Dichterbij is er voor mensen met een verstandelijke beperking en de mensen om hen heen. Op een woon- of werklocatie van Dichterbij, thuis of op school biedt Dichterbij ondersteuning, zorg en behandeling. Sinds december maakt de zorgorganisatie gebruik van Zenya voor het documentbeheer. Ook zet de organisatie Zenya BOOST in om gerichte campagnes te versturen naar de documentbeheerders over het nieuwe systeem. Lianne Soer - van Baal (communicatie adviseur) en Henri Pijnappels (projectleider) vertellen hoe Dichterbij het gebruik van de software ervaart.

Een nieuw, overzichtelijk documentmanagementsysteem

Het documentmanagementsysteem van Dichterbij was sterk verouderd. Het functioneerde technisch gezien niet meer en zorgde voor beveiligingsrisico’s. De zoekmachine van het oude systeem was onbruikbaar... Hierdoor was informatie niet of slecht vindbaar voor medewerkers. Bovendien waren beleidsdocumenten in de Docutheek niet up-to-date en waren er soms meerdere versies van een document gepubliceerd.

Een projectgroep van Dichterbij ging op zoek naar een nieuw documentmanagementsysteem. In de aanloop naar het project vond er een brede inventarisatie plaats om te komen tot de vereisten voor het selectietraject.
 

Het doel van dit project:

• De medewerkers van Dichterbij moeten snel actuele beleidsdocumenten kunnen terugvinden om zo cliëntgerichte  en veilige zorg te kunnen verlenen;
• Dichterbij gaat voor goed en duurzaam documentbeheer op alle beleidsdocumenten;
• Een nieuw systeem is hier ondersteunend aan.
   

Integratie met het intranet

Zenya kwam tijdens dit onderzoek al snel naar voren. Henri: “We hebben een demo aangevraagd voor Zenya DOC. Zenya was voor ons, als SaaS-applicatie, een logische keuze. Het is een gebruiksvriendelijke omgeving en goed te integreren met ons huidige sociaal intranet.” Deze integratie met Iris Intranet was een van de belangrijkste vereisten voor Dichterbij. Het moest ervoor zorgen dat medewerkers vanuit één omgeving alle benodigde informatie konden opzoeken.

“De kracht in onze situatie is dus ook zeker de integratie met het intranet”, zegt Henri. “Voor ons is die koppeling onmisbaar, omdat het intranet de startpagina van collega’s is. Als zij iets willen opzoeken, moeten ze dat direct daar kunnen doen. Medewerkers hebben eigenlijk niet door dat ze iets in Zenya opzoeken, hoewel het ook mogelijk is om direct via DOC te zoeken.”
 

Dichterbij heeft voor het opzoeken van informatie werkinstructies gemaakt in een interactief document in Zenya:

De voordelen van Zenya DOC

Voor de medewerkers van Dichterbij maakt het dus niet uit waar een bestand staat – alles is eenvoudig te raadplegen via het intranet.

“Wat collega’s nu ook als pluspunt ervaren, is dat men een opmerking kan toevoegen voor de documentbeheerder als ze inhoudelijk iets niet begrijpen”, zegt Lianne. “Je ziet snel wie eindverantwoordelijk is voor een bepaald bestand. Voorheen stonden er nog namen bij documenten van medewerkers die al een ruime tijd uit dienst waren.”

Ook kan de frontoffice nu medewerkers die niet zo digitaal vaardig zijn snel op weg helpen, en een link van een document delen. Lianne: “De link verwijst altijd naar de juiste versie van een bestand. Als er een link op intranet geplaatst wordt blijft deze dus steeds up-to-date. Dat is een groot verschil met de oude manier van werken!”

Zenya Search app voor medewerkers zonder pc

Op dit moment maakt Dichterbij gebruik van de modules DOC en BOOST. Ook zal de Zenya Search app zal binnenkort worden uitgerold. Dit is een handige oplossing voor medewerkers die niet altijd via een pc werken, maar wel regelmatig documenten moeten raadplegen.

Met de app hebben collega’s straks altijd toegang tot documenten, ook zonder internetverbinding en als zij bijvoorbeeld onderweg zijn of op bezoek gaan bij een cliënt.

Zenya BOOST voor gerichte campagnes

Met Zenya BOOST heeft Dichterbij een succesvolle campagne opgezet voor documentbeheerders. “Onze Infoland consultant wees ons op deze nieuwe module, waarmee we met minimale inspanning grote groepen medewerkers kunt bereiken”, vertelt Lianne. “We hebben in de aanloop naar de livegang een campagne uitgerold voor documentbeheerders, om hen voor te bereiden op DOC en de trainingen die eraan kwamen.”
 

Hiervoor heeft Dichterbij gebruikgemaakt van een template campagne die werd aangeleverd door Infoland. Deze hebben ze eenvoudig gevuld met eigen content. Via BOOST krijgen medewerkers voor een bepaalde periode steeds kleine stukjes informatie (microlearning) via mail, waarop ze vervolgens kunnen doorklikken naar de hele campagne in een overzichtelijke tijdlijn.

Wil je zelf ook een campagne in BOOST inrichten? In dit stappenplan lees je hoe je dit doet >

Documentbeheer is een continu proces

Dichterbij gaat nu enthousiast verder met de uitrol van het beheersplan en de doorontwikkeling ervan. Documentbeheer is een continu proces dat niet in beton gegoten is. Henri: “We hebben er alle vertrouwen in dat we met Zenya de goede weg zijn ingeslagen naar duurzaam documentbeheer.”

Heb je nog vragen over dit verhaal? Stel ze gerust hieronder. Wil je zelf jouw documentbeheer optimaliseren met Zenya? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!