Beantwoord

Verplichte periodiek in te vullen statusupdate bij meldingen van verbetermaatregel

  • 7 February 2022
  • 5 reacties
  • 123 Bekeken
R
Reputatie 2
Badge +6

Goedendag allemaal,

Voor het meldingstype Verbetermaatregel willen mijn collega's dat een eigenaar van een taak verplicht elke 6 weken een statusupdate invult bij de melding. Heeft iemand hier ervaring mee? Of hebben meer organisaties hier behoefte aan?

Ik heb bedacht dat ik dan waarschijnlijk het beste een actieformulier kan maken met vaste velden die (met een andere extensie) steeds herhaald worden. Dan kun dat van boven naar beneden laten invullen waarbij ze steeds de datum invullen. Maar hoe zorg je dat ze dat dan elke 6 weken doen? Hoe zorg ik voor die 6 wekelijkse herinnering en herhaling daarvan als het niet gedaan wordt? Bovendien, hoe krijg ik dat fatsoenlijk in een rapport?

Alle ideeën zijn welkom!

Groet,

Rinske

icon

Antwoord op het topic Kelly de Jong 11 February 2022, 15:00

Bekijk origineel
Rinske

5 reacties

JesseV
Reputatie 5
Badge +8

Een interessant idee. Ik denk dat veel afdelingen hier niet aan moeten denken. Die hebben inmiddels voor sommige meldingen al een vast moment ingeroosterd om naar meldingen te kijken. (om de week of 2 weken). Daarnaast zijn er vaak langlopende verbeterpunten die op dingen moeten wachten. We hopen echt dat de gebruikers proactief aan de slag gaan en dit soort reminders niet nodig hebben.

 

Echter is wegens sommige externe audits en normen iets dergelijks wel nu gewenst voor een aantal afdelingen. Daar zet men nu de deadline reminder in. Een stap die veel coördinatoren van meldroutes (bewust) niet gebruiken.

Heb hier geen oplossing voor staan nu nog, maar een nieuw meldformulier dat iedere x weken terugkeert zou voor hen wellicht een passende oplossing zijn.

Wat de rapportage betreft, is het geloof ik mogelijk om de meldingen - voortgang rapportages te gebruiken. B.v. van “Uitvoering” (met reminders) naar “Afgerond”.

Onder het overzicht van de meldingen is de kolom “Laatst gewijzigd” te kiezen. Als je die meeneemt (of eventueel in het print sjabloon) is het mogelijk om zo hier snel een export van te krijgen. Als het 6 wekelijkse formulier is ingevoerd is dat natuurlijk het ijkpunt. Hoewel ik me kan voorstellen dat het formulier zelf generen al “bewerkt” is door “systeem” wat je in beheer vaak tegen komt.

Het aantal actiepunten (totaal) is ook te gebruiken om zo in te schatten hoe vaak die 6 wekelijkse update is gebruikt. Hoewel mensen acties kunnen verwijderen en wellicht zelf een actie hebben toegevoegd welke dan ook mee telt. Hoe dan ook, dit staat allemaal in de meldingen module, de rapportages zijn wat beperkt.

R
Reputatie 2
Badge +6

Beste Jesse,

Dank voor je uitgebreide antwoord. Ik begrijp wat je zegt m.b.t. de hoeveelheid werk in Zenya die managers moeten bijhouden. Dat klopt, maar tegelijkertijd wil je wel kunnen sturen op voorgang en het liefst met meer informatie dan alleen deadline verstreken.

De uitdagingen m.b.t. verbetermaatregelen zitten in het algemeen in de prioriteitstelling (t.o.v. dagelijkse gang van zaken) en inderdaad het wachten op iets dat eerst gedaan moet zijn. Daardoor wordt het nogal eens op de lange baan geschoven, maar je wilt niet voor niets die verbetermaatregel invoeren.

Ons Management wil Zenya juist gebruiken om de doorlooptijden van verbetermaatregelen te monitoren. Dat betekent dat zij, zonder dat actief te hoeven navragen, elke 6 weken een statusupdate willen krijgen van de actiehouders. De vragen voor de volgende ronde zijn afhankelijk van de vraag of de verbetermaatregel helemaal is uitgevoerd. Hieronder een voorbeeld van ons huidige idee. Het wordt, zoals we dat nu zien, dus geen nieuw formulier per 6 weken, maar alles op 1 formulier.

Huidig concept voor voortgangsformulier

Omdat ze ook elke keer de datum invoeren kunnen de rapportages filteren op de datum, maar dan krijg ik die status wel steeds in verschillende kolommen van het rapport, afhankelijk van in welke 6 wekelijkse ronde de actie zich bevindt. Het MT wil namelijk, steeds alleen de laatste status zien.

Het mooist zou zijn als de actiehouder steeds een nieuw formulier krijgt (met een andere naam, bijvoorbeeld door opvolgnummer) en dat je dan in de rapportage van het laatst ingevulde actieformulier bij een verbetermaatregel in één overzichtelijk rapport kan zien. Maar dat is complex en momenteel geen optie in Zenya. Misschien wel een verbeteridee voor Zenya algemeen?

Groet,

Rinske (RIBW K/AM)

Rinske
Kelly de Jong

Hallo,

Steeds meer organisatie vragen zich af hoe het beste en op een gemakkelijke en laagdrempelige manier verbetermaatregelen in Zenya op te volgen zijn. En wat ik vaak terug hoor is dat het dus momenteel te moeilijk en teveel gevraagd is (en daarmee teveel tijd kost). Daarom stel ik tegenwoordig steeds de vraag wat het doel is dat je wilt bereiken. Omdat dat de inrichting bepaalt.

Is het om te monitoren en te kunnen volgen als organisatie, of wil je medewerkers helpen inzicht te krijgen in welke verbetermaatregelen er momenteel uitgevoerd worden?
Waar ligt de verantwoordelijkheid?

Maar om heel concreet antwoord te geven op je vraag @RinskeS , is er in de workflow een ‘loop’ te creëren die op een voorwaarde (bijv. een periode van 6 weken) naar een status schiet om daarna meteen weer terug te schieten naar de status waar het vandaan kwam. Hierdoor is er op de overgang (pijl) een actie uit te zetten (ga evalueren) en middels de overgang terug wederom de teller op 0 te zetten en opnieuw te beginnen. 

De evaluatie zelf richt je bij voorkeur in met een actieformulier en dat kun je op 2 manieren doen;

  1. 1 actieformulier met een x aantal evaluatie- tekstvakken waarbij de invuller het juiste vak invult. Of 1 groot tekstvak waar, voor elk evaluatiemoment, duidelijk met bijv. de datum wordt aangegeven welke evaluatie het is.
  2. een x aantal actieformulier, voor elk evaluatiemoment 1. Echter dien je dan exact te weten hoeveel momenten er zullen zijn.

 

 

 

 

 

Business Consultant Infoland
R
Reputatie 2
Badge +6

Beste Kelly,

Dankjewel voor dit fijne antwoord. Ik zal je fundamentele vraag met de daaraan onuitgeschreven vervolgvraag: “Heiligt het doel de middelen?”, wederom aan de opdrachtgevers voorleggen en de ervaring van andere Zenya gebruikers erbij benoemen. Hopelijk kunnen we daarmee het administratieve werk voor de collega's tot een minimum beperken.

Ik ben ook blij met de 2 opties die je noemt. De eerste had ik ook bedacht, de 2e optie is denk ik bij ons meer gewenst door de opdrachtgevers. Ik vraag me af of je exact dient te weten hoeveel momenten er zullen zijn want je kunt er toch een voorwaarde aan maken? Dus als een bepaalt vinkje niet is gezet gaat het terug naar de vorige status en anders gaat het door naar de volgende. Zoiets.

Maar het is ‘food for thought’. 

Hartelijk dank Kelly

Rinske
Silvia van Gils
Reputatie 6
Badge +7

Hallo Rinske,

 

Wij hebben in verschillende meldtypes een evaluatiemoment zitten dat zich periodiek ververst, zo monitoren wij de voortgang op bijvoorbeeld verbeterprojecten.

Wij werken met een loop, waardoor alle informatie in één formulier wordt opgeslagen. Mocht je de behoefte hebben om te zien hoe dit werkt of vragen hebben over hoe dit bevalt binnen onze organisatie voel je dan vrij even contact op te nemen via een PB.

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring