From soil to life: dat is de slogan van Triferto, een internationale groothandel in minerale meststoffen. Met verschillende locaties verspreid over België, Frankrijk en Nederland is veiligheid voor hen een absolute topprioriteit. Harold Krikke, KAM-coördinator bij Triferto, vertelt hoe zij Zenya FLOW en de Capture app inzetten voor het melden van (bijna-)ongevallen en onveilige situaties – en  hoe ze Zenya verder nog gebruiken.
 

Eenvoud is het sleutelwoord

Harold: “Eenvoud was voor ons een belangrijke factor bij het inzetten van Zenya FLOW. We wilden een meldsysteem maken dat handig zou werken voor de mensen op de werkvloer én ook voor onszelf.”
 

Makkelijk om te melden

Op elke locatie waar gemeld moet worden, installeerde Triferto een tablet met daarop de Zenya Capture app. Zo kunnen medewerkers snel de tablet pakken, de gegevens invullen, een foto nemen en alles doorsturen.

“Mensen vinden het niet altijd fijn om iets te melden. Daarom hebben we de meldflow beperkt tot acht stappen. Het resultaat? Met Zenya kregen we 123 meldingen in een half jaar — met het vorige ‘systeem’, een papieren formulier, waren dat amper zes meldingen in evenveel tijd!”

Makkelijk op te volgen

Elke week zit Harold samen met zijn collega, die Manager Operations is, om alle binnengekomen en lopende meldingen te bespreken. “Op het opvolgformulier, dat we zelf het logboek noemen, maakten we een veld waarop we de datum kunnen invullen met onze naam erbij en de acties die we bepaald hebben. Als we dan later de melding opnieuw bekijken, weten we exact wie wanneer welke aantekening heeft gemaakt.”

Zodra een melding is afgerond kan er ook een update verstuurd worden naar de melder. “We vonden het heel belangrijk om de mensen op de vloer te betrekken”, vertelt Harold. “Niets zo vervelend als een melding doen en er daarna nooit nog iets van horen. Door collega’s op de hoogte te houden laten we onze waardering zien.”

Efficiënt machines inventariseren met QR-codes

Toen Triferto de overeenkomst met Infoland tekende, wisten ze al dat ze ook hun machines op een efficiëntere manier wilden registreren. Daarom kozen ze ook voor Zenya CHECK. Harold: “De aanleiding hiervoor was een verbeterpunt vanuit de ISO-certificering, rondom het onderhoud van onze machines. Dat werd namelijk nog niet zo nauwkeurig geregistreerd, maar gebeurde met een mailtje hier of een Excel-document daar.”

Ondertussen is Triferto’s technische dienst volop bezig met het maken van een machine-inventaris. In de Zenya kaartenbak maakt men voor elke machine een fiche aan. Automatisch wordt er ook per toestel een QR-code gegenereerd, die wordt uitgeprint op een etiket en aangebracht op het toestel in kwestie.

“Per toestel willen we alle nuttige data toevoegen in CHECK. De onderhoudsgeschiedenis, de handleiding, het bouwjaar, de onderdelen, enzovoort. Wanneer je de QR-code op een toestel scant met de Assist app krijg je al die informatie te zien.” Momenteel gebruiken ze CHECK dus vooral als onderhoudslogboek, maar in de toekomst willen ze ook graag het periodiek onderhoud hiermee inplannen aan de hand van vragenlijsten.

“Als ik iéts mag aanraden voor bedrijven met grote machineparken, die hun registratie nog op papier doen, dan is het wel Zenya CHECK. Het is echt een mooi systeem, zeker met die QR-codes. Je scant de code op een bepaalde machine en krijgt meteen alle info te zien die je nodig hebt.”

Welke tips heeft Harold nog?

• Ga niet te snel
  “Wanneer je begint met het inrichten van de Zenya modules, heb je misschien de neiging om snel vooruit te willen gaan. Maar let erop dat je niet overhaast te werk gaat en dat je de hele organisatie ook meeneemt in je verhaal, dat alles wat je implementeert ook wordt opgepikt voor je verdergaat.”
   
• Zoek verbinding met de mensen op de werkvloer
  “Medewerkers hebben de meest waardevolle input waarmee je zaken echt kunt verbeteren. Zo kwamen onze medewerkers met het idee om Zenya FLOW ook te gebruiken voor productklachten, wat we nu volop aan het implementeren zijn.”
   
• Praat met Infoland
  “Werk je al met Zenya? Praat dan regelmatig eens met Infoland en leg je wensen uit. De Zenya software suite is zo’n uitgebreid pakket dat de kans groot is dat het ook andere oplossingen biedt om je processen te verbeteren.”
   

Heb je nog vragen over dit verhaal? Stel ze gerust hieronder. Wil je zelf jouw meldsysteem of machine-inventarisatie inrichten in Zenya? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!