Beantwoord

Waarde verwijderen uit veldtype lijst - effect op oude meldingen

A
Reputatie 1
Badge +6

Wij gebruiken een veld van type Lijst in een van onze meldtypes. Wij gebruiken dit om een artikelnummer in vast te leggen.

Nu is dit meldingtype en dus deze lijst al ingebruik sinds 2013 en sindsdien zijn we door een aantal verschillende artikelnummer versies heen gegaan waardoor de lijst met waardes erg lang is geworden.

Deze zouden we graag willen opschonen, maar wat gebeurt en met de oude meldingen waar een bepaalde waarde is gekozen als deze uit de lijst wordt gehaald? Word het veld in de oude melding dan leeggehaald? Of blijft de waarde in oude meldingen wel staan en kan deze alleen niet meer gekozen worden voor nieuwe meldingen?

 

Ik hoor het graag!

Groetjes Annette

icon

Antwoord op het topic Kees van Roijen 5 April 2023, 15:03

Bekijk origineel

10 reacties

Els Lowette
Reputatie 5
Badge +6

Ik volg graag even mee want zit met dezelfde vraag. Ook wanneer het veld van type lijst gevuld wordt vanuit de kaartenbak is dit me niet duidelijk.

A
Reputatie 1
Badge +6

@Inge Kuijpers @Koen Sterken  Heeft een van jullie hier toevallig een antwoord op?

Alvast bedankt!

Inge Kuijpers

Wanneer je een lijstwaarde verwijdert, wordt deze ook verwijderd bij meldingen waarbij deze was ingevuld. Je raakt daardoor dan informatie bij de melding kwijt.

Bij kaartenbakken heb je de mogelijkheid om een kaart te archiveren in plaats van te verwijderen. De gekozen kaart blijft dan zichtbaar bij de melding. @AnnetteG misschien is het een optie om in plaats van een lijstveld een nieuw veld van type ‘Kaartenbak’ te gaan gebruiken en de artikelnummers in een kaartenbak te zetten? Je kunt de lijst dan actueel houden door de oude nummers te archiveren. Bovendien heb je ook nog zoek- en filtermogelijkheden om een artikelnummer te kunnen zoeken.

Zie ook: 

 

A
Reputatie 1
Badge +6

Hoi Inge,

 

ik ben hier nog even mee verder aan het gaan.

Stel dat ik een lijstwaarde verwijder die bij een oude melding is gebruikt. Krijg ik daar dan een nofiticatie van? Iets van “u verwijderd een waarde die wordt gebruikt. Weet u zeker dat u deze wilt verwijderen”. Of verwijder ik dan gewoon informatie uit de oude meldingen zonder dat ik hiervan op de hoogte ben?

 

Of in het verlengde hiervan, is het mogelijk om te zien of een bepaalde lijstwaarde ergens in gebruik is?

 

Alvast bedankt!

K
Badge +1

Hallo @AnnetteG,

Ik heb zojuist bovenstaande situatie nagebootst, mocht je geen gebruik willen maken van de oplossing die Inge biedt.

Wanneer je een lijstwaarde verwijderd dan krijg je hier geen notificatie van en wordt de wijziging direct doorgevoerd.

Onder voorbehoud: Het goede nieuws is dat de waarde niet helemaal wordt verwijderd, maar er zijn wel nadelen…

De waarde blijft staan in het overzicht met alle meldingen van het meldtype, de inhoud van oude meldingen kan je via dit overzicht exporteren. (Hier kan je dus ook zien of een bepaalde lijstwaarde is gebruikt).

Ik zeg onder voorbehoud omdat ik niet weet wat er gebeurt wanneer er een hele dag overheen gaat (en gaat synchroniseren o.i.d.). Ik laat hier weten er morgen gebeurt.

Mocht je gebruik willen maken van de rapportage mogelijkheden van Zenya dan is dit geen goede methode. De rapportage tool ziet de meldingen waarvan de veldwaarde een verwijderde lijstwaarde heeft niet meer, het ziet de veldwaarde ook niet als leeg..

Op het moment dat je een oud formulier gaat openen, dan is de veldwaarde wel leeg omdat de oude waarde niet meer beschikbaar is.

A
Reputatie 1
Badge +6

Hoi Kees,

 

bedankt voor het testen, ben inderdaad benieuwd wat je morgen gaat zien, of die info dan (weg)gesynchoniseerd is of dat deze wel zichtbaar blijft in het overzicht.

 

We zijn nog naar de mogelijkheden aan het kijken, misschien willen we wel over op de oplossing van Inge door gebruik te maken van een veldtype kaartenbak, maar voor onze rapportages en dashboarden over de oude meldingen krijg je dan een breuk, omdat je dan een nieuw veld moet aanmaken (dus weer een losse kolom in een excel uitdraai of ander overzicht) en het is ook niet echt een optie om handmatig voor onze 12000 oude meldingen het nieuwe kaartenbak veld handmatig te gaan vullen (en ik kan zo ook geen oplossing verzinnen om dat geautomatiseerd over te nemen).

 

Dus nu ben ik vooral bezig met het opschonen van dubbelen in de lijst, als ik die kan al verwijderen dat scheelt al weer iets. Maar dan wil ik wel zeker weten dat die dubbele waarde niet ergens nog in gebruik is.

 

Ik blijf het sowieso best apart vinden dat je oude meldingen in een eindstatus (onbewust) kunt wijzigen/informatie kwijt raken door simpelweg de lijstwaardes aan te passen zonder dat je daar een melding van krijgt. Als je bewust iets zou willen wijzigen aan een melding zul je die altijd uit de eindstatus moeten halen, waardoor het ook gelogt wordt in de activiteitenlog. Ik heb geen idee of dat voor deze veranderingen in lijstwaardes en dus het kwijtraken van informatie ook geldt, ofdat dat “onzichtbaar” blijft. 

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

@AnnetteG 

Worden de artikelnummers alleen in Zenya beheerd of vinden die hun oorsprong in een andere applicatie?
Want dan heb ik mogelijk nog een alternatief voor je.

Op voorwaarde dat de externe bron doorzocht kan worden met een van de methodieken om de informatie in een externe bron beschikbaar te maken aan Zenya zou je kunnen komen tot de volgende inrichting:

  • Er wordt een koppeling aangemaakt tussen Zenya en de externe bron
  • Die gebruik je om een opzoekknop aan te maken
  • Via die opzoekknop vul je het artikelnummer in via een veld op het Zenya meldformulier

Zolang je het Zenya veld niet wijzigt, blijft het artikelnummer in Zenya FLOW zichtbaar en ben je (net als in de kaartenbak situatie) vrij om artikelnummers in de externe bron te verwijderen, zonder gevolgen voor de registratie van de melding.
Het voorkomt ook dubbel beheer van artikelnummers.

Indien je hier interesse in hebt, dan is dit een interessant topic: Gegevens van Extern systeem in meldtype opnemen | Infoland Community

A
Reputatie 1
Badge +6

Hoi @Inge Kuijpers ,

 

Ik ben me verder aan het verdiepen in het gebruik van kaartenbakken.

Nu is mijn volgende vraag, Als we een nieuw veld van type kaartenbak aanmaken die gebruikt kan worden voor toekomstige meldingen, krijgen we natuurlijk een “breuk” in de rapportages omdat dit dan een nieuw veld is → en dus een andere kolom in excel rapportages etc.

Is er een makkelijke manier om de waarde die nu ingevuld is in het veld "VHM: Artikel nummer” (veldtype lijst), te kopiëren naar het nieuwe veld “VHM: Artikelnummer kaartenbak” (type Kaartenbak; tekst) voor de al bestaande meldingen? zodat de rapportages op het nieuwe veld/nieuwe kolom ingericht kunnen worden?

 

ik zie wel in deze wens dat het op dit moment niet mogelijk lijkt: 

maar misschien zie ik iets over het hoofd?

Ghislaine
Reputatie 3
Badge +6

@AnnetteG 

Ik heb niet alles doorgelezen of dit precies is wat jullie bedoelen maar ik dacht schrijf snel op wat ik denk waar het over gaat.

 

 

Ik ben poos gelden bezig geweest een lijstveld in meldingen.

Hierin stonden de locaties van de organisatie.

Hierbij heb ik 1 locatie verwijderd.

 

Als ik nu een rapport draai lijst van meldingen en ik zet dit veld erin kan ik er nog gewoon op filteren (de verwijderde locatie) 

Als ik naar de melding zelf ga staat dit veld ook juist gevuld in de melding (gesloten melding)

In mijn meldingen overzicht in de kolom kan ik deze niet meer terug zien.

 

Dus kortom in het overzicht van meldingen in een rapport kan ik nog altijd filteren op de verwijdere locatie uit het lijst veld.

Wellicht heb je er wat aan.

Ghislaine
Silvia van Gils
Reputatie 6
Badge +7

Hoi Kees,

 

bedankt voor het testen, ben inderdaad benieuwd wat je morgen gaat zien, of die info dan (weg)gesynchoniseerd is of dat deze wel zichtbaar blijft in het overzicht.

 

We zijn nog naar de mogelijkheden aan het kijken, misschien willen we wel over op de oplossing van Inge door gebruik te maken van een veldtype kaartenbak, maar voor onze rapportages en dashboarden over de oude meldingen krijg je dan een breuk, omdat je dan een nieuw veld moet aanmaken (dus weer een losse kolom in een excel uitdraai of ander overzicht) en het is ook niet echt een optie om handmatig voor onze 12000 oude meldingen het nieuwe kaartenbak veld handmatig te gaan vullen (en ik kan zo ook geen oplossing verzinnen om dat geautomatiseerd over te nemen).

 

Dus nu ben ik vooral bezig met het opschonen van dubbelen in de lijst, als ik die kan al verwijderen dat scheelt al weer iets. Maar dan wil ik wel zeker weten dat die dubbele waarde niet ergens nog in gebruik is.

 

Ik blijf het sowieso best apart vinden dat je oude meldingen in een eindstatus (onbewust) kunt wijzigen/informatie kwijt raken door simpelweg de lijstwaardes aan te passen zonder dat je daar een melding van krijgt. Als je bewust iets zou willen wijzigen aan een melding zul je die altijd uit de eindstatus moeten halen, waardoor het ook gelogt wordt in de activiteitenlog. Ik heb geen idee of dat voor deze veranderingen in lijstwaardes en dus het kwijtraken van informatie ook geldt, ofdat dat “onzichtbaar” blijft. 

 

Wij vervangen velden in dit geval door nieuwe velden. Ook dit is niet ideaal maar voor ons nu de beste optie.

Wij maken een nieuw veld. Plaatsen dit op het formulier. Verbergen het oude veld op het formulier.

Je moet dan wel nieuwe rapportages maken (rapportage voor datum X, hierbij veranderen we de huidige rapportage de titel zodat het duidelijk is, we maken een nieuwe rapportage met de bekende titel vanaf datum van wijziging)

Zo behoud je alle data en heb je toch geen onnodige antwoordopties in je veld op de formulieren.

(Er is overig ook een topic met wens om veldwaarden te kunnen verwijderen zonder deze ‘ellende’!)

 

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring