Heerlijk zuiver water uit de kraan. Voor ons de normaalste zaak van de wereld. Maar dat schone water komt er uiteraard niet vanzelf. Bij Vitens, het grootste waterbedrijf van Nederland, werken bijna 1400 medewerkers dagelijks aan de productie van schoon drinkwater. Het Vitens Laboratorium vormt een belangrijk onderdeel van de organisatie en is één van de grootste en meest geavanceerde drinkwaterlaboratoria van Europa. Hier worden dagelijks zo’n 500 monsters verwerkt en 600 analyses gedaan op meer dan 2300 componenten.
Een effectief documentmanagement- en incident management systeem, kunnen hierbij niet ontbreken. In 2017 koos het Vitens Laboratorium voor de software van Infoland. We spraken met (externe) Infoland adviseur
De weg naar een nieuw en effectief documentmanagement systeem
In 2017 besloot Mathilda in samenwerking met onze externe Infoland adviseur Berber te starten met de implementatie van Zenya. In eerste instantie betrof het Zenya DOC waarmee men het laboratorium in staat stelde om kwaliteitsdocumenten (zoals voorschriften en formulieren) digitaal te gaan beheren. Het Vitens Laboratorium had toentertijd alle documenten in een ander systeem ondergebracht, waardoor het beheer op documenten erg omslachtig en tijdrovend was. Ook heerste er binnen het Vitens Laboratorium onvrede over de manier van klachtenafhandeling en het melden van afwijkingen.
Berber: ‘’Er is gezamenlijk gewerkt aan een plan van aanpak voor een soepele en snelle overgang van het oude documentmanagement systeem naar de module Documenten & Processen. Een accreditatie zette daarbij enige druk op de ketel. De overgang vergde veel tijd en inspanning van de medewerkers binnen het Vitens Laboratorium. Dankzij een doordacht plan van aanpak én de inzet van de medewerkers, slaagde Vitens erin om in oktober 2017 (slechts enkele maanden nadat de implementatie was gestart) alle medewerkers van het laboratorium gebruik te laten maken van het portal om documenten te raadplegen’’.
De meerwaarde van de module Documenten & Processen voor Vitens
Mathilda: ‘’De introductie van de module Documenten & processen heeft uiteindelijk geleid tot een reductie van het aantal administratieve taken, die met name betrekking heeft op de kwaliteitszorg en de beheersing (versiebeheer) van deze kwaliteitsdocumenten.
Wanneer voorschriften wijzigen, zijn de bijbehorende taken nu beter verdeeld en geborgd onder de experts. Bovendien kan men bij wijzigingen in voorschriften leesbevestigingen van analisten effectiever managen. Met de functie iCompare kunnen de wijzigingen vervolgens ten opzichte van vorige versies inzichtelijker worden gemaakt. Kwaliteitsdocumenten op het laboratorium kunnen met de introductie van Zenya digitaal worden benaderd, waarmee de mogelijkheid om nog meer papierloos te werken in de organisatie verder kan worden uitgebreid.’’
Optimalisatie van het melden en afhandelen van meldingen
Na de succesvolle implementatie van de module Documenten & Processen, is Vitens in samenwerking met Berber aan de slag gegaan met de uitrol van een aantal meldingstypen binnen de module Melden & Analyseren. En met succes! Want in het voorjaar van 2018 is een aantal meldingstype in gebruik genomen. Voorbeelden van meldingen zijn meldingen afkomstig uit klachten of afwijkingen. Met deze module wil het Vitens Laboratorium ervoor zorgen dat de manier van melden én afhandelen van meldingen worden verbeterd. Aangezien de klachten hierdoor altijd inzichtelijk zijn voor de melder én beter worden afgehandeld, profiteert uiteindelijk ook de klant van deze optimalisatie.
Daarnaast maakt het Vitens Laboratorium gebruik van de kaartenbak (i+Data) en de takenmodule (i+Schedule). Hierin staat alle apparatuur die binnen het laboratorium wordt gebruikt. Op deze manier worden meldingen van bijvoorbeeld afwijkingen, gekoppeld aan apparatuur in de kaartenbak. Maar denk ook aan schoonmaaklijsten of standaard onderhoud die in de takenlijst worden gezet.
‘’Op deze manier komen de modules van Zenya allemaal samen en versterken de modules elkaar’’, aldus Mathilda.
Draagkracht creëren
De opzet van de implementatie van Zenya, was binnen het Vitens Laboratorium volgens een projectstructuur georganiseerd. Voor elke Zenya module is een werkgroep gestart om mensen vanaf de werkvloer te betrekken bij de inrichting van de modules. Hierdoor werd er direct draagkracht gecreëerd bij de medewerkers. Berber had overleg met de voorzitters van de werkgroepen, om de inhoud en de mogelijkheden te bespreken. Deze projectstructuur heeft eraan bijgedragen dat de implementatie van Zenya op een positieve manier is verlopen.
Dankzij een intensieve samenwerking en een effectieve projectstructuur, is het Vitens Laboratorium erin geslaagd verschillende Zenya modules te implementeren en in te zetten. Onze complimenten hiervoor!