Wat voor gevolgen heeft het verwijderen van onderdelen uit je organisatiestructuur?

In Zenya kun je je organisatiestructuur vastleggen en gebruiken in bijvoorbeeld meldingen, audits, vragenlijsten, enz.
Als je je organisatiestructuur gaat wijzigen, heeft dit uiteraard consequenties voor de onderdelen in Zenya die deze structuur gebruiken. Hierbij een overzicht van wat er gebeurt als je een organisatie-eenheid (OE) uit je organisatiestructuur verwijdert.

Compliance
De gegevens bij de combinatie OE – kader item (normparagraaf) worden verwijderd. Dit betreft visie, verwijzingen naar bewijsmateriaal, omschrijving en toelichting, bevindingen, scores en opmerkingen.

Audits
Bij audits die nog niet zijn gestart, wordt de OE verwijderd.

Meldingen
Als de organisatiestructuur wordt gebruikt als onderwerp, wordt bij meldingen die zijn gedaan op de OE die wordt verwijderd het ‘onderwerp’ vervangen door de eerste bovenliggende organisatie-eenheid van de verwijderde OE. Let op: dit kan gevolgen hebben voor de rechten op deze melding.

Risico’s
De OE wordt verwijderd bij risico’s en analyseprojecten.

Vragenlijsten
Bij ingevulde vragenlijsten wordt de OE niet verwijderd, deze wordt in grijs getoond. Bij het wijzigen van een ingevulde vragenlijst kan eventueel een andere OE worden gekozen, de verwijderde mag echter ook blijven staan.

Opgeslagen vragenlijsten voor de verwijderde OE die nog niet zijn verzonden (concept) en die niet zijn gekoppeld aan een taakschema of vragenlijstonderzoek, worden niet verwijderd. De verwijderde OE wordt in grijs getoond.

Bij vragenlijstonderzoeken die zijn afgesloten, wordt de verwijderde OE niet verwijderd maar in grijs getoond. Bij de ingevulde vragenlijsten voor dit onderzoek wordt de OE in grijs getoond, net zoals bij de eigenschappen van het onderzoek.
Wanneer het onderzoek nog niet is afgesloten en er nog geen vragenlijsten zijn ingevuld voor de verwijderde OE dan wordt de OE weggehaald als onderwerp van het onderzoek.

Taakschema’s
De organisatie-eenheid wordt verwijderd bij de eigenschappen van het taakschema.

Bij taakschema’s voor het invullen van een vragenlijst met als onderwerp OE wordt de OE niet verwijderd bij taken die al zijn afgehandeld, de OE wordt dan in grijs getoond. Als de taak nog niet is afgehandeld, wordt de OE (onderwerp) verwijderd bij de taak, conceptversies van vragenlijsten voor deze OE worden verwijderd. Als een taak hierdoor geen resterende onderwerpen meer heeft dan wordt de taak verwijderd.

Gebruikers
De OE wordt verwijderd bij de gebruiker.