Vraag

Beoordeling voor interactieve documenten - inhoud voor verschillende beoordelaars

  • 20 November 2019
  • 7 reacties
  • 217 Bekeken

Badge +2

Binnen Tjongerschans zijn we aan het proefdraaien met interactieve documenten. Vanuit de documentbeheerders rijst de vraag hoe de beoordelingsronde er straks uit gaat zien.

Stel je voegt 3 documenten (bijvoorbeeld voor 3 verschillende afdelingen) samen tot 1 interactief document. De 3 documenten hadden verschillende auteurs, beoordelaars en autorisators.  Hoe ga je straks de ronde uitzetten? kun je ‘opdrachten’ meegeven aan de de verschillende rollen? kun je meerdere autorisators voor een interactief document hebben, is dat wenselijk?

Kortom hoe zie je de beoordelingsronde voor je? En welke ontwikkelingen staat hiervoor op stapel?


7 reacties

Reputatie 5

Hallo @Patricia de Boer, welkom op onze community.

 

Als je documenten gaat samenvoegen kun je inderdaad tegen het probleem lopen dat bestaande beoordelingsrondes niet meer volstaan. Dit heeft op zichzelf niets met interactieve documenten te maken. Dit geldt ook voor het samenvoegen van andere documententypen. Er zijn nog geen ontwikkelingen gepland om hierin iets aan te passen.

Je kunt een sjabloon inrichten waarbij parallel het document beoordeeld wordt en dat alle beoordelaars het document moeten goedkeuren. Je kunt geen aparte instructies meegeven, maar ik weet ook niet of daar je grootste probleem zit. In het sjabloon kun je welk dergelijke instructies opnemen, maar dat maakt het hergebruik van het sjabloon wellicht weer minder breed inzetbaar. 

Welk probleem voorzie je met de huidige middelen?

 

Badge +2

Beste Thomas, @Thomas de Groot 

 

Dank voor je reactie. klopt inderdaad dat het samenvoegen ook bij andere documenttypen voor kan kan. Echter is de kans bij interactieve documenten wel groter, door het gebruik van de keuzeknoppen (bijvoorbeeld samenvoegen van verschillende locaties in 1 document of verschillende processtappen samenvoegen in 1 document).

 

Welk sjabloon bedoel je, kun je daar wat meer over vertellen?

Het meegeven van een opdracht voor de beoordelaars lijkt ons juist wel belangrijk. Zodat je kunt sturen in wat de verschillende beoordelaars moet controleren en verantwoordelijk voor zijn.

Probleem dat ik voor zie dat iemand afhaakt in de beoordeling (teveel, niet duidelijk, onderdelen waar de beoordelaar niet de kennis van heeft). Beoordelaar denkt het volledige document te moeten beoordelen terwijl er meerdere beoordelaars zijn, ieder een onderdeel van het document.

 

groet,

Patricia

 

 

Reputatie 5

Dank voor je reactie. klopt inderdaad dat het samenvoegen ook bij andere documenttypen voor kan kan. Echter is de kans bij interactieve documenten wel groter, door het gebruik van de keuzeknoppen (bijvoorbeeld samenvoegen van verschillende locaties in 1 document of verschillende processtappen samenvoegen in 1 document).

Daar heb je helemaal gelijk in. 

 

In dit topic wordt uitgelegd welke mogelijkheden je hebt bij het instellen van beoordelingssjablonen: https://community.infoland.nl/trainingsmateriaal-41/beoordelingssjablonen-bepaal-zelf-de-beoordelingsworkflow-823

 

In het sjabloon kun je ook een instructie opnemen. Zie hiervoor ook dit topic:https://community.infoland.nl/stel-je-vraag-39/informatie-i-tje-instructie-bij-beoordelingssjabloon-771

 

Een dergelijke instructie dien je wel algemeen te houden om het sjabloon meermaals te kunnen gebruiken. Je kunt er dus wel op wijzen dat je als beoordelaar alleen het deel moet beoordelen waarvoor je verantwoordelijk bent, maar je kunt dat specifiek benoemen. Het is niet mogelijk om aparte instructies mee te geven bij het initiëren van een beoordeling. Kun je met deze instructie al wel uit de voeten?

 

Badge +2

Beste Thomas,

Dank, beoordelingssjabloon en de algemene instructies is me helder.

Helaas is dit niet de oplossing: Het meegeven van een opdracht voor de beoordelaars lijkt ons juist wel belangrijk. Zodat je kunt sturen in wat de verschillende beoordelaars moet controleren en verantwoordelijk voor zijn.

Volgens mij is de oplossing een extra veld instructie op het tabblad eigenschappen of beoordeling. Met de mogelijkheid om aan te geven of het voor de beoordelaars en/of autorisator is. Veld wordt gevuld door de documentbeheerder voor het starten van de beoordelingsronde (niet verplicht). En kan gebruikt worden voor alle documenttypes.

De instructies in dit veld terug laten komen :

  • in het scherm van de beoordeling. Niet op het document zelf, instructie is niet bestemd voor de toekomstige lezers van het document.
  • in de mail naar de beoordelaars en/of in de mail naar de autorisator
  • in de taak naar de beoordelaars en/of in de mail naar de autorisator

In mijn ogen is dit een must voor goed het werken met interactieve documenten. Je wilt geen losse mails met instructies bij iProva moeten sturen. Tevens is het een verbetering van het huidige beoordelingsronde, het kan voor alle documenttypes worden gebruikt.

 

groet,

Patricia

 

 

Volgens mij is de oplossing een extra veld instructie op het tabblad eigenschappen of beoordeling. Met de mogelijkheid om aan te geven of het voor de beoordelaars en/of autorisator is. Veld wordt gevuld door de documentbeheerder voor het starten van de beoordelingsronde (niet verplicht). En kan gebruikt worden voor alle documenttypes.

De instructies in dit veld terug laten komen :

  • in het scherm van de beoordeling. Niet op het document zelf, instructie is niet bestemd voor de toekomstige lezers van het document.

 

Dit kun je oplossen door in documentbeheer één of meerdere opmerkingen te plaatsen bij het document. Bij zo'n opmerking kun je aangeven dat de opmerking is bedoeld voor beoordelaars. Beoordelaars zien deze opmerking dan ook naast het document wanneer ze het document gaan beoordelen.

Badge +2

@Inge Kuijpers 

Bedankt Inge, ik ga het met de documentbeheerders bespreken.

Zie ook 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring