In gesprek met

Hoe VieCuri, Cohesie en De Zorggroep hun TIM-werkwijze verbeterden

  • 22 mei 2019
  • 0 reacties
  • 411 Bekeken
Hoe VieCuri, Cohesie en De Zorggroep hun TIM-werkwijze verbeterden
Reputatie 6
  • Infoland Community Manager
  • 116 reacties
VieCuri medisch Centrum en Cohesie Huisartsengroep zijn in 2014 gestart met transmuraal incidenten melden, ook wel TIM genoemd. Met de toetreding van De Zorggroep in 2018 ontstond de vraag om de werkwijze rondom TIM nogmaals goed tegen het licht te houden.

Hoe alert je ook bent als zorgorganisatie, soms gaat er wel eens iets mis in de samenwerking met ketenpartners. Transmuraal incidenten melden (TIM) helpt om problemen in het proces te signaleren en te verbeteren. Zo ook in het geval van de samenwerking tussen VieCuri Medisch Centrum, Cohesie Huisartsenzorg en De Zorggroep. “In 2014 zijn we al gestart met TIM,” vertelt André Smeets, adviseur Kwaliteit en Veiligheid VieCuri Medisch Centrum. “In eerste instantie alleen nog samen met Cohesie Huisartsenzorg. Het aantal incidentmeldingen was goed te overzien. Voorbeelden van transmurale incidenten zijn onder meer, niet volledig ingevulde aanvraagformulieren voor onderzoeken, ontslag- brieven die niet compleet zijn of te laat verzonden worden. Maar bijvoorbeeld ook klachten over de communicatie tussen huisarts en medisch specialist. In 2018 is ook De Zorggroep betrokken bij onze samenwerking. Met het toetreden van De Zorggroep is besloten om de systemen die we gebruiken opnieuw in te richten en hiermee het werkproces te optimaliseren.

Melden in de cloud

Deze vernieuwing van de werkwijze houdt in dat er een mobiel meldformulier geïntroduceerd is. De module Melden & Analyseren, oftewel iTask, biedt hierbij ondersteuning om de incidenten eenvoudig en goed vast te leggen. “Alle medisch specialisten kunnen via het online meldformulier incidenten melden. Dit staat in de cloud en is zodoende altijd en overal te gebruiken. Iedere organisatie heeft een eigen TIM-coördinator die vanuit de eigen organisatie de meldingen oppakt. De coördinatoren hebben toegang tot ons VieCuri-netwerk en tot de applicatie iTask om meldingen te verwerken. Zodoende hebben we alle meldingen in één database staan. Dit is erg fijn, hierdoor kunnen wij ook trendanalyses maken op de TIM-meldingen.”

Van melding tot oplossing

De TIM-coördinator verzamelt de feiten en betrekt de betreffende afdelingen erbij. Wat is de oorzaak van het incident en welke acties zijn nodig om herhaling te voorkomen? De melder krijgt een signaal op het moment dat zijn/haar melding in behandeling is genomen en uiteindelijk een terugkoppeling over de afhandeling en de acties. Voor hele complexe meldingen hebben de drie samenwerkende organisaties een centrale commissie aangesteld. Zij behandelt niet alleen complexe incidentmeldingen, maar monitort tevens de meldingen en signaleert mogelijke trends. “We krijgen hierdoor een goed beeld hoe processen verlopen en waar verbetering nodig is in de eigen organisatie en in de keten.”

Wij-gevoel

VieCuri Medisch Centrum zet iTask niet alleen voor incidentmeldingen in, maar ook voor klachtenregistratie en dossieronderzoek. “Het is een flexibele module en een fijn toepasbaar programma. De flexibiliteit van het systeem geeft ons de mogelijkheid om maatwerk te leveren binnen onze organisatie. Doordat de data eenvoudig te verwerken zijn, kunnen we bij een melding meteen aan de slag om een verbeterproject op te starten om zo de kans op herhaling te verkleinen. Onze nieuwe manier van werken met TIM heeft als bijkomend voordeel dat er vanuit de andere partijen meer betrokkenheid is. Het is niet meer ‘ik ga voor de patiënt ’, maar veel meer ‘wij-gaan voor de patiënt’.”

Uitbreiding zorgketen

VieCuri heeft bewust gekozen voor een cloudoplossing zodat de TIM-coördinatoren de meldingen makkelijker onderling kunnen delen. Nu ze minder afhankelijk zijn van het eigen netwerk, geeft het meer ruimte om in de toekomst met nog meer zorgpartijen samen te werken. “Met het oog op de toekomst, kunnen andere partijen makkelijk aansluiten. Gedacht wordt onder meer aan de GGZ instelling, apothekers en verloskundigen.”

Ook aan de slag met TIM?

Als ervaringsdeskundige heeft André een goede tip voor zorgorganisaties die hun TIM-proces ook willen optimaliseren. “Ga niet meteen heel groot aan de slag. Start met maximaal één of twee partijen. Het is belangrijk om eerst een goede basis te hebben staan. Van daaruit kan het systeem goed uitgerold worden. Hoe meer partijen er vanaf het begin bij betrokken zijn, hoe lastiger het is om iedereen op één lijn te krijgen. Start je klein en goed, dan is het voor anderen slechts een kwestie van aansluiten.”

0 reacties

Geen reactie

Reageer