hallo Ann,

in onze organisatie doen we dit door eerst een actiepunt in de melding voor de huidige coördinator aan te maken. bij het omzetten van de organisatie eenheid en het toewijzen aan een andere coördinator krijg je dan de keuzemogelijkheid om actiepunten te behouden bij de huidige eigenaar of toe te wijzen aan de nieuwe eigenaar. Hier kiezen wij dan huidige eigenaar. Zo krijg je een bericht als de melding afgesloten is met een conclusie veld uit het coördinatorformulier wat opgenomen is in het mailsjabloon. 

groeten Mariska 

Wij stoeien hier mee. We willen graag dat een melding die wordt toegewezen door de OE/het hele VIM team kan worden gevolgd, dus niet alleen op persoonsnivo. Kan dat ook?

groet Herma

@herma

Vooraf een algemene tip: het is raadzaam om rechten en rollen zoveel mogelijk via gebruikersgroepen uit te delen.

Er zijn drie rollen die je kunnen helpen bij de toegang tot de meldingen, zie Hoe bepaal je wie wat mag doen en/of zien bij een melding? | Zenya Community voor meer details:

1. De rol van "Lezer”: lezers mogen alle meldingen van een OE zien als hun naam in de kolom "Lezers” staat bij die betreffende OE
2. De rol van "Overige betrokkene”: deze rol biedt de mogelijkheid om leesrechten per melding uit te delen. Stap 1 is dat je in het rechtenoverzicht van het meldingstype aangeeft wie deze rol mogen hebben
3. De rol van "Coördinator’: zoals in een eerdere reactie aangeven. Iedereen met de rol van coördinator heeft volledig inhoudelijk en procedureel beheertoegang tot de melding. Als de OE van een melding wijzigt, dan kan dat betekenen dat men deze rol verliest
4. De rol van "Mede-eigenaar” biedt de mogelijkheid om de rol van "Coördinator” vast te houden, zie Rechten van mede-eigenaar kunnen aanpassen in FLOW | Zenya Community Men mag iedereen instellen als mede-eigenaar (men hoeft niet de rol van coördinator in te stellen in het meldingstype). Het is handig om dit in te stellen voordat de melding doorgezet wordt naar een andere OE/coördinator en eigenaar.

En dat brengt me op het aspect van: hoe verbind je de juiste personen aan bovengenoemde rollen?
Dat kan handmatig of via een actie in de workflow:

• Handmatig: open de betreffende melding op het tabblad "Acties en voortgang”, klap het blokje "Betrokken personen” open en vul de gewenste rol in. Je hebt hiervoor coördinatorrechten nodig. Het is dus raadzaam om dit te doen voordat de melding naar een andere OE gaat. Let op: het is van belang dat de personen die je instelt als "Overige betrokkene” ook die rol mogen hebben bij de nieuwe OE! Voor mede-eigenaren geldt die voorwaarde niet.
• Automatisch via een statusovergang: wijs de rollen toe aan de juiste gebruikers of gebruikersgroep via een of meerdere acties in een statusovergang. Het is daarbij van belang dat je de juiste voorwaarden bij iedere actie kunt benoemen. Bijvoorbeeld door gebruikers/groepen in te vullen op een veld of door een trigger als 'melding is van OE gewijzigd’ Zie Mogelijke acties op een statusovergang | Zenya Community voor details inzake "Overige betrokkenen wijzigen” en "Mede-eigenaars van deze melding wijzigen” alsook het instellen van de juiste voorwaarde(n) bij zo'n actie. 

Gezien de casus denk ik dat het handmatig instellen van de juiste rollen voor overdracht aan een andere OE de beste optie is: je kunt dan per situatie altijd de juiste personen benoemen.