Hallo R. Overes,

Wij hebben inderdaad een change control procedure in FLOW gebouwd. Er zijn vaste formulieren die moeten worden ingevuld afhankelijk van het type wijziging. Er kunnen ook losse actiepunten worden opgestart indien nodig.

We hebben een blauwe (=processen en systemen) en een paarse (=materialen) flow uitgewerkt. Ze zitten samen in 1 workflow zodat de gebruiker niet moet zoeken welk formulier hij moet gebruiken om een wijziging te melden.

De flow loopt nog niet helemaal zoals zou moeten en we zijn aan het zoeken tussen een goede middenweg tussen flexibiliteit en standaardisatie.

Voor meer ingrijpende wijzigingen die invloed kunnen hebben op de kwaliteit, doorlooptijd, milieu of veiligheid heb ik het Management of Change (MoC) proces ontwikkeld.  Het proces ziet er als volgt uit:

Om niet afhankelijk te zijn van het maximale aantal standaard processtappen is er een centrale processtap "Beroordeling”. 

Gedurende de flow houdt het systeem een aparte status bij zodat we altijd weten welke stappen al zijn doorlopen.  Afhankelijk van deze status toont een centraal formulier voorwaardelijk meer of minder velden. 

In bovenstaand voorbeeld moet de aanvrager een validatieplan opstellen. 

Dit plan gaat ter beroordeling naar de coördinator.  Die kan besluiten om af te wijzen, uit te laten voeren, of het plan terug te sturen voor verbetering.   Verder kan in ieder stadium de aanvraag op Hold worden gezet.  Als we daarna besluiten om de wijziging weer op te pakken,  dan weten we wat de status was toen die op Hold werd gezet en kan het zijn pad verder vervolgen.