Hallo Noa, 

Alleen voor incidentmeldingen hebben wij een overzicht van de coördinatoren, wat door alle gebruikers kan worden geraadpleegd. 1x per 3 maanden actualiseren wij dit overzicht.

Voor de overige 27 meldtypes houden we geen overzicht bij.

Daarnaast hebben we een lijst van alle documentbeheerders per map, die ook elke 3 maanden wordt herzien.

Gebruikers kunnen per mail verzoeken voor het instellen van rechten sturen. Voorwaarde voor het geven van rechten is dat er scholing is gevolgd én dat de leidinggevende instemt.

Hoi Arjo,

Dank voor je toelichting! Bewaar je het overzicht van coördinatoren op Zenya of een andere plek?  
En indien op Zenya, zit er dan een beoordeling op dit document? 

Beide overzichten zijn als document opgenomen in Zenya. Op deze wijze zijn deze gemakkelijk te raadplegen voor gebruikers.

Er is wel beoordeling ingesteld, maar mijn collega of ik keuren het document zelf goed direct na het aanpassen. Het zijn geen documenten die inhoudelijk moeten worden goedgekeurd door leidinggevende of andere eindverantwoordelijke.

​@Arjo Kuiper, hoe maak jij dat overzicht? Gewoon handmatig of gebruik jij hier een rapportage voor? Zover bij mij bekend is deze er niet toch?

​@svdwal een rapportage is hier inderdaad niet voor.

Het overzicht bij een meldingstype kan eenvoudig worden gegenereerd door de rechten te exporteren naar Excel. Helaas worden sinds kort de namen per onderwerp niet meer onder elkaar in een cel weergegeven, maar achter elkaar. Dit lijkt mij een bug, maar het heeft blijkbaar geen prioriteit om dit op te lossen: ook in 7.5 is dit niet aangepast. Hierdoor is nogal wat handwerk nodig om een overzichtelijke weergave te maken.

Een overzicht van documentbeheerders per map houden we handmatig bij.

De betreffende bug is bij ons bekend met nummer 67590. Mocht je ook last hebben van deze bug dan kun je dat via Mijn Infoland aangeven.

​@Arjo Kuiper, bedankt voor je reactie. Dat had in inderdaad al gemerkt w.b. de gebruikersgroepen.

Een overzicht van documentbeheer is vanuit de module rapportage wel uit te draaien, hierin kan je kiezen voor gebruikers ipv gebruikersgroepen. 

Hallo ​@Noa Hoogteijling,

Hebben jullie toegang tot de Zenya database die bevraagd kan worden met SQL query's?

Zo ja, dan kan ik wel een query delen waarmee je de gevraagde inzichten heel eenvoudig kan tonen.

Het voordeel van zo'n query is dat het zichzelf up-to-date houdt en er geen verder beheer voor nodig is om gelijk te blijven met de inhoud in Zenya (minus één dag vertraging omdat de server 1x per dag wordt ververst).

Als jullie ook nog eens PowerBI en een Microsoft Report Server hebben, dan wordt het al helemaal handig. Dan kan iedereen het rapport inzien via die server.

Hallo Kees, 

Wij maken gebruik van PowerBI en ik zou het heel fijn vinden als jij die query met mij kan delen! Dat gaat ons zeker helpen. 

Groet, Sanne

​@svdwal

Ik gebruik een combinatie van de volgende query's;

Rol per gebruiker

SELECT 
     tt.fldTaskTypeID,
     tt.fldName as fldTaskTypeName,
     s.fldSubjectID,
     sn.fldName AS fldSubjectName,
     sp.fldSubjectPermissionID,
     sp.fldUserOrUserGroupID,
     uougn.fldName,
     CASE sp.fldRoleType
        WHEN 0 THEN 'None'
        WHEN 1 THEN 'Reporter'
        WHEN 2 THEN 'Coördinator'
        WHEN 4 THEN 'Actor'
        WHEN 8 THEN 'Analyst'
        WHEN 16 THEN 'Reader'
        WHEN 32 THEN 'OtherInvolved'
    END AS fldRoleTypeName
FROM iTask.tbdSubjectPermission sp
LEFT OUTER JOIN iTask.tbdSubject s
ON s.fldSubjectID = sp.fldSubjectID
LEFT OUTER JOIN iTask.tbdSubjectName sn
ON sn.fldSubjectID = s.fldSubjectID
AND sn.fldLanguage = Core.GetDefaultLanguage()
INNER JOIN iTask.tbdTaskType tt
ON tt.fldTaskTypeID = sp.fldTaskTypeID
INNER JOIN Core.vwUserOrUserGroupName uougn
ON uougn.fldUserOrUserGroupID = sp.fldUserOrUserGroupID
ORDER BY fldTaskTypeName, fldSubjectName, fldRoleType, fldName
 

Gebruikers info

SELECT 
    fldUserID,
    fldName,
    fldEmailAddress,
    fldLoginCode,
    CASE fldUserType
    WHEN 0 THEN 'Gesynchroniseerde gebruiker'
    WHEN 1 THEN 'Niet-gesynchroniseerde gebruiker'
    END AS fldUserType,
    fldCreatedDateTime,
    fldLastLogin,
    fldLastModifiedDateTime,
    fldLastPasswordChange,
    fldLastTwoStepAllowedChanged
FROM Core.tbdUser
WHERE fldDeleted = 0
AND fldUserType < 2

Koppeling in PowerBI

De twee query's koppel ik in PowerBI tussen de volgende waarden:

Gebruikers Info - fldUserID (één op veel) met Rol per gebruiker - fldUserOrUserGroupID

Ik koppel deze twee query's zodat ik ook e-mailadressen kan tonen naast een rol van een gebruiker.

Wanneer je in PowerBI een filter aanmaakt per Meldingstype (fldTaskTypeName) en rol (fldRoleTypeName) dan kan je in een tabel een overzicht maken van mensen (fldName), Rollen en e-mailadressen.

Met deze query is meer mogelijk, maar dat is waar ik het nu voor gebruik. Via het powerBI rapport kunnen we eenvoudig alle coördinatoren (of andere rollen) van een meldtype mailen (export maken van de tabel en e-mailadressen kopiëren in de mailing).