Meldingen samenvoegen zonder verlies informatie (iTask)

Samenvoegen verwijdert, zoals Inge hierboven aangeeft, niet alle informatie.

Praktisch komt het erop neer dat je eigenlijk niet moet gaan werken in een melding waarvan het waarschijnlijk is dat deze wordt samengevoegd.

We instrueren nu onze afhandelaren (coördinatoren) om eerst even alle meldingen die ze binnen krijgen door te nemen omdat meldingen over hetzelfde onderwerp (incident, verbeterpunt nalv overleg etc) vaak binnen dezelfde periode binnen komen.

Het moment dat je geen vervolg formulieren invult gaat alles in Acties en Extra info gewoon mee.

Indien er wel al vervolgende formulieren zijn ingevuld, raak je wellicht info kwijt indien er b.v. een ander plan van aanpak is neergezet. Indien op beide / alle coördinatoren formulieren toch dezelfde info is genoteerd, verlies je niet veel. Ik heb ook coördinatoren informatie naar een Notitie op Extra informatie zien zetten voor het samenvoegen.

Heb wel interesse in wat je hier bedoelt met automatiseren? Op basis van informatie in formulieren automatisch meldingen samenvoegen klinkt mij wel iets te spannend bijvoorbeeld, dan is de kans dat je wel gegevens kwijt raakt wel aanzienlijk.  

Inge Kuijpers en JesseV,

Het probleem is dat we gedurende een tijd (bijvoorbeeld 1 maand) ons farmaceutisch afval ‘opsparen’ om deze dan samen in 1 vrachtwagen te laten ophalen voor vernietiging. Op het moment dat er een melding wordt gemaakt van materialen die vernietigd moeten worden, is bijgevolg nog niet bekend welk materiaal er bijvoorbeeld de volgende dag moet worden aangemeld voor vernietiging.

Momenteel gaat er een papieren formulier naar verschillende personen met als gevolg dat er aanvragen verdwijnen of dubbel worden opgestart. Op deze manier is er totaal geen overzicht over wat er wanneer vernietigd moet worden.

Onze bedoeling was om dit formulier en alle acties die erbij horen digitaal te maken om zo de uit te voeren acties automatisch bij de juiste personen te laten terechtkomen (oa QA, magazijn, ….).

(het samenvoegen zelf willen we dus niet automatiseren :) )

Momenteel heb ik dit issue opgelost door 2 meldingstypes en een kaartenbak aan te maken.

• melding 1 = aanmelding van afval. Op het einde van dit meldingstype wordt een kaart gemaakt in de kaartenbak ‘te vernietigen materialen’ met alle informatie vanuit deze melding die het afvalverwerkingsbedrijf later nodig heeft.
• melding 2 = vernietiging van afval. De input van deze melding zijn de kaarten (vanuit ‘te vernietigen materialen’) van de materialen die vernietigd moeten worden. Nadat deze materialen vernietigd zijn, wordt dit bij de desbetreffende kaarten aangeduid.

Een interessante use-case, bedankt voor het delen!

Zou het niet handiger zijn als de “Aanmelding” in de workflow over gaat naar een status “klaar voor vernietiging” welke door de desbetreffende afdeling / personeelsleden moet worden ingevuld? 

Zo is er geen noodzaak tot het koppelen van meldingen / kaartenbak kaarten en wordt iedere aanmelding onder het zelfde meldnummer afgehandeld. Ipv vanuit een kaartenbak te werken is dan een publiek filter aan te bieden als “werklijst” die afgewerkt moet worden bij de vernietiging.

Maar goed, ik ken de details natuurlijk niet, wellicht denk ik er te simpel over. Als dit nu goed loopt binnen de organisatie zou ik er vooral mee door blijven gaan.

Zo leren we inderdaad op een andere manier kijken :) 

Je voorstel is niet slecht. We hadden ook graag slechts 1 meldingstype gehad maar dan moesten we na de effectieve vernietiging de status van bijvoorbeeld 10 meldingen afzonderlijk aanpassen met dezelfde informatie (vernietigingscertificaat, factuur, ...).  Dit leek ons meer werk dan de automatische koppeling met een kaartenbak en het opstarten van een nieuwe melding.