In gesprek met

Hoe ETZ 'Melden & Analyseren' inzet als monitoring tool

  • 7 mei 2019
  • 0 reacties
  • 170 Bekeken
Hoe ETZ 'Melden & Analyseren' inzet als monitoring tool
Reputatie 2
In gesprek met…
… Ellen Reijnders (Programmamanager Gepast Gebruik) en @ghisco Ghislaine Oerlemans (Functioneel beheerder ICT ondersteunende systemen) van het Elisabeth Tweesteden Ziekenhuis in Tilburg, over hoe zij de module Melden & Analyseren (iTask) op creatieve wijze inzetten in hun organisatie.
Het Elisabeth Tweesteden Ziekenhuis werkt al sinds 2009 met iTask (module Melden & Analyseren) voor het maken en registreren van patiënt incident meldingen. Ze werken graag met dit programma omdat ze nu digitaal kunnen melden, meldingen met een goed borgingssysteem kunnen afhandelen én continu inzicht hebben dankzij overzichtelijke en goede rapportages. Inmiddels zetten ze het programma zelfs voor veel meer in, waaronder: de MIC- en MIM meldingen, klachten, calamiteiten en diverse formulieren die ze gebruiken voor de apotheek.

Gepast Gebruik
Sinds een klein jaar zet het Elisabeth Tweesteden Ziekenhuis iTask ook op een hele creatieve manier in. Binnen het project ‘Gepast Gebruik’, in de markt beter bekend als ‘Zinnige Zorg’, zetten zij iTask namelijk in om alle lopende initiatieven in de organisatie te monitoren en bij te houden wat de voortgang hiervan is.
Het project ‘Gepast Gebruik’ is binnen het Elisabeth Tweesteden Ziekenhuis ontstaan omdat zij merkten dat er steeds meer gevraagd werd van hun organisatie. Echter konden zij als ziekenhuis niet onbeperkt blijven groeien. Maar toch willen ze er wel voor zorgen dat iedereen van kwalitatief goede zorg gebruik kan maken. Vanuit dit project ligt dan ook de focus op het bieden van de juiste zorg, op de juiste plek en op het juiste moment. De initiatieven binnen dit project zijn erop gericht dat de kwaliteit van de zorg wordt verbeterd, met een kritische blik richting de kosten die dat met zich meebrengt. De kwaliteit staat hierbij vooraan.
Maar hoe komt dit dan tot zijn recht binnen het Elisabeth Tweesteden Ziekenhuis? Wat ze willen bereiken is dat er een cultuurverandering ontstaat en de professionals zich meer bewust worden van de inzet van zorg. Ze willen dit dus niet gaan sturen met een groot programma en grote projecten, maar willen juist kleine initiatieven laten ontstaan op de afdelingen. Nu, een klein jaar later, zijn er inmiddels al 65 initiatieven opgestart. En deze initiatieven die willen ze monitoren. Ze willen weten wat het voor initiatieven zijn, hoe het loopt het met die initiatieven en wat voor bijdragen ze leveren op het gebied van kwaliteit.

Toepassing van Melden & Analyseren
De wens van het Elisabeth Tweesteden Ziekenhuis was om overzicht te creëren en eenvoudig te kunnen rapporteren op alle lopende initiatieven. Toen Ellen in 2018 als programmamanager van start ging, had ze het idee om het project gelijk te digitaliseren om zo overzicht te creëren en de monitoring soepeler te laten verlopen. Omdat alle initiatieven gevolgd werden, wilde ze niet dat er periodiek een rapportage gemaakt moest worden of dat er veel acties uitgezet moesten worden om de status van een aantal initiatieven bij te werken.
Met dit idee is Ellen samen met Ghislaine gaan kijken naar de mogelijkheden en besloten ze al snel om dit in te richten in een meldingstype. Waarom? Omdat hier alles goed in is te volgen dankzij het dashboard. Samen hebben ze nagedacht over de gewenste workflow en de rapportage die ze wilden maken. Vervolgens hebben ze direct een meldingstype aangemaakt en zijn ze gaan testen wat er mogelijk was om de gewenste inrichting te krijgen. Daar is de volgende workflow uit ontstaan:


Omdat ze continu wilden beschikken over de actuele informatie, hebben ze ook het management informatie dashboard ingericht. Hiermee was alle relevante informatie in één oogopslag te zien en te volgen is. De afbeelding hieronder geeft een beeld van hoe het dashboard is ingericht.


In de praktijk wordt dit dashboard als leidraad gebruikt. Binnen het Elisabeth Tweesteden Ziekenhuis wordt het tijdens werkoverleggen of in een projectgroep geraadpleegd om nieuwe initiatieven te zien. Maar ook de voortgang is hiermee te volgen en ze kunnen direct bepalen welke initiatieven meer aandacht nodig hebben.

Gebruik en reacties tot nu toe
De initiatieven die erin komen zijn divers. Zo is er een initiatief opgestart in het kader van samen beslissen, waarin de arts met een patiënt in gesprek gaat om samen te kijken naar de gewenste en passende zorg. Een ander initiatief dat is opgestart, is digitale zorg (zorg dicht bij huis). Een van de uitkomsten hiervan is om de folder te vervangen door een vragenlijst die de patiënt vooraf invult. Hierdoor zijn intakegesprekken korter en efficiënter geworden.
De reacties die tot nu toe zijn ontvangen zijn vooral enthousiast. Zowel vanuit de professionals in het Ziekenhuis als van ander Ziekenhuizen waar dit aan gepresenteerd is. Andere ziekenhuizen vinden het vooral handiger en overzichtelijker dan alle Excel overzichten die nu worden bijgehouden en de maandelijkse rapportages die apart opgesteld moeten worden.

0 reacties

Geen reactie

Reageer