Hoe om te gaan met beantwoorden van door systeem gegenereerde mails?

  • 12 oktober 2018
  • 3 reacties
  • 4338 Bekeken

Reputatie 4
Badge +6
iProva verstuurt op diverse punten in de workflows mails naar auteurs, beoordelaars, actienemers et cetera. Deze mails hebben een algemeen afzender-adres, bij ons kwaliteitsportaal@bernhoven.nl.
Het is een algemeen bekend fenomeen dat mensen slecht lezen. Want ondanks het feit dat onder bijna alle systeemmails staat 'Dit is een automatisch gegenereerd bericht, a.u.b. niet beantwoorden' (of iets van gelijke strekking), doen veel mensen juist het tegenovergestelde!

Dit betekent onnodig werk voor de beheerders van de genoemde mailbox en vertraging in de communicatie tussen betrokkenen.

Ik heb overwogen om iedere systeemmail te beginnen met de tekst 'Dit is een geautomatiseerd bericht ...', mogelijk dat dit meer opvalt. Of het e-mailadres aan te passen naar 'noreply@bernhoven.nl'. Maar ik twijfel of dit afdoende is.

Ik ben benieuwd hoe dit in andere huizen gaat en of iemand mij een goede tip aan de hand kan doen om dit op te lossen.

3 reacties

@Michel Pot dit is een bekend probleem. Wij sturen de mail door naar diegene waarvoor de mail is bedoeld en nemen de verzender (diegene die de mail heeft beantwoord) mee in de CC . We hebben al van alles geprobeerd en dit werkt tot nu toe het beste.

Reputatie 4
Badge +6
@J.Poppema Dank voor je reactie.

Wij sturen dit soort mailtjes ook wel (afhankelijk van wie de mailbox leegt), echter ik vrees dat je hiermee het probleem in stand houdt. Je wijst de mensen namelijk niet/onvoldoende op het gewenste gedrag, dus doen ze het de volgende keer waarschijnlijk opnieuw fout.

Ik zelf stuur bijvoorbeeld deze reactie:

"Deze mail komt niet aan bij degene die je voor ogen hebt, want de afzender is kwaliteitsportaal@bernhoven.nl (onderaan de oorspronkelijke mail staat ook dat het een automatisch gegenereerd bericht is).

Dus dit soort mails beter niet beantwoorden, maar doorsturen naar de betreffende persoon."

Linksom of rechtstom; het levert te veel onnodig werk op.

Ik zie overigens dat jullie ook een algemeen adres hanteren. Hebben jullie overwogen om noreply@treant.nl te gebruiken?
@Michel Pot ook dat hebben we gehad maar gaf niet het gewenste resultaat. Het aantal antwoorden op dit email adres is wel afgenomen overigens. (zegt het gevoel)

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring