In voorbereiding op de invoering wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, 25 mei 2018) zocht de Regionale Instelling voor Beschermd Wonen Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden (RIBW K/AM) naar één integraal systeem om te voldoen aan de AVG. Onder begeleiding van Infoland consultant
Als mensen met een psychische of psychiatrische kwetsbaarheid je cliënten zijn, betekent dat dat je uiterst zorgvuldig om moet gaan met hun privacy. Welke informatie kun je delen met hulpverleners in de zorgketen? Wanneer heb je wel of geen toestemming nodig van de cliënt? Welke gegevens heb je echt nodig om de juiste zorg te verlenen? “Als organisatie willen en moeten we de privacy van onze cliënten waarborgen,” vertelt beleidsmedewerker kwaliteit Katrijn Prins. “In de praktijk doen we dat zoveel mogelijk in overleg met de cliënt. Desondanks is het ook vaak zoeken naar de grenzen van wat wel of niet mag. Zeker in samenwerking met derden in de zorgketen. Of als de cliënt zorgmijder is en geen toestemming geeft. Dan zoeken we naar andere grondslagen om persoonsgegevens te mogen verwerken.”
Midden in proces
Net als veel andere organisaties wilde RIBW K/AM haar interne privacyprocessen goed op orde hebben in aanloop naar de invoering van de wet AVG. Ze liet op initiatief van de RIBW Alliantie een nulmeting uitvoeren waaruit een aantal maatregelen ter verbetering van de privacy voortvloeiden. “Hierbij moet je denken aan maatregelen als het aanleggen van een verwerkingsregister en beter beleid vastleggen op gebied van privacy. Daartoe zijn we op zoek gegaan naar een systeem dat de compliance aan de AVG kon borgen. Een systeem waarmee we snel aan de slag konden om per 25 mei 2018 te kunnen voldoen aan de privacywet of in ieder geval te laten zien dat we er serieus mee bezig waren.”
Aanvulling op bestaande systemen
RIBW K/AM werkte al met een aantal modules van Infoland. De vraag was dan ook of ze met de bestaande software het bedrijfsproces dusdanig konden verbeteren om het ‘AVG-proof’ te maken. Er waren echter geen pasklare antwoorden, dus startte de organisatie onder begeleiding van Infoland consultant Ron een pilot. Ron Osvath:‘’We hebben ten eerste de wensen en behoeftes van het RIBW K/AM in kaart gebracht. Vervolgens is er onderzocht in hoeverre we met de bestaande software konden voldoen aan deze wensen en welke aanvullende modules nog ontbraken. Door out of the box te denken zijn we samen tot een best passende oplossing gekomen voor het RIBW K/AM.” Het RIBW K/AM werkte al met de modules CHECK, DOC en FLOW, onder meer om incidenten te melden en voor het verwerken van vragenlijsten. Katrijn: Omdat wij de volledige privacy willen waarborgen, hebben we aanvullende modules getest: Compliance, RIKS en Kaartenbakken. Onze voorkeur ging daarbij sterk uit naar een systeem dat niet gebonden is aan één persoon, maar door meerdere personen ingezien en bewerkt kan worden. En we wilden de verschillende modules kunnen koppelen om optimaal profijt ervan te hebben.”
Aantoonbaar
Over het resultaat van de pilot is Katrijn tevreden. Als belangrijkste verbeteringen ervaart ze overzicht, gebruikersgemak en grip op processen. “Alle geteste modules hebben we aangeschaft. We werken nu met DOC, FLOW, Compliance, Kaartenbakken en CHECK. Dat was voor ons voldoende om één integraal systeem in te richten om te kunnen voldoen aan de AVG. Tussen de verschillende modules kunnen we snel schakelen. Bij vragen, klachten of mogelijke toetsingen kunnen we snel en makkelijk aantonen dat we het goed geregeld hebben. Alles is helder en inzichtelijk. Stel dat er een datalek is, dan hebben we snel inzichtelijk welke applicatie het betreft, welke partijen erbij betrokken zijn en wie we dus moeten inlichten. Als iemand wil weten of de privacy geborgd is van een bepaald proces, dan is er meteen een koppeling met het bewijsdocument. Ook hebben we meer grip op processen. Taken zijn makkelijk toe te wijzen aan personen waardoor we het proces kunnen volgen en sturen. Dat inzicht maakt het mogelijk om verbeteringen door te voeren.”
Zoektocht
De pilot was voor beide partijen een zoektocht naar wat wel en niet mogelijk was. “We hebben volgens mij echt de grenzen van het systeem opgezocht en samen met Infoland consultant Ron gewerkt aan een oplossing. Voor ons was het systeem een impuls om alle zaken op de juiste manier in één keer te registreren. De oplossing voelt voor ons als maatwerk. We hebben nu een goed basissysteem dat echt bij ons past en van waaruit we verder kunnen bouwen.”
Slagen maken
Nu het systeem staat zoals het moet staan, kan RIBW K/AM de volgende slag maken. Namelijk de organisatie meenemen in het gebruik ervan en processen verder ontwikkelen. “We zijn nu bijvoorbeeld bezig met het opstellen van werkinstructies, het uitvoeren van een Privacy Impact Analyse voor elke procesbeschrijving, het communiceren van ons beleidsplan en waarom privacy en verantwoorde omgang met persoonsgegevens zo belangrijk zijn.”
AVG-proces optimaliseren? Tips om te delen
Al doende leert men en dat gaat zeker op voor deze pilot. Zowel Infoland als RIBW K/AM heeft er veel van geleerd en ze delen daarom graag een aantal tips. Ron: “Het voldoen aan de AVG kun je op verschillende manieren invullen. Het hebben van inzicht en overzicht is hierbij de sleutel tot succes. Inzicht in je huidige processen, wensen, behoeftes én mogelijkheden. Want die mogelijkheden zijn er. Vaak kun je meer uit je software halen dan dat je zou verwachten”.
Katrijn: “Als beleidsmedewerker was ik van het begin af aan nauw betrokken bij het project. Belangrijk voordeel daarvan is dat ik in geval van procesveranderingen en dus noodzakelijke te nemen maatregelen, snel de koppeling kon leggen tussen techniek, regelgeving en praktijk. Je hebt sneller de juiste mensen op de juiste plek waardoor je maatregelen beter kunt doorvoeren. Zo maak je gericht slagen in het traject waardoor het allemaal vlotter verloopt. Mijn andere tip is: denk creatief. Tijdens de pilot stelden we continu de vraag: we willen dit, hoe kunnen we dat mogelijk maken? Denk in mogelijkheden en laat je vooral niet leiden door wat er is of niet kan.”
Heb je vragen n.a.v. dit artikel? Stel ze gerust hieronder.