Overzicht gebruik e-mail sjabloon en ontvangers per meldtypes

Hoi Betsy,

Het is niet mogelijk om hier eenvoudig over te rapporteren.

De meeste organisaties lossen dit als volgt op:

• Het gebruik van de mail sjablonen zelf is in de regel beperkt tot 1 specifiek meldingstype - dat levert namelijk het voordeel op dat je alle velden van dat meldingstype kunt toepassen in het mailsjabloon
• In de tenaamstelling van het sjabloon wordt aangeduid in welke fase van de workflow het sjabloon gebruikt wordt (en eventueel ook aan welke groep van functionarissen en onder welke voorwaarde)
• In de workflow worden de mails verzonden naar gebruikersgroepen i.p.v. individuele gebruikers. Deze gebruikersgroepen zijn opgesteld op basis van functie/rol binnen het meldingstype (en bevatten in sommige gevallen slechts 1 persoon). Of de mail wordt verzonden naar een zogeheten groepsaccount.

De eerste twee opties zorgen ervoor dat je snel kunt herkennen welke sjablonen er inhoudelijk gewijzigd dienen te worden als je de inhoudelijke inrichting van je meldingstype wijzigt.

De derde optie maakt dat je de geadresseerden van de mails eenvoudig kunt wijzigen: voeg de juiste gebruikers toe aan de gebruikersgroep of geef gebruikers toegang tot de mailbox van het groepsaccount (i.p.v. alle workflow acties na te lopen)
Daarnaast kun je ook rechten toekennen aan de gebruikersgroep of het groepsaccount, zodat de betreffende medewerkers de melding zelf mogen inzien of actiepunten kunnen opvolgen.
Het gebruik van gebruikersgroepen maakt dat het beheer van personele wijzigingen eenvoudiger wordt.