Uitgesteld email versturen vanuit 'Meldingen' (iTask)

  • 15 November 2018
  • 2 reacties
  • 171 Bekeken

Reputatie 2
Badge +1
Hallo allen,

Wij gaan binnenkort voor personeelsmutaties gebruik maken van 'Meldingen' (iTask). Hierbij is er een vraag ontstaan rondom het uitgesteld versturen van mails voor het autoriseren van systemen.

Huidige situatie
Er komt een papieren mutatieformulier binnen (bijv. op 15-11-2018) dat er een nieuwe medewerker begint per 1-12-2018. Deze medewerker dient geautoriseerd te worden voor een specifiek systeem. Alle betrokken functionarissen (zoals ook kerngebruikers) worden geïnformeerd per mail over de mutatie.
Vaak is de werkplek/het account van de gebruiker echter pas rond de ingangsdatum beschikbaar, en dus moet ook de verzoek rondom autoriseren van dat specifieke systeem wachten tot dat moment. Bij de huidige werkwijze moeten de kerngebruikers van zo'n systeem zelf een lijst bijhouden met welke autorisaties ze later in de maand nog moeten geven, dit is foutgevoelig en inefficiënt merken we (vooral in de zin van vergeten).

Gewenste situatie
Ik heb een meldingstype gemaakt binnen iTask die mails verzend op het moment dat een personeelsmutatie goedgekeurd is. Eigenlijk zou ik het verzendmoment voor de autorisatie het liefst willen koppelen aan een datumveld in het meldformulier (zoals de ingangsdatum).
Mocht het een bouwwens zijn, dan eventueel met daarnaast de optie dat je het X aantal dagen voor de datum in datumveldX kan laten verzenden

Nu is mijn vraag; Is dit op dit moment al mogelijk? Of heeft iemand een idee hiervoor?

Ik heb reeds overwogen om er een actie van te maken met deadline, maar ik zoek eigenlijk naar een andere/"lichtere" oplossing en bij voorkeur gekoppeld aan een datumveld.

2 reacties

Reputatie 6
Badge +7
Hoi @Thomas de Roos, ik denk dat je dit wel kunt oplossen door gebruik te maken van een extra "wacht"status in de workflow, en de mogelijkheid om vervolgens automatisch een statusovergang te laten plaatsvinden op het moment dat = datum ingevuld op het formulier.

Wellicht dat iemand een uitgewerkt voorbeeld van een soortgelijke workflow heeft; zoniet dan kan onze Servicedesk je vast even op weg helpen.
Reputatie 2
Badge +1
Hoi @Thomas de Roos, ik denk dat je dit wel kunt oplossen door gebruik te maken van een extra "wacht"status in de workflow, en de mogelijkheid om vervolgens automatisch een statusovergang te laten plaatsvinden op het moment dat = datum ingevuld op het formulier.

Wellicht dat iemand een uitgewerkt voorbeeld van een soortgelijke workflow heeft; zoniet dan kan onze Servicedesk je vast even op weg helpen.


Dat is wellicht wel een oplossing, moet het wel even technisch uitvogelen. Ga ik in ieder geval even proberen, dank!

Wellicht alsnog een toekomstige functionaliteit, want is denk ik op meer situaties wel toepasbaar.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring