Samen kennis delen. Dat is het motto van onze community. En ook binnen Infoland vinden wij het belangrijk dat we kennis delen. Om die reden organiseren we regelmatig kennisdeel bijeenkomsten. Zo komen onze consultants regelmatig bij elkaar om bepaalde casussen uit de praktijk onder de loep te nemen en uit te werken. Onder het mom van kennis delen, delen we graag de resultaten van de laatste bijeenkomst met jullie.
De casus speelt bij een zakelijke klant. Deze klant heeft een workflow ingericht die uit vijftien stappen bestaat; een tamelijk uitgebreide workflow dus. De vraag van de klant was om deze workflow op maat te ontwerpen en geheel automatisch te laten verlopen, voor zover mogelijk. Dit betekent dat alle statussen dus zonder handmatige tussenkomst van een coördinator worden uitgevoerd. Het grote voordeel hiervan is dat alle medewerkers die betrokken worden in de workflow geen kennis nodig hebben van het systeem. Zij worden middels mails en formulieren op het juiste moment betrokken. Wel was een extra uitdaging dat het proces bij iedere melding stappen zou moeten kunnen overslaan.
Een aantal leerpunten werden met elkaar gedeeld:
- Bovenstaand kan wanneer er sprake is van een standaard, repeterend proces; let op met het ontwerpen van oplossingen voor uitzonderingen op het proces;
- Het is belangrijk dat het proces zo goed als mogelijk van te voren wordt uitgedacht;
- Op het meldformulier zijn in deze casus alle mogelijke statussen als velden gedefinieerd: degene die de melding inlegt, kan namelijk in deze casus bepalen via welke stappen de melding afgehandeld moet worden. Door die velden te selecteren in het meldformulier, wordt met voorwaarden in de flow op basis van deze selectie de flow aangestuurd (automatische statusovergang op basis van voorwaarden).
- Wanneer op het meldformulier een status wordt geselecteerd, wordt er tevens gevraagd wie in die status een actie moet gaan uitvoeren. Hierdoor krijgt deze persoon op het juiste moment het juiste workflow formulier gemaild.
- Op één specifieke plek in de workflow was er de volgende uitdaging: middels een workflow formulier tussen twee statussen wordt er bepaald hoeveel actiepuntformulieren er in de volgende status verstuurd moeten worden: dit kan er één zijn t/m zeven. Dit is op zich eenvoudig. De volgende vraag is echter dat de status alleen mag doorgaan wanneer alle verzonden formulier zijn goedgekeurd. Als er één (of twee, drie etc.) niet is goedgekeurd mag de melding niet automatisch naar de volgende status. Dit bleek lastiger en alleen maar op te lossen door de volgende voorwaarde constructie toe te voegen: “Veld Goedkeuring X is ongelijk aan ‘No’ “ en “Aantal open actiepunten (totaal) = 0”. Dit is iets anders dan “Veld Goedkeuring X is Yes”, bleek tijdens de testfase. Wanneer er namelijk in dit geval één formulier is waarbij Goedkeuring = Yes, zal de statusovergang worden uitgevoerd, terwijl er nog andere formulieren niet zijn goedgekeurd. Door ongelijk aan No als voorwaarde op te nemen, gebeurt dit niet.
We zijn benieuwd wat jullie vinden van onze bevindingen. Heb je zelf nog tips of tricks? Dan horen we dat graag! Laat dan een reactie achter onder dit topic.