Vragenlijsten binnen de organisatie (beheer, soort vragenlijsten etc.)

@Emile Korver , hoe pakken jullie dit bij Meander aan? Heb jij tips/ ervaringen die je met Naomi kunt delen? :) 

Hallo Naomi

Bij ons is het eigenlijk hetzelfde geregeld als bij Emile.

Iedereen kan een vragenlijst aanvragen. De beheerders (vanuit Kwaliteit & Veiligheid) gaan om de tafel met de aanvrager en stellen samen de vragenlijst op met de juiste vragen en antwoorden. De beheerders maken vervolgens de vragenlijst. Er is maar een beperkt aantal beheerders. Hiermee wordt bewaakt dat er geen wildgroei aan vragenlijsten ontstaat en dat er bruikbare rapportages gegenereerd kunnen worden.

Kaders gebruiken wij wel, maar is zeker niet geschikt voor iedere vragenlijst. Wanneer je in meerdere vragenlijsten/vragenlijstonderzoeken dezelfde vragen wilt stellen, dan is een kader zeer geschikt. Ook voor normen is een kader geschikt.

Ik kan niet zeggen hoeveel vragenlijsten er uitgezet worden. Binnen een vragenlijst bestaan er nl meerdere vragenlijst onderzoeken met daarbij weer verschillende taakschema’s.

Vragenlijsten zijn meestal gekoppeld aan het verbeterformulier in iTask, zodat er een verbetervoorstel ingelegd kan worden. Bij het overleg met de aanvrager wordt gevraagd of de vragenlijst gekoppeld moet worden aan het iTask formulier.

Dag Naomi en anderen,

Ik reageer ook even omdat wij er weer heel anders mee omgaan. Uiteraard niet beter of slechter, maar net weer een andere keuze.

• Wie stelt binnen de organisatie een vragenlijst op? Iedere medewerker kan Vragenlijstbeheerder zijn, je moet daarvoor wel een E-learning volgen. Deze bestaat uit instructiemateriaal, een oefentoets en een eindtoets. Als je de eindtoets behaald kun je rechten aanvragen voor de module Vragenlijsten. En dan kun je dus vragenlijsten maken en uitzetten. Het instructiemateriaal is dan ook naslagwerk.
• Wie bepaalt binnen de organisatie dat er een vragenlijst wordt uitgezet? Dat zijn de decentrale vragenlijstbeheerders dus zelf. We hebben ca 180 vragenlijstbeheerders, verdeeld over de hele organisatie.  
• Hoe is het beheer geregeld voor vragenlijsten? Het beheer van de vragenlijsten zelf is dus decentraal. Centraal zorgen we voor opleiding en ondersteuning, als onderdeel van de totale iProva gebruikersondersteuning. Dat gaat via de ICT servicedesk (technisch en functioneel), adviesgroep Procesverbetering en Implementatie (inhoudelijk ondersteuning en/of advies over het gebruik van iProva voor je kwaliteitscyclus) en een expertgroep iProva (ziekenhuisbreed advies over gebruik en doorontwikkeling van het gebruik van iProva)
• Wordt er veel gebruik gemaakt van kaders? Zo ja, wordt hier gebruik van gemaakt bij elke vragenlijst? We gebruiken Kaders in combinatie met Vragenlijsten voor de ziekenhuisbrede tracers. We gebruiken hiervoor 18 kaders (waaronder het JCI normkader). Op basis van de vragen bij deze normkaders zijn ziekenhuisbrede tracers (vragenlijsten) uitgezet die decentraal gebruikt kunnen worden. Daarnaast kunnen vragenlijstbeheerders indien gewenst eigen tracers klaar zetten op basis van de kaders. Voor dit doel zijn de kaders heel geschikt. Aan de ene kant omdat je de relatie met de norm hebt en ook omdat je meerdere vragenlijsten kunt samenstellen met dezelfde vragen. Hier helpt het ook bij dat je gebruik kunt maken van labels bij de vragen. Zo kun je de vragen selecteren op basis van de norm en/of op basis van labels.
• Hoe vaak wordt er een vragenlijst intern of extern uitgezet per jaar? Dat weet ik niet omdat we dat dus niet centraal doen. Er zijn nu rond de 1000 vragenlijsten in het systeem. En omdat je inderdaad zoals Jeske zegt meerdere vragenlijstonderzoeken kunt uitzetten bij een vragenlijst is het niet te zien hoeveel vragenlijsten er daadwerkelijk worden uitgezet.
• Als er sprake is van een verbeterregister, is er dan een koppeling gemaakt met een vragenlijst? Zo ja, is er dan gebruik gemaakt van dezelfde onderwerpen/indeling? Het resultaat van een vragenlijst kun je ook bij ons verbinden aan een verbetervoorstel in de verbetermeldtype. De onderwerpen / labels zijn bij ons niet precies aan elkaar gelijk. Belangrijk is wel dat je in het verbeterformulier kunt aangeven dat je aanleiding voor het verbeteren uit een vragenlijstresultaat komt. En uiteraard kun je het resultaat zelf verbinden aan het verbetervoorstel. Zo kun je altijd terug zien waar een verbetervoorstel vandaan komt en wat de reden is geweest. Het inrichten van een meldtype voor verbeteren zou dan ook mijn advies zijn voor Mirjam van CWZ. Dan heb je een workflow voor benoemen van verbeterpunten, realiseren, beoordelen en concluderen.

Net een iets andere aanpak dus, maar dit past dan weer goed bij ons ziekenhuis, met veel decentrale verantwoordelijkheden.

Groeten van Mieke, Radboudumc

Hallo Thijs,

Ik heb een bijlage vanuit een totaalhandleiding die ik zelf bijhoud toegevoegd, is nog niet aangepast op ZENYA maar het principe blijft hetzelfde. Wellicht ben je avonturier hiermee al op weg geholpen.