Groep Agapè is de overkoepelende naam voor 3 zorgsites in België: WZC Veilige Have (Aalter), WZC Zilverbos (Zelzate) en GAW De Lieve (Gent). Om hun documentbeheer efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken, ging de groep op zoek naar een nieuw systeem. Via het team van RS health, een partner van Infoland, kwamen ze terecht bij Zenya en werd het project opgestart in WZC Veilige Have.
Ondertussen gebruiken ze de software overkoepelend over alle sites en ook voor andere toepassingen.
1. Voorbereid en efficiënt vergaderen
“Vroeger gebeurde het wel eens dat medewerkers niet goed voorbereid waren op vergaderingen, waardoor de vergaderingen op zich niet zo efficiënt verliepen”, vertelt Barbara. “Daarom laten we documenten, zoals verslagen, nu ook beoordelen in Zenya DOC voor de vergadering plaatsvindt.
We vragen iedereen expliciet om dit te doen en om bijvoorbeeld opmerkingen toe te voegen indien ze niet akkoord zijn met wat er in het verslag geschreven staat. Zo weten we nu altijd zeker dat iedereen het document op voorhand gelezen heeft en weet wat er besproken zal worden tijdens de meeting.”
2. Transparantie bij technische meldingen
Het melden van technische problemen gebeurt via Zenya FLOW, in samenwerking met de kaartenbak.
Hanne: “We digitaliseerden ons volledige proces voor technische meldingen in Zenya. Vroeger verliep dit via papieren bonnetjes die van de ene naar de andere persoon gingen, wat een risico op informatieverlies met zich meebracht. Daarnaast hadden we ook geen totaaloverzicht over het aantal en de status van de desbetreffende technische meldingen. Om het voor de werkvloer zo toegankelijk en gemakkelijk mogelijk te maken, voegden we alle kamer- en flatnummers toe aan de kaartenbak waarnaar we linkten in ons meldformulier. Hierdoor kan iemand die iets wil melden, direct het juiste nummer kiezen uit een lijst. Eerst hadden we dit als een vrij veld ingesteld, wat de rapportage moeilijker maakte. Nummers werden vaak op verschillende manieren geschreven (A50, a50, A 50, nvdr.) waardoor we geen duidelijk overzicht hadden van meldingen per kamer, er werden vaak dubbele meldingen gedaan,… Nu hebben we altijd een mooi overzicht, wat veel handiger is om te rapporteren. Ook voor de mensen op de werkvloer werkt dit veel prettiger.”
3. Indicatoren overzichtelijk opvolgen
Het woonzorgcentrum brengt al haar indicatoren onder in Zenya CHECK. Het systeem stuurt een melding uit wanneer bepaalde indicatoren verplicht geregistreerd moeten worden. Het kwaliteitsteam besliste om naast de verplichte frequentie van de overheid, deze ook intern maandelijks op te volgen, om sneller op de bal te kunnen spelen en zo continu te kunnen verbeteren.
“Zenya geeft onze indicatoren weer in visuele grafieken in ons dashboard. Zo’n visueel overzicht maakt het veel makkelijker om alles op te volgen. Per kwartaal nemen we het overzicht mee naar de werkgroepen om hier vervolgens acties aan te koppelen”, zegt Barbara.
Het WZC gebruikt Zenya CHECK ook in het traject om hun Menso-kwaliteitslabel te behalen. “Het Menso-traject bestaat uit verschillende prestaties waarop onze organisatie beoordeeld wordt. We voegden al die prestaties via kaders toe in CHECK. Bij aanvang van dit traject lieten we de betrokken werkgroepen de prestaties scoren, om zo te kijken waar we reeds sterk in zijn en waar we nog kunnen verbeteren. Daarnaast kunnen we nu ook perfect zien wat de status per prestatie is. Die status kunnen we dan bespreken tijdens de stuurgroep en werkgroepen.”
4. Tijdswinst bij het opvolgen van acties
Ook alle actiepunten die voortkomen uit een werkgroep worden toegevoegd en opgevolgd in Zenya FLOW.
Hanne: “Vroeger werden in werkgroepen soms acties uitgesproken die daarna vrij snel terug uit het oog verloren werden. Nu hangen we aan elke actie een verantwoordelijke in FLOW, en die persoon moet opvolgen en via een statusformulier aangeven of de actie ook effectief wordt uitgevoerd. Dat bespaart ons veel tijd, want vroeger moesten we hier steeds zelf achteraangaan.”
“We voegen ook onze strategische en operationele doelstellingen toe in FLOW”, zegt Barbara. “Zo is kwaliteit ook geïntegreerd op het hoogste niveau en hebben we nu vanuit Zenya een totaalbeeld en kunnen we filteren op wat we precies willen zien. Een doelstelling van een bepaalde afdeling, operationele zaken, een strategische actie,... Deze zaken zaten voorheen versnipperd in verschillende systemen, terwijl dit nu een totaal overzicht vormt in één systeem.”
5. Altijd correcte en volledige ziektemeldingen
“Voordat we Zenya gebruikten werden ziektemeldingen gemaakt via een document dat men moest invullen en doormailen. Dikwijls werd dat document niet of niet volledig ingevuld of ging de mail verloren. Ook dat proces loopt nu volgens een vaste flow, waardoor we altijd zeker zijn dat de nodige info wordt ingevuld. Doordat alle meldingen mooi verzameld worden in Zenya, is dit is trouwens ook voor medewerkers veel handiger: bij ziekte weten ze dat ze naar Zenya moeten gaan en dat ze daar alles vinden om een correcte melding te doen.”
Hebben jullie nog tips voor andere soortgelijke organisaties die met Zenya werken?
“Initieel zijn we bij Zenya terechtgekomen omdat we een documentbeheersysteem zochten dat gebruiksvriendelijk was voor onze medewerkers. Hun mening is voor ons heel belangrijk. Daarom doen we ook interne audits om te zien hoe de mensen op de werkvloer Zenya gebruiken. Zo weten we waar we nog meer op moeten inzetten of wat er beter kan. Daarnaast maakten we ook een e-learning voor nieuwe medewerkers om uit te leggen hoe ze het systeem moeten gebruiken. Zo maken we Zenya samen nog efficiënter”, vertelt Hanne.
“Als we nog een tip kunnen geven: start stap voor stap, maar stel je steeds de vraag als je iets ontwikkelt: kunnen we hier Zenya voor benutten? Zo groeide Zenya voor ons uit van documentbeheersysteem tot geïntegreerd kwaliteitssysteem. Dit maakt dat iedereen in onze organisatie actief met Zenya werkt en ook weet dat dat de plaats is waar je moet zijn: of het nu is voor documenten, voor een melding van de technische dienst, een vragenlijst of een indicator.”
Heb je nog vragen over dit verhaal? Stel ze gerust hieronder. Wil je zelf jouw kwaliteitsmanagement optimaliseren met Zenya? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!