Jarenlang werkte Woonzorggroep Samen met een zelf ontwikkeld kwaliteitsmanagementsysteem. Totdat het systeem door de tijd werd ingehaald en het de medewerkers wel erg veel tijd kostte om ermee te werken. En dan hebben we het nog niet over de foutgevoeligheid gehad. Tijd voor een grote update dus.

“Versiebeheer was niet mogelijk, we konden geen uitdraaien maken van documenten en in de zoekfunctie konden we geen eigen zoektermen toevoegen.” Margriet Heinen-Smit, adviseur kwaliteit bij Woonzorggroep Samen, somt moeiteloos de grootste knelpunten op van het verouderde kwaliteitsmanagementsysteem. “Daarnaast zijn onze twee meldsystemen, MIC (melden incidenten cliënten) en MIM (melden incidenten medewerkers), ook toe aan vernieuwing. MIM is niet geautomatiseerd, wat inhoudt dat we alles handmatig in Excel bijhouden en verwerken. MIC is wel gekoppeld aan ons ECD Nedap Ons, maar ook daar moeten we de overzichten handmatig uitdraaien, wat de kans op fouten vergroot.”

Succesvolle speeddate
Dat er een nieuw en modern systeem moest komen, was duidelijk. De vraag was alleen: ‘Wat past het beste bij ons en welke partij kan dat leveren?’. Woonzorggroep Samen organiseerde een speeddate met een aantal partijen, waaronder Infoland. Na een strenge selectie bleven drie aanbieders over, waarop een uitgebreide presentatieronde volgde. “Infoland kwam uiteindelijk als beste partij uit de bus. Hun oplossing voldeed aan onze wensen. Denk aan gebruiksvriendelijkheid, de mogelijkheid tot versiebeheer en een goede zoekfunctie. En wat wij tevens als groot voordeel ervaren, is dat er verschillende modules zijn die uiteindelijk één totaalpakket ofwel één systeem kunnen vormen. Dat maakt het makkelijker om uit te breiden.”

De eerste stap
In overleg met en op advies van Infoland, werd er gestart met de implementatie van Zenya DOC. Woonzorggroep Samen koos er bewust voor om te starten met DOC, simpelweg omdat het verouderde kwaliteitshandboek het grootste knelpunt was. Maar ook om zo vertrouwd te raken met het nieuwe systeem. Gelijktijdig aan de implementatie, is de zorgorganisatie ook overgestapt op de SaaS-omgeving van Infoland.

Samenwerking
“De implementatie verliep goed. En de overgang naar de SaaS omgeving verliep vloeiend. De samenwerking met de consultant en de helpdesk van Infoland, is erg prettig. Ze zijn goed bereikbaar, komen afspraken na en heb je een vraag, dan wordt die ook snel beantwoord en opgelost. Onze ervaring met de module DOC is positief. We zijn inmiddels aardig thuis in het systeem en snappen de logica ervan. De medewerkers vinden het vooral prettig dat alles in één systeem verwerkt is. Dat maakt het werken efficiënter en makkelijker.”

Interesse in meer modules
Nu de eerste stap is gezet, heeft Woonzorggroep Samen besloten om ook andere werkzaamheden te automatiseren. Zo zijn ze gestart met de implementatie van Zenya FLOW. “Deze gaan we gebruiken voor de formulieren van de MIC en MIM meldingen. Al onze medewerkers krijgen hierbij een eigen werkaccount. Een must gezien de privacygevoelige informatie waar ze mee werken. Een volgende stap is de implementatie van Zenya CHECK. Deze module gaan we inzetten voor onze interne audits. De afdeling kwaliteit krijgt nu nog allemaal vinklijstjes retour die handmatig in Excel verwerkt moeten worden, waar ze vervolgens ook weer grafieken van moeten maken. Overbodig om te zeggen dat dit heel veel tijd kost.”

Puntje van aandacht
Als een grote organisatie als Woonzorggroep Samen, 1600 medewerkers en 21 locaties, overstapt op een nieuw softwaresysteem, bestaat de kans dat je ondanks goede voorbereidingen, tegen zaken aanloopt die je van te voren niet hebt voorzien. “Tijdens het proces bleek dat er meer softwarefunctionaliteiten dan gecalculeerd nodig waren. Dat was een punt van aandacht. Een ander punt waar we nog een oplossing voor moeten vinden, is het uitnodigen van nieuwe gebruikers. Ik kan nu nog niet filteren op nieuwe medewerkers waardoor ik dat deel handmatig moet doen en dat kost veel tijd.”

Tips
Een goede voorbereiding is het halve werk en dat geldt zeker voor implementatieprocessen als deze. Margriet heeft twee tips die ze graag deelt.

Tip 1: Denk vooraf goed na over de inrichting van het nieuwe systeem.
“Het is verstandig om helder te krijgen hoe je het als organisatie geregeld wilt hebben. Wat wil je bereiken en wat zijn de randvoorwaarden?”

Tip 2: Zorg voor een goede coaching of begeleiding op de werkvloer.
“Zelf hebben we een goede implementatie achter de rug waarbij de medewerkers enthousiast waren. Desondanks zouden we, achteraf gezien, de medewerkers nog beter hebben kunnen begeleiden. Als we met Zenya CHECK aan de slag gaan, besteden we daar extra aandacht aan.”