Koppelen van Zenya met LMS (learningmanagementsystem)

Topic is al oud, maar ik heb een aanvullende vraag: wij hebben hyperlinks in de e-learnings van onze academie binnen het ziekenhuis. Echter, die worden niet altijd vaak gebruikt. Als documenten worden gearchiveerd,  en een tijd later gaat een student die e-learning doen, krijgt die student als hij op de link klikt, de melding dat er 'geen gepubliceerde versie bestaat'. We zoeken een manier waarop vanuit Zenya een bericht naar de Academie kan gaan als een document waarnaar gelinkt wordt in een e-learning, wordt gearchiveerd. Of een andere signaleren, maar daar komen we niet uit. Is daar een werkwijze voor?

Hoi Leonard,

Als de verwijzing was aangemaakt via ‘Hyperlink aanmaken’ in Zenya dan is deze verwijzing zichtbaar bij het document als een verwijzing van het type ‘Externe bron'.

Wanneer je het document gaat archiveren, krijg je dan een waarschuwing dat er nog objecten zijn die een hyperlink naar dit document hebben:
 

Hoi Inge, dank je wel voor je duidelijke reactie! Hiermee kan ik aan de slag. De gebruiker die het document archiveert krijgt dus een melding, mits de link goed is aangemaakt. De ZGV Academie, die de link aanmaakt, kan die een tekst invullen, zodat de gebruiker ziet dat de link naar een externe bron: ZGV Academie verwijst? Nog mooier zou zijn als Zenya een automatische mail/melding stuurt naar de Academie als een document gearchiveerd wordt. Zou dat mogelijk zijn denk je?

Hoi Inge, een aanvulling: de hyperlink wordt niet gemaakt in Zenya, maar het in het e-learning programma, als hyperlink naar een extern document. Geldt bovenstaande dan nog steeds?

​@Leonard 

Als ik het goed begrijp wil je een link vanuit je LMS naar een Zenya document aanleggen en vervolgens eventuele verbroken links a.g.v. het archiveren van Zenya documenten zo veel mogelijk voorkomen.

Zo ja, dan is dit het stappenplan voor het toevoegen van verwijzingen vanuit je LMS naar Zenya documenten:

• Vanuit Zenya maak je een URL aan volgens de aanwijzingen van Inge. Je vult daar per URL die je aanmaakt heel duidelijk in op welke plek je die gaat gebruiken in je LMS
• Die URL voeg je op de gewenste plek toe aan je LMS

Vervolgens is het goed om het volgende te weten: als je van je Zenya documenten nieuwe versies publiceert, dan kom je vanuit je LMS direct automatisch terug in de laatst gepubliceerde versie

Als je op een toekomstig moment besluit dat je alle versies van een Zenya document gaat archiveren, dan is het standaard advies om eerst bij het Zenya document zelf na te gaan welke inkomende hyperlinks er zijn geregistreerd. De beschrijvingen die je vandaag invult bij het aanmaken van hyperlinks helpen je dan om de LMS plekken op te zoeken waar een Zenya URL is toegepast. Kies vervolgens of de link in het LMS gewijzigd of verwijderd dient te worden.

In dat verband: ik hoop/verwacht dat de LMS inhoudbeheerder(s) ook de documentbeheerders zijn van de betreffende Zenya documenten en dat zij zelf documenten vervangen en/of archiveren in Zenya? Dat zorgt er namelijk voor dat alle beheer op LMS inhoud in 1 hand ligt én dat je niet pas start met het verwijderen van links in je LMS als documenten al gearchiveerd zijn.