Op dinsdag 23 mei organiseerden wij een klantevent, speciaal voor onze Belgische Medische laboratoria. Bijna 70 Zenya gebruikers kwamen samen in Kasteel Tivoli in Mechelen om kennis te delen en elkaar te ontmoeten. Lieve van Hoovels en Karen Dierickx - beide klinisch biologen bij OLV Aalst- verzorgden een klantsessie en lichtte toe hoe zij interne audits, voornamelijk voor ISO15189, geïntegreerd hebben in de Zenya software.
Bekijk hieronder de opname of lees de samenvatting.
Samenvatting
Lieve start met het toelichten wat interne audits nu net betekenen en wat de ISO norm en de praktijkrichtlijn verwachten van interne audits. Bij interne audits ga je de eigen interne werking toetsen aan kwaliteitsvereisten, en dit systematisch en periodiek, om op die manier de eigen processen bij te sturen en te optimaliseren. Dit is van toepassing op het gehele proces in het laboratorium, van pre-analytische fase over de analytische fase tot de post-analytische fase. Het type audit dat je kan uitvoeren is dan afhankelijk van de insteek, ga je één proces op meerdere plaatsen toetsen, dan spreek je over horizontale audits, ga je op één plaats meerdere processen bekijken, dan spreek je over verticale audits.
In de nieuwe ISO15189 normering wordt nog uitdrukkelijker verwacht van de organisaties om de periodiciteit van audits te gaan objectiveren op basis van risicoanalyses. Een proces met een hogere impact op de patiënt krijgt een hogere risicoscore en vereist dus vaker een audit.
Vervolgens licht Karen Dierickx toe dat in het laboratorium van OLV Aalst kaders en vragenlijsten worden ingezet om dit geheel vorm te geven. Het BELAC kader, waarbij hoofdstuk 4 & 5 zijn geïmporteerd en aan elk normelement voorbeeldvragen werden toegevoegd. Bij deze vragen werd steeds het vraagtype schaalverdeling gebruikt, met als antwoordopties +, +*, A en B.
Bij iedere interne audit wordt onderstaand proces gevolgd:
- iAudit voor het plannen van de audit: het onderwerp, team, data en type audit wordt bepaald
- Zenya CHECK: opmaken van de vragenlijst met behulp van kadergerelateerde vragen. Eventueel kunnen eigen vragen aan de vragenlijst extra toegevoegd worden.
- Interne audit: de vragenlijst wordt gehanteerd om de interne audit uit te voeren. Per vraag worden de opmerkingen ook ingevuld, welke dan naast de score, fungeren als het auditverslag. Op het einde van elke audit wordt meteen een actieplan opgemaakt (verplicht bij score+* of slechter). Na een tijd wordt de audit afgesloten, openstaande acties worden dan overgeheveld naar Zenya FLOW.
Na de toelichting over het praktische gebruik van Zenya, worden de voordelen die dit laboratorium ervaart besproken.
- Efficiënte en digitale voorbereiding
- Trendanalyse: resultaten van werkplekken en normelementen worden via export gevisualiseerd
- Standaardisatie van het auditproces door het gebruik van wederkerende vragen
Na afloop van de uitleg werden nog enkele interessante vragen gesteld in het publiek:
Is OLV Aalst bereid om hun kader, met voorbeeldvragen te delen met andere laboratoria?
Ja, maar de ISO van 2022 is nog niet toegevoegd. Er wordt geopperd om dit samen te doen.
Hoe gaat OLV Aalst om met ongeplande zaken in een audit?
De auditor kan, indien nodig, zelf nog vragen toevoegen aan de audit.
Hoe wordt de effectiviteit van acties opgevolgd?
OLV Aalst zegt dit niet te doen voor alle acties, indien toch nodig, worden deze acties overgezet naar een workflow in Zenya FLOW.
Hoe lang duurde het voor OLV Aalst om dit geheel in Zenya te plaatsen?
Ze geven aan dat vooral de input wel wat tijd gevraagd heeft. Eens het staat is het wel gemakkelijk in gebruik, dat wordt ook zo door de medewerkers van het laboratorium benoemd.
Kan je vragen van het ene kader naar het ander kader overzetten?
Nee, dat kan niet.
Deze samenvatting is geschreven door
Heb je hier nog vragen over? Stel ze dan gerust hieronder.