Vraag

Kaartenbak: hoe kun je een kaart jaarlijks laten controleren?

  • 15 April 2022
  • 11 reacties
  • 81 Bekeken

Reputatie 3
Badge +6

Goedemorgen,

In de module Kaartenbakken hebben wij de wettelijke kaders en richtlijnen opgenomen. Deze moeten jaarlijks door de eigenaar gecontroleerd worden. Wanneer iets gewijzigd moet worden dan klikt de eigenaar op verzoek tot wijziging indienen.

Momenteel worden er jaarlijks naar alle eigenaren een outlookmail met dit verzoek incl. een stappenplan hoe zij bij de kaartenbak module komen.

Zou dit ook via een mail vanuit Zenya kunnen met een directe link naar de kaartenbak module kunnen en dan ook dat deze mail jaarlijks opnieuw verstuurd wordt?

Zo ja hoe stel ik dit dan in?

Alvast bedankt voor eventuele adviezen.

Groet Diana


11 reacties

Reputatie 2
Badge +5

Hallo @Diana,

Je zou een taakschema toe kunnen voegen dat jaarlijks taken uitzet en aan dit taakschema de juiste kaarten gekoppeld. De actienemers krijgen dan van de taken die aan hun zijn toegewezen een e-mail.

Is hiermee je vraag voldoende beantwoord?

Reputatie 3
Badge +6

Goedemiddag @Cindy Segers,

Dank voor je antwoord. Ik ga dit van de week eens testen. Mocht ik nog vervolgvragen hebben dan laat ik het je weten.

Groet Diana

Reputatie 3
Badge +6

 

Hoi @Cindy Segers 

Met het taakschema kom ik toch niet verder. Het taakschema bij de kaartenbak kan ik niet aanklikken (licht grijs) en ik kan ook niet vinden waar de instelling staat dat dit wel mogelijk is.

En ga ik rechtstreeks naar de module taakschema dan kan ik een kaart alleen als verwijzing toevoegen en niet als kaart zodat men die kan controleren en/of een verzoek tot wijziging kan indienen.

Ook willen wij in een automatische mail de volgende tekst opnemen;

  • Check of de gegeven antwoorden op de vragen nog actueel zijn. Zijn de antwoorden niet of niet geheel actueel, klik dan op ‘stel een wijziging voor’. Geef vervolgens aan wat het juiste antwoord is op de gestelde vraag. Pas vervolgens de datum onder ‘laatste update’ aan en stel de wijziging voor. Dit verzoek komt dan automatisch bij ons binnen. Indien alles nog wel actueel is, neem dit dan als tekst op in ‘stel een wijziging voor’, pas vervolgens de datum onder ‘laatste update’ aan en stel de wijziging voor. NB: de knop ‘opmerking plaatsen’ is hier nadrukkelijk niet voor bedoeld!

Ik zie alleen ook niet waar ik dat kan toevoegen. 

Groet Diana

Reputatie 2
Badge +5

Hallo @Diana,

Om een taakschema bij een kaart in de  kaartenbak toe te kunnen voegen, dien je eerst bij de eigenschappen van de kaartenbak op tabblad ‘Koppelingen’ aan te geven dat nieuwe taakschema's gekoppeld kunnen worden.

Daarna zal de knop “Taakschema maken” actief worden.

De e-mail die verstuurd wordt naar de actienemer als een taak wordt uitgezet op basis van een kaart is gebaseerd op de systeemsjabloon “Een taak is aan mij toegewezen, taak heeft betrekking op objecten van hetzelfde datatype”. (Applicatiebeheer>Systeeminstellingen: Systeemsjablonen)
Dit is een algemeen sjabloon voor alle taakschema's vanuit kaartenbakken.

Reputatie 3
Badge +6

Goedemorgen @Cindy Segers,

Eigenschappen aanpassen is gelukt. Taak aanmaken is ook gelukt. Morgen kan ik dan zien of met de ontvangen taak wij ook daadwerkelijk kunnen uitvoeren wat wij voor ogen hebben.

Omdat de email een systeemsjabloon is, is het niet wenselijk om daar een eigen tekst aan toe te voegen. Is daar nog een andere mogelijkheid voor? Kan je daar bijv. net zo als in Flow een eigen mail voor aanmaken? Zelf zie ik hiervoor geen knoppen dus ik verwacht van niet. Maar misschien hebben jullie nog ideeën? Of zou je er een document aan kunnen koppelen zodat je de werkwijze in een document i.p.v. een mail plaatst?

Groet Diana

Hoi Diana,

Voor de e-mails worden de systeemsjablonen gebruikt. Wanneer je in de lijst met sjablonen een filter instelt op module ‘Taakschema's’ dan vind je de betreffende sjablonen. Je kunt de teksten dan indien nodig aanpassen en/of een verwijzing toevoegen.

Dit zijn dan dus wel sjablonen die bij elk taakschema worden gebruikt, je kunt niet per taakschema een ander sjabloon gebruiken. Wel kun je in het sjabloon velden uit de taak en het taakschema gebruiken, zoals de omschrijving van het taakschema en de taak en verwijzingen bij de taak.

Reputatie 3
Badge +6

Goedemorgen @Cindy Segers en @Inge Kuijpers 

Van Cindy had ik al begrepen dat dit systeemsjablonen zijn en als die voor meer taken in de toekomst gebruikt gaan worden dan is het niet handig om daar een tekst aan toe te voegen die alleen van toepassing is voor de kaartenbak Compliance. Vandaar mijn vraag of er nog andere mogelijkheden zijn die dan alleen van toepassing zijn op taken uit de kaartenbak Compliance?

Tegelijk heb ik vandaag als test de taak ontvangen en dat geeft helaas niet de oplossing waar wij naar op zoek zijn. Wij willen met de taak die een eigenaar jaarlijks gaat krijgen uitkomen bij de volgende pagina (zie screenshot) maar daar kom ik niet met de 2 test taken die ik heb uitgeprobeerd. Is dat niet mogelijk of doe ik wat fout?

Groet Diana

Hoi @Diana,

Ik weet niet wat voor taakschema je precies hebt gemaakt maar op de pagina die je hierboven hebt toegevoegd, kun je uitkomen via een hyperlink naar de kaart.

Als je via ‘Hyperlink maken’ zo'n hyperlink maakt en deze toevoegt in het taakschema, dan kun je via die link naar de kaarteigenschappen gaan.

Reputatie 3
Badge +6

Hoi @Inge Kuijpers ,

Ik heb de stappen gevolgd die Cindy had doorgegeven. Maar ik ga vandaag kijken wat er gebeurt als ik een hyperlink toevoeg. Of ik dan uitkom op de kaart zoals wij voor ogen hebben.

Groet Diana

Reputatie 3
Badge +6

@Inge Kuijpers en @Cindy Segers,

Het is gelukt hier zijn wij erg mee geholpen. Wel heb ik nog een vervolgvraag. 

Eerder gaf Cindy aan dat: Om een taakschema bij een kaart in de  kaartenbak toe te kunnen voegen, dien je eerst bij de eigenschappen van de kaartenbak op tabblad ‘Koppelingen’ aan te geven dat nieuwe taakschema's gekoppeld kunnen worden.

Wij hebben 211 kaders. Kan je dit in 1 keer instellen of kan dit alleen kaart voor kaart?

Groet Diana

Reputatie 4
Badge +5

@Diana
Je zet per kaartenbak de mogelijkheid tot het koppelen van taakschema's aan.

Vervolgens kun je bij het aanmaken van een taakschema 1 of meerdere kaarten uit dezelfde of zelfs verschillende kaartenbakken aanvinken, zie:

 

Het is belangrijk om te weten dat je dan wel voor alle geselecteerde kaarten dezelfde taakfrequentie en actienemers instelt. Als je voor een van mijn voorbeeldprinters een andere frequentie en/of een andere actienemer wil instellen, dan dien je daar een ander taakschema voor aan te maken.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring