Het on-premise beheer van Zenya (voorheen iProva) was bij topklinisch ziekenhuis VieCuri een ondergeschoven kindje. Updates werden, omwille van tijdgebrek, regelmatig uitgesteld. Met Zenya SaaS (Software as a Service) neemt Infoland het beheer uit handen, waardoor een organisatie als VieCuri haar tijd kan besteden aan datgeen waar ze goed in zijn: zorg verlenen. Ellen Verstraelen – Hendriks, Projectmanager ICT, neemt ons mee in het besluit van VieCuri om voor Zenya SaaS te kiezen én vertelt hoe de migratie is verlopen.

Afgelopen jaar was één van de projecten die Ellen uitvoerde de overstap naar Zenya (destijds nog iProva) SaaS, welke eind juni 2019 werd afgerond. “Wij hebben bij VieCuri een relatief kleine ICT afdeling. Zo’n 50 man regelt alles voor de ruim 2500 personeelsleden die VieCuri rijk is. Alleen al aan de dagelijkse gang van zaken zijn we best wat tijd kwijt. Vooral het beheer van on-premises software kost ons veel tijd. En dan merk je dus dat we (niet-kritische) updates uit gaan stellen, simpelweg omdat andere zaken meer prioriteit hebben,” vertelt Ellen.

Zenya SaaS als vervanger van on-premises

Vandaar dat VieCuri dit jaar de beslissing nam om de overstap naar Zenya SaaS te maken. Deze overstap betekent dat VieCuri zelf veel minder beheer hoeft te doen; Infoland draagt zorg voor alle updates, patches en dat soort zaken. Hoe de migratie uiteindelijk in zijn werk ging?

Ellen: “Daar waar SaaS-oplossingen beschikbaar zijn, willen we sowieso onderzoeken of die voor ons gaan werken. Na een traject waarbij we samen met Infoland keken naar de mogelijkheden voor ons, kwam het verlossende antwoord: Zenya SaaS zou ons veel werk uit handen nemen. We konden gaan beginnen met de voorbereidingen. Waar we elkaar helaas niet goed begrepen hadden, was dat wij niet goed hadden doorgekregen hoeveel we vóór de migratie zelf moesten doen. Tip voor organisaties die dit traject ook gaan doorlopen, houd hier rekening mee en reserveer dus voldoende tijd.

De uiteindelijke migratie begon met een proefmigratie en die was zeker nodig. Want je kunt nog zoveel van tevoren uitgedacht hebben, je komt toch altijd dingen tegen die anders gaan dan gepland. Na zo’n 6 weken testen, kon de productie omgeving gemigreerd worden. En dat verliep, dankzij de proefperiode ervoor, heel soepel.”

De klik met Infoland

De proefmigratie duurde door omstandigheden langer dan gepland, en in het begin leverde dat vooral frustratie op.

“Wij deden écht keihard ons best om de deadlines keer op keer te halen. Alleen lukte dat niet altijd. De deadlines waren soms te strak, waarbij er geen ruimte meer was voor ons als het even tegenzat. Achteraf gezien hadden we gewoon meer tijd moeten plannen. Om te laten zien dat we er voor de volle 100% voor gingen, ben ik op een gegeven moment met een USB-stick met data naar Veldhoven (het hoofdkantoor van Infoland), gereden. We kregen de FTP-verbinding gewoon niet werkend, dus dan maar zo. En dat heeft gewerkt.

Vanaf dat moment hebben we elkaar écht gevonden en konden we nog beter samenwerken. Ik durf best te zeggen dat mede daardoor de uiteindelijke migratie zo soepel liep,” aldus Ellen. “Ik merk ook dat er écht iets gebeurt met onze feedback. Zo wordt er gewerkt aan manieren om binnen Zenya zaken aan te passen zodat er vóór een migratie minder door de klant gedaan hoeft te worden. Daar hebben wij nu niets meer aan, maar is wel fijn voor klanten die nog over willen stappen. Dat zijn de mooie dingen om te zien.”

Altijd up-to-date

Voor de migratie liep VieCuri 5 versies ‘achter’ in Zenya. Het was zelfs de vraag of het er niet 6 zouden worden, aangezien de nieuwste versie rond de migratieperiode uit zou komen. Het grootste voordeel is dus dat VieCuri vanaf eind juni 2019 gewoon altijd up-to-date is met Zenya.

Indirect is dat een tijdsbesparing, zo zegt Ellen: “Wij stelden updates gewoon steeds uit. Het kwam er vaak niet van ze uit te voeren, waardoor wij met een oudere iProva versie werkten. We hebben nu niet ineens tijd over, maar het kost ons nu ook geen tijd meer om bij te blijven. Sterker nog, we werken nu gewoon altijd met de nieuwste versie.”

En de medewerkers hebben hier verder geen last van; voor hen is veel hetzelfde gebleven, de wijzigingen in gebruik zijn minimaal. “We maken wel gebruik van een testomgeving. Nieuwe Zenya versies worden hier eerst in geplaatst zodat wij kunnen testen of een update impact heeft op ons. Tot nu toe is dat niet zo. Het geeft je daarnaast ook de tijd om dit soort zaken aan te pakken voordat het een probleem kan worden. Dat is een geruststellende gedachte.”

Gun jezelf de tijd

Ellen is achteraf erg blij met de overgang naar de SaaS-omgeving voor VieCuri. Het werkt bij hen nu allemaal zoals van tevoren bedacht en gehoopt. Ze heeft wel wat tips voor iedereen die eenzelfde migratie wil doorlopen. Zo is het goed om in je achterhoofd te houden dat geen enkele migratie standaard is, een proefmigratie helpt je om voor de ‘echte’ migratie pijnpunten te herkennen en te ondervangen. Wel is het goed om hier ruim de tijd voor te nemen, je weet tenslotte niet wat je allemaal tegenkomt.

In principe kan iedere organisatie over naar de SaaS-oplossing. “Het geeft je namelijk tijd en ruimte om met andere zaken dan beheer bezig te zijn. Bedenk wel of je geen legacy-applicaties hebt waardoor werken met de nieuwste versies bijvoorbeeld lastig wordt. Ook moet het binnen je beleid passen om met elke update en de timing van Infoland meteen mee te kunnen. Maar als het past, dan is de tijdswinst de grootste winst voor elke ICT-afdeling!” sluit Ellen af.