In gesprek met

Het hele proces van werving en onboarding onderbrengen in iProva: AAE deed het

  • 15 december 2020
  • 3 reacties
  • 299 Bekeken
Het hele proces van werving en onboarding onderbrengen in iProva: AAE deed het
Reputatie 2
Badge

AAE maakte de afgelopen jaren een flinke groei door: 100 nieuwe medewerkers haalden ze  het afgelopen jaar wel. Ze merkten dat het werving- en onboardingproces efficiënter zou kunnen, als dit geautomatiseerd zou worden. Deze opdracht kreeg Rick Jongen voor zijn derdejaarsstage mee van ICT en onder leiding van Rob Fleuren ging hij hiermee aan de slag. Inmiddels zijn we twee jaar verder en zit het hele proces als workflow in iProva. Hoe, dat vertellen de heren graag!

Rick is twee jaar nadat hij zijn derdejaars stage begon, nog steeds regelmatig bij AAE te vinden. Op de afdeling Sales deed hij zijn afstudeerstage én in zijn vrije tijd doet hij nog wat projecten voor Rob. Die zou hem graag meteen claimen nu hij afgestudeerd is, maar Rick heeft besloten nog even door te studeren.

Automatiseren van de workflow

‘Toen ik hier binnenkwam, was de opdracht dus om het hele proces als workflow te automatiseren. Ik heb eerst het proces en alle bijbehorende stappen in kaart gebracht. Als een manager bijvoorbeeld (extra) nieuw personeel nodig heeft, moet directie eerst akkoord geven voor de vacature. Daarna kan HR hiermee aan de slag, van werving, sollicitatie tot uiteindelijk de onboarding,’ legt Rick het proces kort uit. ‘In het hele proces zijn er punten waarop actie van een ander wordt verwacht. Zo moeten sollicitaties aan de juiste vacature worden gekoppeld, moet de directie nog eens goedkeuring geven voor resources als een laptop, badge, software etc., afhankelijk van de functie. Vervolgens moeten de afdelingen ICT en Technische Dienst dit klaar gaan zetten.’

De workflows zoals ze door Rick in kaart zijn gebracht. Deze drie worden vaak samen gebruikt, maar kunnen ook individueel gestart worden

De workflow was dus in beeld gebracht, nu moest er nog een platform komen om het in te zetten. AAE had iProva al in het vizier als oplossing voor hun kwaliteitsmanagement. Het werd dus in het vergelijk meegenomen en kwam uiteindelijk uit de bus als beste aansluitend bij de wensen! ‘iProva was dus geheel nieuw, ook voor Rick,’ vertelt Rob. De module Melden & Analyseren werd de eerste voor AAE.

Ook voor niet-reguliere aanvragen, zoals bijvoorbeeld inleners, is er een workflow gemaakt

‘En ik ben geen programmeur,’ vult Rick aan. Toch vormde dat totaal geen belemmering, zo blijkt. ‘Het voordeel van iProva is dat het vrij intuïtief werkt, vooral als je al een wat feeling hebt met dit soort software,’ vervolgt Rob. En die feeling heeft Rick, dus nadat hij de workflow in kaart heeft gebracht is het tijd om die onder te gaan brengen in de module Melden & Analyseren.

De wens voor een nieuwe medewerker triggert een automatische workflow

‘Natuurlijk gaat dat niet altijd de eerste keer goed, maar vaak was de tweede poging dan alsnog raak,’ legt Rick uit. ‘Ik heb in iProva de gehele workflow met alle tussenstappen als melding aangemaakt. De workflow wordt getriggerd op het moment dat een manager een melding aanmaakt dat hij/zij een nieuwe medewerker nodig heeft. Die melding gaat vanaf dat punt vrijwel geheel automatisch door het systeem. Eerst voor akkoord naar de directie, als dat akkoord is gegeven komt de melding bij HR die de vacature uitzetten en de binnenkomende sollicitaties behandelen. Elke binnenkomende sollicitatie, of dat nu rechtstreeks is via bijvoorbeeld onze website, of extern via een wervingsbureau, wordt gekoppeld aan de melding. Voor alles wat binnenkomt via onze website gaat dat zelfs automatisch, dat hebben we zo ingericht,’ vervolgt Rick.

De gehele workflow van het onboarden is in de module Melden & Analyseren ondergebracht

‘Bij elke stap in de procedure weet iedereen dankzij iProva wat er van hem of haar verwacht wordt. Je krijgt een melding als er op dat moment actie van jou vereist is. Ook de directie dus voor zo’n akkoord en die volgt nu vaak heel snel. En als er dan iemand is aangenomen, dan gaat dat proces ook gewoon verder in de workflow. Dus als de gegevens zijn ingevoegd gaat een melding naar de directie voor akkoord op de benodigde resources, waarna de melding doorgaat naar de afdelingen ICT en Technische Dienst om alles in orde te maken.’ En dat is dus geheel de verdienste van Rick.

Een deel van de verschillende type meldingen in Melden & Analyseren zoals AAE dat gebruikt. Het wordt niet alleen ingezet voor het werven en onboarden van personeel maar ook voor andere zaken, zoals we hier verschillende HR-gerelateerde mledingstypen zien

Een aanpassing is zo gemaakt

Viel er niets meer te verbeteren? ‘Waar we al snel achter kwamen, is dat de melding voor het klaarmaken van de resources vaak pas erg laat in het proces bij de betreffende afdelingen kwam. Soms zelfs pas als de medewerker al in dienst was. Dat komt omdat HR de melding pas kon doorzetten wanneer zij alle gegevens van de kandidaat hadden en dat deze dan eerst langs directie moest voor akkoord. Dat leverde extra vertraging op,’ merkt Rob op. ‘Dat hebben we eenvoudig op kunnen lossen door de aanvraag voor die resources met de initiële aanvraag naar de directie te sturen voor akkoord. Nu kan de melding naar ICT en Technische Dienst vanzelf gaan zodra de gegevens in het systeem staan. Dat levert nog eens extra tijdswinst op en dat met een niet al te ingewikkelde aanpassing!’

Het ‘los’ aanvragen van bedrijfsmiddelen is altijd nog mogelijk, ook met door het maken van een melding

Dat is dus het mooie van een workflow in iProva: je past het aan waar nodig. Een workflow is nooit statisch en iProva ondersteunt dat dus goed. En een bijkomend voordeel is dat je geen specifieke kennis hoeft te hebben om dit soort processen in iProva te zetten. Niet om Rick tekort te doen, maar iedereen die feeling heeft met software kan hiermee overweg na wat oefenen, dat laat Rick wel zien. ‘En dat is voor mij als ICT Manager belangrijk: dat scheelt een hoop inwerktijd én frustratie,’ sluit Rob af.


3 reacties

Reputatie 3
Badge +2

Ziet er tof uit. Mooi en waardevol werk!

 

Ik weet hoe je 10 meldingstypen kan maken met 10 workflows. Ik vraag mij wel af hoe je halverwege van een workflow naar een andere workflow gaat (vacancy is in progresss → draft) zonder een nieuwe melding te maken in een ander meldformulier. Als je wel een ander formulier in moet vullen is dat duidelijk.

Reputatie 2
Badge

Ziet er tof uit. Mooi en waardevol werk!

 

Ik weet hoe je 10 meldingstypen kan maken met 10 workflows. Ik vraag mij wel af hoe je halverwege van een workflow naar een andere workflow gaat (vacancy is in progresss → draft) zonder een nieuwe melding te maken in een ander meldformulier. Als je wel een ander formulier in moet vullen is dat duidelijk.

@Rick J. heb jij hier toevallig ervaring mee?

Reputatie 2
Badge +1

Ziet er tof uit. Mooi en waardevol werk!

 

Ik weet hoe je 10 meldingstypen kan maken met 10 workflows. Ik vraag mij wel af hoe je halverwege van een workflow naar een andere workflow gaat (vacancy is in progresss → draft) zonder een nieuwe melding te maken in een ander meldformulier. Als je wel een ander formulier in moet vullen is dat duidelijk.

@rneefjes. Het is inderdaad zo dat er een nieuw formulier via een ander meldingstype wordt aangemaakt. Het is echter wel zo dat het proces pas kan worden afgerond als de status onboarding in gang is getreden. Dan moet de afdeling personeelszaken bij het andere meldingstype de laatste gegevens invoeren en dan pas kunnen (beide) meldingstypen worden afgesloten. 

 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring