Als we het over superusers van Zenya hebben, dan horen @Silvia van Gils en @Mieke Joosten daar absoluut bij. Ze werken al zo’n 20 jaar bij Radboudumc, inmiddels beiden in de functie van adviseur bij Adviesgroep Procesverbetering & Implementatie. Het universitair medisch centrum maakt al bijna 20 jaar gebruik van de software van Infoland, in beginsel alleen voor documentbeheer. Sinds 2015 is hier verandering in gekomen en gebruikt Radboudumc steeds meer Zenya modules. Wij zijn vooral benieuwd hoe zij Zenya gebruiken als ondersteuning van de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act).

Van meerdere leveranciers naar één kwaliteitsmanagementsysteem

In de beginjaren gebruikte Radboudumc veel verschillende systemen voor de verschillende onderdelen van kwaliteitsmanagement. Zenya werd gebruikt voor de module DOC, andere onderdelen waren bij andere leveranciers aangesloten. “In 2013 is een Europese aanbesteding uitgeschreven voor een compleet kwaliteitsmanagementsysteem,” vertelt Silvia. “Uiteindelijk hebben we voor Zenya gekozen en zijn we in januari 2015 met een ‘big bang’ live gegaan.” De verwachte weerstand bleef uit, maar dat betekent niet dat men stil staat: de software blijft in ontwikkeling en komt daardoor steeds meer tegemoet aan de wensen van de gebruikers, maar ook aan die van Mieke, Silvia en hun collega’s bij de Adviesgroep.

Zo maakt Zenya het mogelijk om grote updates van de software (intern het Qportaal genoemd) op verschillende manieren te communiceren aan beheerders en gebruikers. “Naast het versturen van de nieuwe informatie, passen we ook direct de e-learning (onder andere in iQualify) aan. Enkele weken na de introductie sturen we een vragenlijst vanuit Zenya naar de beheerders om hun ervaringen te checken. Die gebruiken we vervolgens weer om onze cyclus bij dit soort updates te verbeteren,” vertelt Silvia verder.

“We hebben soms wel wensen en ideeën voor Zenya die we dan delen met Infoland. Niet alles kan zomaar verwezenlijkt worden, heel begrijpelijk, maar Infoland biedt wel altijd een luisterend oor. En soms komen er verrassend creatieve oplossingen die ons toch weer een stapje verder helpen,” legt Mieke de prettige samenwerking tussen Radboudumc en Infoland uit.

Zenya en PDCA-cyclus

“Wij gebruikten de PDCA-cyclus al langere tijd voor het verbeteren en borgen van kwaliteit. Dankzij de overgang op Zenya kunnen we dit steeds beter aantonen en ondersteunen,” weet Mieke te vertellen. Silvia vult aan: “We kunnen nu veel meer informatie uit één systeem halen en borgen. Dat betekent ook dat je veel verbanden kunt (laten) leggen tussen de gegevens waardoor je een cyclus beter kunt uitvoeren én verantwoorden.”
 

Zo is er voor de norm over valpreventie een eigen beleid vastgelegd bij Radboudumc. Deze multidisciplinaire richtlijn staat in Zenya DOC. “Onderdeel van dit beleid is het vastleggen van onder andere het valrisico en de preventieve maatregelen in het Elektronisch Patiëntendossier (EPD), de inrichting daarvan is hier ook op aangepast. Door incidentmeldingen in Zenya FLOW kunnen we afwijkingen in het beleid herkennen. Ook halen we informatie over valpreventie uit tracers, onder andere vanuit Zenya CHECK, en het EPD. Op basis van de uitkomst van de incidentanalyses en tracers hebben we een verbeterproject gestart in Zenya, waarna het beleid en de implementatie hiervan, evenals de vastlegging in het EPD, is aangepast. We blijven dit monitoren door het gebruik van tracers en incidentmeldingen uit Zenya in combinatie met stuurinformatie uit het EPD,” aldus Silvia.

Eenzelfde proces heeft plaatsgevonden rondom een bepaalde behandeling waarbij incidenten bleven voorvallen, ook na de eerste verbeteracties. Na een tweede incidentanalyse werd onvoldoende duidelijk waar dit door kwam, en dus is er een Prospectieve Risico Inventarisatie in Zenya uitgevoerd. Hieruit kwamen andere risico’s naar voren en daarop is het proces aangepast. Middels tracers en incidentanalyses wordt dit gemonitord en waar nodig bijgestuurd. Bij alle onderdelen van dit PDCA-cyclus worden onderdelen van Zenya ingezet.
 

Zelf aan de slag met PDCA en Zenya? De tips van Radboudumc

“Zenya op zichzelf gaat je geen goede PDCA-cyclus geven,” waarschuwt Mieke potentiële gebruikers, “maar het is wel een hele goede ondersteuning. Waar je vooral rekening mee moet houden is dat je al een beleidscyclus moet hebben staan, of dat je in ieder geval iets op poten aan het zetten bent. Daar kies je vervolgens systemen bij die bij jouw beleid passen. Uiteindelijk moet je het proces nog wel steeds zelf laten rollen. Het systeem helpt je bij het uitvoeren van je verbetercyclus door op de juiste momenten te informeren of activeren. Mensen moeten in actie komen. Dat geldt voor elke fase.” Dat zie je ook aan de genoemde voorbeelden: Zenya levert veel informatie én ondersteunt bij het opzetten van beleid en verbeterprojecten, maar het zijn de mensen die dit uiteindelijk invullen, aanjagen en uitvoeren.

“Probeer vooral uit wat werkt en wat niet en betrek de werkvloer, voordat je het gaat uitrollen. Als je een grote verandering doorvoert, moet het passen bij de dagelijkse praktijk waarin mensen werken,” vult Silvia aan. Kijken hoe anderen het doen en daar voor jou de nuttige dingen uithalen, is een goed idee. Zelf is Silvia actief community-lid en komt daar af en toe wat halen maar brengt ook veel van haar kennis mee om anderen te helpen: “Iedereen is in principe welkom om bij ons te kijken hoe wij het doen. We hebben veel praktische tips en kunnen altijd met je meedenken over dit soort dingen. Én wij leren ook graag van anderen.”
 

Heb je een vraag aan Silvia of Mieke? Stel deze dan gerust hieronder.