Hi Nathalie,

Je zou een formulier kunnen laten invullen en dan op een statusovergang inrichten dat dat ingevuld wordt elke 3 maanden. Heb je nog een status over?

Groet,

Rosa

Hallo Nathalie,

Het was even nadenken, maar het is te doen. Zenya weet niet zomaar welke dag het is vandaag, je zult een ander veld moeten gebruiken waar het mee kan rekenen. Zenya kan wel zien of een datum veld de huidige datum is ja of nee.

In de inrichting zal je moeten inbouwen dat een datum veld wordt gevuld met de eerst volgende herinneringsdatum op het moment dat een statusovergang plaatsvind (bij aanmaken melding o.i.d.). Dit veld kan gewoon onzichtbaar weggezet worden in het coördinatorformulier.

(Deze inrichting moet 4x aangebracht worden voor het hele jaar, na een jaar zal je de waarden moeten wijzigen of je wijzigt dezelfde inrichting 4x per jaar)

Vervolgens kan je op basis van dit veld bepalen of het 01-01 / 01-04 / 01-07 / 01-10 is en automatisch een mail sturen door een automatische statusovergang.

Vervolgens zal je ook een veldwaarde moeten vullen waaraan de workflow kan bepalen dat het ook direct weer terug gaat naar de oorspronkelijke positie. Op deze manier verzend je een mail middels statusovergang en gaat de workflow weer terug naar de positie daarvoor.

Als je een grotere workflow hebt dan zal je deze inrichting vaker moeten aanbrengen.

Al met al een lastige klus, maar het kan.

Groet,
Kees

Beste ​@Nathalie ,

Wij doen dit bij veel flows, op de volgende manier. 

Je hebt inderdaad een aparte status hiervoor nodig. En twee specifieke velden:

• ‘frequentie voor de periodieke evaluatie’ - deze staat op het coordinatorformulier en heeft een default waarde
• ‘datum laatste evaluatie’ - deze hoeft niet op een formulier, maar gebruik je op de statusovergangen.  Geef dit veld aan het begin van een ‘uitvoeringsstatus’ de waarde ‘Huidige datum’ 

De statusovergangen zien er dan zo uit: 

Veldwaarde instellen: ‘datum laatste evaluatie’ resetten naar huidige datum

Hierdoor gaat de status automatisch weer terug. Zie de voorwaarde hieronder.  

Een melding blijft dus nooit in de status ‘Periodieke evaluatie’. Maar het actiepunt is wel verstuurd, en gaat met de ingestelde frequentie opnieuw. 

Hopelijk kun je hiermee verder. 

En als het nodig is, dan vraag gerust. 

Hoi ​@Mieke Joosten,

Ik wil heel graag gebruik maken van deze optie, maar zie er een beetje tegenop. 

Kan je me nog iets verder helpen?

1. de 2 velden die nodig zijn; welk type veld gebruik je voor de eerste? (frequentie). En wat is dan de default waarde?
2. En van het 2e veld (datumveld) geef je aan dat die niet op een formulier hoeft, maar hoe kan de waarde dan toch worden ingevuld? En wat is bij jou dan het begin van de uitvoeringsstatus? Het moment waarop je de cyclus van periodieke evaluatie wil starten?
3. Wat hier niet staat, maar waar ik wel wat zorg over heb en nog niet heb gevonden; Kan hetzelfde formulier vaker worden ingevuld zonder dat de eerdere data wordt overgeschreven? Is dat formulier dan aan de status gekoppeld of aan het actiepunt? En hoe monitor je de voortgang of monitor je alleen de meest recente uitkomst? (Ik zie het nog niet helemaal voor me hoe dat eruit moet gaan zien)

Heel erg bedankt alvast voor de reactie! (en van anderen uiteraard ook :) )

Dag ​@Sophie van Manen 

We gebruiken dus een aparte status voor deze periodieke actie. Een soort flipperstatus. Periodiek gaat de melding automatisch naar de status 'Periodieke evaluatie’ en gaat ook automatisch weer meteen terug. 

1.  Voor de frequentie gebruiken we een veld van het type lijst. En daarop staan bijvoorbeeld de opties: kwartaal / maand / twee weken. Bij een statusovergang in het begin van je flow (bijvoorbeeld bij de eerste overgang van concept naar de volgende status) geef je dit veld een waarde. Maakt niet uit welke. 
2. Het datumveld wordt niet op een formulier ingevuld, maar op de statusovergang ‘terug naar uitvoeren’. Op die overgang zet je dit datumveld (in het voorbeeld ‘Periodieke evaluatie - datum laatste uitvraag’) op de datum van vandaag. Op het moment dat we weer twee weken/een maand/ een kwartaal verder zijn, gaat de status weer automatisch naar ‘Periodieke evaluatie’ en weer terug. 
3. Het formulier hoort bij de actie op de statusovergang. De velden op het formulier worden inderdaad overschreven. Wij hebben hier bijvoorbeeld 3 scores op staan die samen via de 3D matrix een kleur geven. En daarnaast een tekstveld, waarvan het de bedoeling is dat de actienemer dit steeds aanvult. 

Het monitoren ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: