Hoe kan je er dan voor zorgen dat de juiste afdeling het juiste document te zien krijgt bij een zoekterm?

Hi @Lievehuylebroeck 

Er zijn verschillende mogelijkheden om dit op te lossen.
 

Je kunt gaan werken met leesrollen: 

BV:

• Je maakt de leesrol “Hartbewaking” aan
• Je geeft kent deze leesrol toe aan de juiste gebruikers op iedere map waar zich documenten van de hartbewaking bevinden
• Je geeft bij de eigenschappen van het document aan dit document alleen gelezen kan worden door de gebruikers met deze leesrol

Je dient in dit geval in principe de leesrollen per document in te stellen.

Een andere oplossing is dat je per afdeling een aparte document map (of mappenstructuur) aanmaakt.
Je geeft alleen de gebruikers van die afdeling leesrechten op die map en plaatst de documenten daarin. Voordeel daarvan is dat de plek waar je documenten beheert direct relateert aan wie de documenten mogen lezen.
Variant daarop is dat je 1 map maakt met alle hartbewaking documenten die voor iedereen zichtbaar zijn en 1 map die alleen voor medewerkers hartbewaking zelf zichtbaar zijn.

Wat ook zou kunnen als het om één document zou gaan, zou je een gestructureerd document kunnen aanmaken en paragrafen zichtbaar kunnen maken voor specifieke leesrollen.

Ik hoor graag van je of je hiermee verder kunt.