Eigenaar ≠ Coordinator.

Coordinator: een gebruiker met coordinator-rechten op de melding.

Eigenaar: de persoon aan wie de melding is toegewezen.

Een eigenaar is vrijwel altijd ook een coordinator (tenzij de melding geescaleerd is naar de gatekeeper van het meldingstype), terwijl een coordinator niet de eigenaar hoeft te zijn.

Met dit antwoord kom ik helaas nog niet veel verder. Ik heb alle rollen die in de help staan opgezocht (applicatiebeheer / actienemer / coordinator / melder / analist / lezer / overige betrokkenen). Hierin wordt nergens eigenaar benoemd. Zit de eigenaar aan een workflow stap gekoppeld? Als ik de help lees dan niet. Maar hoe wordt de eigenaar dan op de hoogte gesteld, alleen door een mail? En waarom is het niet mogelijk om  voor coordinator als één van de geselecteerde kolommen van het meldingenoverzicht te  kiezen?

Beste @Diana ,

Zoals mijn collega Job al aangeeft, hoeft een coördinator niet perse de eigenaar te zijn van de melding. Er kunnen meerdere coördinatoren zijn waarvan er één eigenaar is.

Op het moment dat een melding verstuurd wordt, dan wordt er via de workflow gekeken aan wie de melding wordt toegewezen (wie op dat moment dus de eigenaar van de melding wordt). Indien de melding niet kan worden toegewezen dan zal de melding naar de gatekeeper (soort vangnet voor meldingen) gaan en deze zal dan de eigenaar van de melding zijn. Zoals Job ook aangeeft, is in 90 % van de gevallen een coördinator ook de eigenaar.

Deze eigenaar wordt op de hoogte gebracht via een email (melding is aan u toegewezen) en via een taak.  Hopelijk is het zo iets duidelijker.

Wat bedoel je met  waarom is het niet mogelijk om  voor coördinator als één van de geselecteerde kolommen van het meldingenoverzicht te  kiezen?

Beste Marcel Maertens,

Het is ons nu duidelijk. Onze VIM meldformulier is ingericht zoals jij omschrijft.
Echter zijn wij aan het stoeien met de workflow voor het verbeterformulier omdat wij daar een rol hadden toebedeeld aan een eigenaar. Die wij niet als coordinator of actienemer zagen.
Waar wij naar op zoek zijn voor de rol van eigenaar is:

• de eigenaar krijgen de verbetermaatregelen (melding) als eerste binnen en bepaalt of deze in behandeling genomen gaat worden of niet.
• indien voor ja gekozen wordt dan gaat de melding automatisch door naar de coordinator, die door de melder al gekozen is
• de eigenaar kan aanvullende informatie toevoegen aan de melding (notities, bijlagen, verwijzingen, verwante meldingen)
• de eigenaar wordt op de hoogte gebracht als de melding wordt afgesloten

Maar zoals wij nu begrijpen is dat niet mogelijk. Dit maakt het voor ons duidelijker waarom het in onze workflow fout gaat en waar wij moeten zoeken voor de oplossingen.

Beste Marcel Maertens,

Ik bedoel met  waarom is het niet mogelijk om  voor coordinator als één van de geselecteerde kolommen van het meldingenoverzicht te  kiezen? Uit de beschikbare velden voor het instellen van kolommen (zie screenshot) kan wel voor Eigenaar gekozen worden maar niet voor coordinator, waarom niet?

@Diana Zou het voor jullie werken als er een actiepunt ‘Formulier invullen’ aangemaakt wordt op het moment dat de melding verzonden wordt, waarbij de voorkeurscoördinator (die meestal de eigenaar wordt van een melding) het actiepunt toegewezen krijgt? Op dit formulier laat je de beoordeling plaatsvinden en aan de hand van het antwoord gaat de melding naar afgewezen of dat de melding in behandeling wordt genomen.

Hallo Marcel, 

Is dit ook de reden dat er boven het ‘Coördinatorformulier’ staat - ‘ in te vullen door coördinator X]? En dat hier nooit de eigenaar van de melding kan staan als de eigenaar geen coördinator is?

Wij hebben een meldingstype die na inleg goedkeuring krijgt van Inkoop (inkopers zijn ingesteld als coördinatoren), na acceptatie wordt de melding teruggelegd bij de melder om het ‘verwervingsdossier’ compleet te maken. Onze wens is in dit geval dat boven het coördinatorformulier komt te staan ‘Verwervingsdossier - in te vullen door (Melder Y)’. 

Groeten
Anniek

Hoi @Anniek Stroomer, 

Bij meldingen is de eigenaar van de melding altijd iemand met rechten op de rol. Een melding kan in het proces van afhandelen wel wijzigen van eigenaar, maar dat zal dus altijd iemand moeten zijn met rechten voor de rol coördinator. Dus ja als de eigenaar in jullie geval geen coördinator rechten heeft zal die daar niet getoond worden. Zoals je dus aangeeft dat melder Y het formulier in moet vullen, dat gaat niet. Tenzij de melder ook rechten heeft voor de rol coördinator, het coördinatorformulier kan namelijk alleen ingevuld worden door gebruikers met rechten voor de rol coördinator. 

Over dat stuk wordt boven het coördinatorformulier loopt ook onderstaand idee op de community:
 

 Dit idee kun je volgen (en eventueel aanvullen met jullie uitdaging). Daarmee krijgen we ook een beter beeld wat er speelt rondom dit onderwerp. 

Hoi allemaal, het begrip Eigenaar krijgt ik voor mezelf steeds maar niet helder.

@Job Kramer geeft aan:

Eigenaar: de persoon aan wie de melding is toegewezen.

@Marcel Maertens geeft aan:

Zoals mijn collega Job al aangeeft, hoeft een coördinator niet perse de eigenaar te zijn van de melding, dit kan namelijk ook de melder of een actienemer zijn.

@jim van heumen geeft aan:

Een melding kan in het proces van afhandelen wel wijzigen van eigenaar, maar dat zal dus altijd iemand moeten zijn met rechten voor de rol coördinator.

Ik denk dat antwoord op de volgende vragen het misschien voor me opheldert:

1. Hoe stel je in dat iemand Eigenaar moet worden?
   Maw dat een melding aan iemand moet worden toegewezen?
2. Waar zie je wie Eigenaar van een melding is?
    Maw waar zie je wie de melding heeft toegewezen gekregen?
3. Zijn er behalve de Gatekeeper en de Coördinatoren nog anderen die Eigenaar kunnen zijn?
   Maw die een melding toegewezen kunnen krijgen?
4. Hoe leg je het beste het verschil uit tussen:
   Je hebt een melding toegewezen gekregen.
   Je hebt een actiepunt toegewezen gekregen.

Alvast dank! Groet Lucia

Hoi Lucia,

1. Met het toewijzen van een melding aan iemand wordt deze inderdaad de eigenaar.
2. De eigenaar is dus dezelfde persoon als degene aan wie de melding is toegewezen. Je ziet de eigenaar bij de details van een melding op tabblad Acties en voortgang bij de ‘betrokken personen'. Ook kun je in de lijst met meldingen een kolom ‘Eigenaar’ toevoegen.
3. Je dient altijd coördinatorrechten te hebben. Een melder kan dus bijvoorbeeld alleen eigenaar worden als die melder ook coördinatorrechten heeft. Uitzondering is de ‘manager van de melder'. Vanaf versie 6.3 kun je een melding toewijzen aan de manager van de melder zonder dat deze coördinatorrechten heeft.
4. Melding toegewezen: je bent eigenaar van de melding. Je bent verantwoordelijk voor de afhandeling van deze melding.
   Actiepunt toegewezen: er wordt bij de melding een concrete actie van je gevraagd, je dient die actie af te handelen.

Ik denk dat mijn verwarring komt omdat wij meldingen registreren op een locatie uit de organisatie-eenhedenboom. Bijvoorbeeld Team Perelaer. Dus niet op een persoon maar op een locatie.

Wat bepaalt dan de hierarchie van eigenaarschap? Is dat:

1. De voorkeurscoördinator van Team Perelaer is eigenaar van de melding.
2. Als er geen voorkeurscoördinator bij Team Perelaer bestaat, is de vervangend coördinator eigenaar.
3. Als er helemaal geen coördinatoren bij Team Perelaer bestaan, is de gatekeeper eigenaar van de melding.

Wanneer je zelf geen actie ‘melding toewijzen’ in de workflow hebt staan, dan is de volgorde:

1. De voorkeurscoördinator
2. Bij afwezigheid van de ingestelde voorkeurscoördinator > de tweede voorkeurscoördinator
3. Wanneer de melding niet aan een voorkeurscoördinator kon worden toegewezen > de gatekeeper