Contractbeheer in kaartenbak - wie heeft hier ervaring mee?

Beste Ohampsi,

Hier gebruiken we al jaren de kaartenbak voor het contractbeheer. De koppeling tussen contract en leverancier hebben we geregeld met een aparte kaartenbak waarin alle leveranciers zijn vastgelegd (incl. eventuele verwerkersovereenkomst etc).
Ook hebben we een aparte kaartenbak waarin we diensten/software vastleggen. Hier is ook weer de koppeling met de aparte leveranciers kaartenbak. Hierdoor hebben we als we de leveranciers kaartenbak openenen in 1 overzicht ook de bijbehorende contracten en diensten/software per leverancier.

Hiernaast hebben we een FLOW "verzoek tot aanschaf" waarin medewerkers aankopen kunnen aanvragen. In deze FLOW zit ook een koppeling om (automatisch) een leverancierskaart aan te maken en het contract en de eventuele dienst/software te koppelen.

Ik heb oa. de volgende velden op een contract:

- Leverancier/dienstverlener (koppeling met een aparte kaartenbak met leveranciers)
- Omschrijving
- Onderwerp (lijst met oa. Alarm, gas/water/licht, Hardware, Lease, Panden, Representatie, Schoonmaak, software, Verzekering,etc)
- Ingangsdatum
- Einddatum
- Opzegtermijn
- Link naar overeenkomst (in DOC)
- Contract als bijlage (komt via FLOW mee)
- Extra toelichting
- Evt Contract ID
- Locatie (Corporate, Nederland, Belgie, Veldhoven,Nieuwegein)
- Betreft (afdelingen)
- Kosten
- Frequentie

Hopelijk kun je hiermee vooruit.

Mvg, Freek
 

Dank je Freek! Ik heb nu wat nieuwe ideeën. Ik wil ook graag via FLOW de controle van de contracten inregelen. Hebben jullie dit misschien ook op deze of een andere manier ingeregeld?

Vriendelijke groet, Odette

Hoi @ohampsi 

De controle op reeds bestaande kaarten/contracten kun je via een taakschema op iedere kaart/contract inregelen, al dan niet verbonden met een CHECK vragenlijst waarin je eventueel relevante controlepunten navraagt. Je gebruikt in dat geval geen koppeling met FLOW, maar met Taakschema's, al dan niet in combinatie met CHECK.

Dat is het mooie van een kaartenbak: je kunt de kaarten gebruiken/aanroepen in de Zenya modules DOC, FLOW, CHECK en Taakschema's!
Vanuit de kaart kun je dan het "verzoek tot aanschaf”-formulier zien, de uitgevoerde controlemomenten en eventueel ook documenten die in DOC staan verbinden aan de kaart.

Vanuit de kaartenbak met leveranciers zou je bijvoorbeeld ook een periodieke leveranciersbeoordeling o.b.v. een vragenlijst kunnen inrichten.

Hoi Chaim,

De reden waarom ik denk dat FLOW een goede toepassing is:

1. er wordt altijd een nieuw contract opgevraagd door inkoop die vervolgens door de verantwoordelijke moet worden geaccordeerd (en daarbij kan het heen en weer gaan wanneer niet in 1 keer akkoord). Het lijkt mij handig om dit via een flow te laten verlopen, bij een taak is er maar 1 actiehouder, toch? Dat geldt volgens mij ook voor een vragenlijst.
2. de melding kan uitgesteld gestart worden zodra het contract in de kaartenbak wordt opgenomen. Bij gebruik van taakschema’s moet telkens bij een vernieuwd contract de datum aangepast worden, afhankelijk van de datum waarop het nieuwe contract verloopt.

Ik ben benieuwd naar jouw visie hierop.

vr. groet, Odette 

Overigens loop ik dan natuurlijk ook wanneer een melding vanuit de kaartenbak wordt gestart wel weer tegen het feit aan dat in FLOW de hyperlinks niet klikbaar zijn. Dat is echt wel vervelend. Ik hoop dat deze bug 66028 binnenkort opgelost gaat worden.