In gesprek met

Hoe het Slingeland Ziekenhuis de inrichting van Documenten en Processen optimaliseerde en hiermee de beheerslast omlaag bracht

  • 8 October 2018
  • 5 reacties
  • 1802 Bekeken
Hoe het Slingeland Ziekenhuis de inrichting van Documenten en Processen optimaliseerde en hiermee de beheerslast omlaag bracht
Hiewwaiy
Reputatie 7
‘’De projectgroep heeft enorm veel werk verzet om de bestaande situatie met een hoge beheerlast en allerlei processen rondom documentbeheer om te buigen naar een transparante en eenduidige inrichting. Zowel binnen de software als beleidsmatig. Daarbij is er ook tijd gestoken in het meenemen van mensen in de nieuwe denk- en werkwijze’’ aldus Kirsten.

@Kirsten is de afgelopen tijd betrokken geweest bij de optimalisatie van de inrichting en het beleid rondom de module documenten en processen bij het Slingeland Ziekenhuis.
De enorme brij aan rollen, rechten en bijna lege mappen vormde de aanleiding om écht aan de slag te gaan met de optimalisatie. Na een lang voortraject is de projectgroep eind 2017 aan de slag gegaan met definiëren van alle uitdagingen en het opzetten van een degelijk plan. Waar staan we nu? En waar willen we naar toe? Een intensieve fase, waarbij de huidige situatie op microniveau in kaart werd gebracht. De inrichting van de module documenten en processen was helaas onoverzichtelijk en ingewikkeld.

Tijd voor verbetering dus! In samenwerking met Kirsten zijn @Margreet de Pree en de projectgroep aan de slag gegaan met het vereenvoudigen van de rechtenstructuur. Ook is er een optimalisatie uitgevoerd op de mappenstructuur, de portalen en het aantal velden. Parallel aan deze optimalisaties aan de inrichting, werd er gewerkt aan een nieuw beleid rondom documentbeheer. Iets dat mogelijk was, omdat de projectgroep voldoende mandaat vanuit het management kreeg.

Wat dit project extra bijzonder maakt, is dat er veel aandacht is gestoken in het creëren van draagvlak. Al in de voorbereiding van dit project werd er steeds gecommuniceerd naar alle belanghebbenden. Daarnaast zijn veel optimalisaties eerst getest met een pilotgroep en de betrokken documentbeheerders. De projectgroep was daardoor in staat om weerstand weg te nemen en draagvlak te creëren.

Op 02 oktober jl. is het ziekenhuis live gegaan met iProva 5.3 inclusief de nieuwe portalen.
En met succes! De eerste reacties zijn positief. Zowel van beheerders als eindgebruikers.
Uiteraard wordt er gekeken naar mogelijkheden om z.s.m. naar volgende versies van iProva te gaan om gebruik te kunnen maken van alle nieuwe functionaliteiten.

Kortom, complimenten voor de projectgroep van het Slingeland Ziekenhuis voor de manier waarop zij dit project tot een succes hebben gemaakt!

Heb je nog vragen over dit project? Stel ze gerust aan @MMdePree@Margreet de Pree

5 reacties

Andre
Reputatie 4
Badge +7
@Margreet de Pree hoe hebben jullie de beheer organisatie nu ingericht? Werken jullie met centraal beheer, decentraal beheer of een mengeling hiervan?
Margreet de Pree
Reputatie 1
Badge +6
Beste André,

Allereerst mijn excuses voor mijn late reactie. Je mail was aan mijn aandacht ontsnapt.
De beheerstructuur in het SZ is niet gewijzigd. Grotendeels is het beheer centraal geregeld, met uitzondering van de werkeenheden Apotheek, Operatiecomplex, Medische laboratoria, Radiologie/NG en Fysiotherapie.
Gaandeweg het project 'Update Kwaliteitsportaal' hebben we kritisch gekeken naar de werkprocessen. Door de hele gebruikersgroep SZ algemeen lees-, auteur- en beoordelingsrechten te geven, hebben we de werkprocessen vereenvoudigd. Volgende stappen zijn: te kijken naar het aantal beoordelaars per document en het eventueel aanpassen van de beoordelingsflow, de velden die de centraal documentbeheerders gebruiken en het ontsluiten van rapporten.
Ik hoop je vraag hiermee beantwoord te hebben. Mocht je meer willen weten, mail of bel gerust.

Met vriendelijke groet,
Margreet de Pree
Applicatiebeheerder SZ en SKB
m.de.pree@slingeland.nl
tel. 0314-329157
Andre
Reputatie 4
Badge +7
@Margreet de Pree Bedankt voor je antwoord. Wij hebben hier in 2015 de overstap gemaakt om van volledig decentraal beheer naar centraal beheer te gaan. Uitzondering hierop zijn afdelingen met een eigen kwaliteitsfunctionaris die het beheer voor die afdeling voert. Denk aan de laboratoria, apotheek en de dialyse afdeling.
Bij ons is in de basis iederen te selecteren als schrijver en beoordelaar. In het beoordelingstraject hebben we als stelregel voor een afdelings document, twee beoordelaars waarbij een de functie van teamleider heeft en autorisatie door de VE manager. Bij ziekenhuisbrede documenten wordt de beoordeling gedaan door meerdere beoordelaars zodat de betrokken afdelingen ook zijn vertegenwoordigd en de autorisatie gebeurt door de verantwoordelijke cluster manager.
In de beoordelingsworkflow hebben wij een extra stap ingebouwd voor de documentbeheerders. Zij krijgen het document als laatste voorgelegd, hierdoor zien ze evt opmerkingen over typefouten en kunnen ze dit voor publicatie nog aanpassen.

Hebben jullie in dit traject ook gekeken naar "dubbele" documenten?
Margreet de Pree
Reputatie 1
Badge +6
Dank je wel voor je reactie André. Ik ben applicatiebeheerder voor Slingeland Ziekenhuis en Streekziekenhuis Koningin Beatrix (SKB). In beide locaties zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd voor de verschillende rollen. En afhankelijk van soort document (afdelingsgebonden of -overstijgend) zijn hier één of meerdere beoordelaars aan gekoppeld. Wat ik een heel goede suggestie vind, is de extra stap in de beoordelingsflow waar documentbeheerders eventuele opmerkingen over typefouten nog kunnen aanpassen.

Wat betreft de dubbele documenten. In het SZ werkten we met een aanvraagprocedure voor nieuwe documenten. Hiervoor was een formulier in iTask gemaakt. De aanvraag bevatte gegevens over de rollen, de titel van het document en het toepassingsgebied. De servicemedewerker/ documentbeheerder toetste deze aanvraag en controleerde op eventuele dubbels. Echter, wij zijn van mening dat iTask gebruikt dient te worden voor het doen van meldingen en niet voor het doen van aanvragen.
Momenteel worden nieuwe documenten via de mail aangevraagd. Daarbij dient de eerder genoemde informatie over het aan te vragen document vermeld te worden en de aanvraag kan alleen door de autorisator van de afdeling worden gedaan. Hierbij is de taken-bevoegdhedenmatrix leidend. De servicemedewerker/documentbeheerder toetst de aanvraag en maakt vervolgens een conceptdocument aan.
In het SKB wordt decentraal gewerkt. Daar is de kans op dubbele documenten groter omdat decentrale documentbeheerders in overleg met hun teammanager zelf documenten kunnen aanmaken.

Waar ik benieuwd naar ben is hoeveel fte/medewerkers betrokken zijn bij het centraal documentbeheer en hoeveel documenten er bij jullie in iDocument staan.
Andre
Reputatie 4
Badge +7
Wij hebben 1,7 Fte centraal beheer, een fulltimer en een partimer. Zij beheren in totaal ongeveer 8000 documenten. in totaal hebben we ongeveer 12000 documenten

Daarnaast zijn zij ook het aanspreekpunt voor de organisatie bij vragen over iProva. Zij doen dan de eerste opvang en daar waar zij geen antwoord weten wordt ik ingevlogen.

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring