In gesprek met

Hoe GGNet Oost-Gelderland Zenya inzet om te voldoen aan de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg

  • 19 December 2019
  • 2 reacties
  • 620 Bekeken
Hoe GGNet Oost-Gelderland Zenya inzet om te voldoen aan de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg
Reputatie 7
  • Infoland Community Manager
  • 281 reacties

Per 1 januari 2020 wordt de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz) ingevoerd. Dat betekent dat alle GGZ-instellingen de nieuwe wet moeten implementeren in hun organisatieprocessen. Zo heeft de invoer van de Wvggz ook gevolgen voor de werkwijze van GGNet Oost-Gelderland. Om deze werkwijze voor alle medewerkers duidelijk en overzichtelijk te maken, heeft GGNet Oost-Gelderland de module Documenten & Processen van Infoland ingezet.


“De module Documenten & Processen gebruiken wij al vijftien jaar,” vertelt Nienk den Hartoog, Programmaspecialist Zorglogistiek.  “Het is gebruiksvriendelijk in beheer en medewerkers kunnen zelf actief anticiperen. Continu verbeteren blijft echter onze aandacht vragen, aldus @Inge Pasman functioneel applicatiebeheer Zenya GGNet. Zo ook met deze nieuwe wet. De Wvggz is een belangrijke aanleiding geweest om al onze processen op een nieuwe manier visueel in te gaan inrichten en te borgen in onze organisatie. Met name omdat de boodschap nu veel duidelijker overkomt dan voorheen.”


Oud versus nieuw

Voorheen had GGNet een standaard input/output schema waarbij het aan de voorkant niet zichtbaar was hoe de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden waren ingericht. “Medewerkers herkenden zichzelf dus niet direct in dit schema,” legt collega Inge Pasman uit.  “Het was voor de medewerkers dan ook vaak niet duidelijk wat van hen verwacht werd en welke rol ze hadden in het proces. Dat kwam omdat het proces als een kolom van boven naar beneden (in de vorm van portrait A4) werd weergegeven. Dat hebben we nu aangepast naar een weergave in landscape A3 zodat je het in banen van links naar rechts kunt lezen, net als een boek. Wij noemen het ook wel swimminglanes. Daarbij gebruiken we nu ook kleuren in plaats van de oude zwart-wit weergave. Dit maakt het geheel visueel duidelijker. Iedere rol heeft een eigen kleur. Hierdoor zien medewerkers in één oogopslag wat hun rol in het geheel is. En stel dat er binnen een proces iets verandert, dan kunnen we dat nu eenvoudig eruit lichten en accentueren.” Zenya stelt ons in staat om de processen te borgen en in te bedden in de organisatie.
 

 

Alle betrokkenen in beeld

Niet alleen de rollen binnen GGNet zijn opgenomen in het werkproces. Ook de rollen van externe partijen in de keten (zoals de burgemeester en politie) zijn in kaart gebracht. Het klant-leveranciers principe is hiermee ook verduidelijkt. Met andere woorden, het is nu duidelijk wie welke informatie levert en aan wie. Inge: “Achter de afzonderlijke processtappen ‘hangt’ bovendien algemene aanvullende informatie die nodig is om een taak goed te kunnen vervullen. Denk bijvoorbeeld aan links naar websites van samenwerkende partners, filmpjes op YouTube en relevante documenten en verwijzingen, zoals werkinstructies en snelkaarten. Alle informatie kun je nu dus koppelen aan de processen. Zenya biedt de mogelijkheid om gelaagdheid in de processtappen aan te brengen. Met andere woorden, het wordt meer dimensionaal op de juiste plek en daardoor één geheel.”
 

Deelprocessen makkelijker aan te passen

Bij GGNet ervaren ze veel voordelen van de nieuwe procesweergave. Inge: “Door de zorgprofessional inhoudelijk te betrekken bij het creëren van het proces, zijn we er in geslaagd deze overzichtelijker te houden. In plaats van te denken in systemen, denken we nu in rollen. Een ander groot voordeel is dat het proces goed deelbaar is met andere zorginstellingen en betrokken organisaties. We kunnen een proces nu beter in stukjes opdelen en deels isoleren. Heel fijn omdat de nieuwe wet behoorlijk veel processen omvat. Wilden we voorheen bijvoorbeeld iets aanpassen in de aanvraag van een zorgmachtiging, dan moesten we het complete proces veranderen. Nu kunnen we heel eenvoudig die ene stap aanpakken en optimaliseren. Bijkomend voordeel is dat het nu ook inzichtelijker is als een proces niet helemaal soepel verloopt. Dankzij de nieuwe procesweergave heeft men veel meer inzicht in zijn eigen rol en welke gevolgen het heeft als men zijn/haar taak niet efficiënt uitvoert. De nieuwe procesinrichting vergroot dus ook het verantwoordelijkheidsgevoel en de betrokkenheid van het personeel. We kunnen veel doelgerichter werken.” De mogelijkheid om het proces in stukjes te knippen, heeft nog een ander voordeel voor GGNet. “Het is nu ook eenvoudiger om, waar nodig, het proces te actualiseren. Tot slot kan het beheer beter worden geborgd nu er aan ieder document een verantwoordelijke gekoppeld wordt.”


2 reacties

Badge

Dank je wel. Mochten er vragen zijn dan hoor ik ze graag. 

Reputatie 7

@Inge , jij en Nienk bedankt voor het delen van deze mooie case! 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring