Hoi @Elke de Boer,

Ik denk dat het goed is om eerst na te gaan hoe de gespreksverslagen nu reeds geregistreerd worden en aan wie de verslagen zichtbaar mogen zijn. Binnen Zenya FLOW geldt dat coördinatoren alle inhoud bij een melding mogen zien, dus ook de gespreksverslagen.

Hieronder zie je alle mij bekende mogelijkheden binnen het pakket zelf:

Eenvoudig actiepunt

Je zou er voor kunnen kiezen om een eenvoudig actiepunt aan te maken. Dat ziet er voor de BOT teamleden dan zo uit:

Eerst voeg je op verschillende momenten bijlagen of verwijzingen naar gespreksverslagen toe. Pas daarna klik je op "Ik ben klaar”. Maar let wel: als je daarop klikt dan kun je geen informatie meer toevoegen.

Of je een bijlage of een verwijzing toevoegt is het antwoord op de vraag hoe de gespreksverslagen op dit moment vastgelegd worden:

• Als dat in een externe applicatie is die via een hyperlink/website toegankelijk is, dan kies je voor een verwijzing.
• Als dat in een document wordt opgeslagen, dan kies je voor een bijlage

De verwijzingen en bijlagen worden dan zichtbaar onder het tabblad "Extra info” van de melding.

Belangrijk: als je een verwijzing toevoegt naar een systeem waarvoor je je dient aan te melden, dan krijg je natuurlijk alleen toegang als je ook daadwerkelijk leesrechten hebt op het gespreksverslag!

Mogelijkheid bij actieformulier

Overigens kun je een actieformulier ook tussentijds opslaan, zie:

 

Sla telkens iedere tussentijdse wijziging op, voordat je het formulier verzendt (en daarmee het actiepunt sluit).
Daarnaast: het is mogelijk om velden van het type "bijlage” of "verwijzing” op te nemen in een actieformulier. 

Hallo, misschien ook een idee. Wij werken in zo'n geval met een sub-melding voor een update. Deze update sluit automatisch als deze is ingevuld. Iedereen met rechten kan deze update invullen.