Een actiepunt is volledig ‘binnen het systeem’. Een medewerker kan een notificatie krijgen via e-mail (afhankelijk van instellingen) en krijgt een taak. Bij een actiepunt kun je een deadline aangeven waar de medewerker automatisch een reminder van krijgt. De actie en reactie worden gelogd en kun je terug vinden onder het tabblad acties en voortgang.

Een e-mail is deels buiten het systeem. Je kunt namelijk wel een mail verzenden maar als de medewerker daarop reageert ontvang je deze in je persoonlijke mailbox. Niet in het systeem. Nadelen die wij daarbij ervaren zijn:

• Mail is alleen voor jou te zien en niet voor andere coördinatoren
• Mail bevat mogelijk vertrouwelijke informatie, die we in het systeem geborgd willen hebben en niet in de mailbox van medewerkers
• Ontvangen mail kan weer geüpload worden naar de melding, maar dit vraagt een extra handeling.

Wij werken dus alleen met actiepunten of actiepunt formulieren en ontmoedigen het gebruik van de functie ‘e-mail’ actief.

Maar ongetwijfeld zijn er organisaties die andere keuzes maken.

@Silvia van Gils perfect omschreven.

Maar ik heb 1 vraag je hierover. Je geeft aan dat mail alleen voor jou te zien is en niet voor andere coördinatoren. Wij hebben bij een van onze  meldtypes ingesteld dat alle coördinatoren de mail in correspondentie mag lezen (meldingstype→ rechten→ rechten per rol). Of bedoel je iets anders, ben gewoon nieuwsgierig :-)

Waar wij tegenaanlopen is dat je helaas de mail niet veilig kunt verzenden waardoor wij de uitstap naar Outlook moeten maken en uiteraard bij replay idd in de mailbox komen van de verzender. Wij gebruiken correspondentie veel in het klachtenformulier en dat is extern waardoor we actiepunten niet kunnen gebruiken.

En het gebruik van Acties en Actieformulieren heeft idd de voorkeurs als het om actie reactie gaat. Helemaal mee eens.

Hoor het graag van je alvast mijn dank.

@Silvia van Gils,

Dank voor je duidelijke uitleg. Wij maken zelf ook altijd gebruik van het actiepunt/formulier. Maar ik kreeg van een coördinator de vraag over het mailen en kon daar zelf geen antwoord op vinden. Vandaar hier gesteld. Dat is info die vaak ontbreekt in de trainingen op de community. Dat is vaak alleen basis info.

Groet Diana 

Het klopt Ghislaine dat je via de instellingen kan inregelen dat coördinatoren verzonden mail kunnen lezen, wat ik bedoelde is dat ze niet de reactie mail kunnen zien die in jouw persoonlijke mailbox terecht komt. Daar moet je dan een extra handeling voor verrichten door te uploaden via de outlook addin. (met mogelijke vertraging op de lijn omdat de collega waar de mail binnen komt net een of meerdere dagen vrij kan zijn)

@Silvia van Gils Klopt helemaal. Dank voor je snelle reactie. Dat is idd het nadeel. Ook alleen bij klachten maken wij idd gebruik van de Add-0n in outlook. Nu nog wachten op veilig verzenden mail via Zenya.