@Emile Korver , hoe pakken jullie dit bij Meander aan? Heb jij tips/ ervaringen die je met Naomi kunt delen? :) 

Hallo Naomi,

Wij gebruiken iCheck en soms ook iTask voor vragenlijsten….,  afhankelijk van het soort onderzoek en evt. benodigde flow .

Ik probeer hieronder zoveel als mogelijk antwoord te geven op je vragen gekeken naar onze werkwijze ,…. deze kan wellicht ook beter , laat gerust je reactie horen !

• Wie stelt binnen de organisatie een vragenlijst op?  → de beheerder (admins iProva) "bouwen” de nieuwe vragenlijst, door “ervaring” gaat dat veel sneller als het lesgeven aan steeds nieuwe aanvragers. Dit gaat wel op basis van een GOEDE specifieke blauwdruk (vragen - soort (ja/nee/cijfer etc.) - rapportwens - start/stop etc……..) van de aanvrager. Indien klaar altijd eerst test door aanvrager en ZN aanpassing. Zo leer je snel de juiste vragen te stellen aan nieuwe aanvragers.
• Wie bepaalt binnen de organisatie dat er een vragenlijst wordt uitgezet? → IEDEREEN  kan een vragenlijst aanvragen. Bij twijfel t.a.v. zinvolheid / doublures / reikwijdte / rapportage / etc….. is er overleg met de aanvrager.  De afdeling CCK = Concern Control Kwaliteit --- speelt een sleutelrol bij vragen tav. kwaliteitszinvolheid, ISO certificering, kwaliteit algemeen ,….ect.
• Hoe is het beheer geregeld voor vragenlijsten? → de beheerders beheren start- stoptijden van iCheck vragenlijst voor onderzoek en audits. Vragenlijsten worden altijd bewaard voor eventueel “herhaal onderzoek”
• Wordt er veel gebruik gemaakt van kaders? Zo ja, wordt hier gebruik van gemaakt bij elke vragenlijst? → Het gebruiken van kaders en bijhorende acties per vraag/norm staan voor volgend jaar op het programma. Het is de gedachte om onderzoek te koppelen aan ISO certificering. Ook hier speelt de afdeling CCK een sleutelrol.
• Hoe vaak wordt er een vragenlijst intern of extern uitgezet per jaar? → Ik tel er voor dit jaar een stuk of 20.
• Als er sprake is van een verbeterregister, is er dan een koppeling gemaakt met een vragenlijst? Zo ja, is er dan gebruik gemaakt van dezelfde onderwerpen/indeling? → Hier weet ik geen antwoord op 

Hopelijk kun wat met mijn toelichting, succes !

Hallo Naomi

Bij ons is het eigenlijk hetzelfde geregeld als bij Emile.

Iedereen kan een vragenlijst aanvragen. De beheerders (vanuit Kwaliteit & Veiligheid) gaan om de tafel met de aanvrager en stellen samen de vragenlijst op met de juiste vragen en antwoorden. De beheerders maken vervolgens de vragenlijst. Er is maar een beperkt aantal beheerders. Hiermee wordt bewaakt dat er geen wildgroei aan vragenlijsten ontstaat en dat er bruikbare rapportages gegenereerd kunnen worden.

Kaders gebruiken wij wel, maar is zeker niet geschikt voor iedere vragenlijst. Wanneer je in meerdere vragenlijsten/vragenlijstonderzoeken dezelfde vragen wilt stellen, dan is een kader zeer geschikt. Ook voor normen is een kader geschikt.

Ik kan niet zeggen hoeveel vragenlijsten er uitgezet worden. Binnen een vragenlijst bestaan er nl meerdere vragenlijst onderzoeken met daarbij weer verschillende taakschema’s.

Vragenlijsten zijn meestal gekoppeld aan het verbeterformulier in iTask, zodat er een verbetervoorstel ingelegd kan worden. Bij het overleg met de aanvrager wordt gevraagd of de vragenlijst gekoppeld moet worden aan het iTask formulier.

Hallo Collega's 

Ook wij zijn actief aan het proberen met vragenlijsten. 

Waar wij tegen aan lopen is het vervolg. Er komt een rapport uit de vragenlijst en daarin hebben wij pagina's toegevoegd, zodat we de verbeterpunten ook kunnen benoemen, gerealiseerde verbeteringen en uiteindelijk een conclusie.
Graag zouden wij deze rapporten dan via een digitale beoordeling langs verschillende personen willen laten gaan. Dat het rapport, behorende bij de vragenlijst, digitaal akkoord bevonden wordt.

Heeft iemand daar ervaring mee? of een oplossing voor gevonden? Ik hoor het graag. Alvast vriendelijk bedankt voor de input.

Met vriendelijke groet,

Mirjam Dikken, Canisius Wilhelmina ziekenhuis

Dag Naomi en anderen,

Ik reageer ook even omdat wij er weer heel anders mee omgaan. Uiteraard niet beter of slechter, maar net weer een andere keuze.

• Wie stelt binnen de organisatie een vragenlijst op? Iedere medewerker kan Vragenlijstbeheerder zijn, je moet daarvoor wel een E-learning volgen. Deze bestaat uit instructiemateriaal, een oefentoets en een eindtoets. Als je de eindtoets behaald kun je rechten aanvragen voor de module Vragenlijsten. En dan kun je dus vragenlijsten maken en uitzetten. Het instructiemateriaal is dan ook naslagwerk.
• Wie bepaalt binnen de organisatie dat er een vragenlijst wordt uitgezet? Dat zijn de decentrale vragenlijstbeheerders dus zelf. We hebben ca 180 vragenlijstbeheerders, verdeeld over de hele organisatie.  
• Hoe is het beheer geregeld voor vragenlijsten? Het beheer van de vragenlijsten zelf is dus decentraal. Centraal zorgen we voor opleiding en ondersteuning, als onderdeel van de totale iProva gebruikersondersteuning. Dat gaat via de ICT servicedesk (technisch en functioneel), adviesgroep Procesverbetering en Implementatie (inhoudelijk ondersteuning en/of advies over het gebruik van iProva voor je kwaliteitscyclus) en een expertgroep iProva (ziekenhuisbreed advies over gebruik en doorontwikkeling van het gebruik van iProva)
• Wordt er veel gebruik gemaakt van kaders? Zo ja, wordt hier gebruik van gemaakt bij elke vragenlijst? We gebruiken Kaders in combinatie met Vragenlijsten voor de ziekenhuisbrede tracers. We gebruiken hiervoor 18 kaders (waaronder het JCI normkader). Op basis van de vragen bij deze normkaders zijn ziekenhuisbrede tracers (vragenlijsten) uitgezet die decentraal gebruikt kunnen worden. Daarnaast kunnen vragenlijstbeheerders indien gewenst eigen tracers klaar zetten op basis van de kaders. Voor dit doel zijn de kaders heel geschikt. Aan de ene kant omdat je de relatie met de norm hebt en ook omdat je meerdere vragenlijsten kunt samenstellen met dezelfde vragen. Hier helpt het ook bij dat je gebruik kunt maken van labels bij de vragen. Zo kun je de vragen selecteren op basis van de norm en/of op basis van labels.
• Hoe vaak wordt er een vragenlijst intern of extern uitgezet per jaar? Dat weet ik niet omdat we dat dus niet centraal doen. Er zijn nu rond de 1000 vragenlijsten in het systeem. En omdat je inderdaad zoals Jeske zegt meerdere vragenlijstonderzoeken kunt uitzetten bij een vragenlijst is het niet te zien hoeveel vragenlijsten er daadwerkelijk worden uitgezet.
• Als er sprake is van een verbeterregister, is er dan een koppeling gemaakt met een vragenlijst? Zo ja, is er dan gebruik gemaakt van dezelfde onderwerpen/indeling? Het resultaat van een vragenlijst kun je ook bij ons verbinden aan een verbetervoorstel in de verbetermeldtype. De onderwerpen / labels zijn bij ons niet precies aan elkaar gelijk. Belangrijk is wel dat je in het verbeterformulier kunt aangeven dat je aanleiding voor het verbeteren uit een vragenlijstresultaat komt. En uiteraard kun je het resultaat zelf verbinden aan het verbetervoorstel. Zo kun je altijd terug zien waar een verbetervoorstel vandaan komt en wat de reden is geweest. Het inrichten van een meldtype voor verbeteren zou dan ook mijn advies zijn voor Mirjam van CWZ. Dan heb je een workflow voor benoemen van verbeterpunten, realiseren, beoordelen en concluderen.

Net een iets andere aanpak dus, maar dit past dan weer goed bij ons ziekenhuis, met veel decentrale verantwoordelijkheden.

Groeten van Mieke, Radboudumc

Hoi @Mieke Joosten, ik ben op zoek naar een scholing voor het opstellen van vragenlijsten. Ik heb met name ervaring met de module Documenten. Op https://community.infoland.nl/check-vragenlijsten-109 vind ik geen instructies hoe je stap voor stap een vragenlijst maakt (en wat de mogelijkheden zijn).

In jouw reactie heb je het over een e-learning. Is dit een specifieke e-learning die jullie intern hebben, of heb je een algemene e-learning die ik zou kunnen gebruiken? Alvast bedankt!

@Hiewwaiy misschien kan jij mij ook op weg helpen? Is er vanuit Infoland een instructie die me stap voor stap meeneemt in het maken van vragenlijsten? Wellicht heb ik deze gemist..

Hallo Thijs,

Ik heb een bijlage vanuit een totaalhandleiding die ik zelf bijhoud toegevoegd, is nog niet aangepast op ZENYA maar het principe blijft hetzelfde. Wellicht ben je avonturier hiermee al op weg geholpen. 

Dank Emile!