Verschillende portalen: wat zijn de voor- en nadelen?

Voor elke afdeling hebben wij een specifiek portaal. Het voordeel bevindt zich voornamelijk in de vindbaarheid van documenten. Zo kun je op elk portaal een specifieke indeling voorzien.

Sommige afdelingen wensen een uitgebreide boomstructuur (wat je instelt met verzamelingen), andere wensen specifieke zoekvelden (via metadata). Via portalen kun je ook de informatie gerichter aanbieden. Zo worden bv. OK-specifieke procedures niet standaard getoond op het portaal van Geriatrie. Indien de informatie toch nodig is, is deze perfect vindbaar via de knop 'zoek in alles' of door naar het OK-portaal te gaan.

Ook kun je meldingen/vragenlijsten overzichtelijk houden. Wij hebben een heel pak dienstspecifieke meldingen en vragenlijsten dat andere portalen/afdelingen niet hoeven te zien.

Het aanwerven van een extra documentbeheerder zou ik persoonlijk niet aanraden. Ik vind het belangrijk dat het beleid rond metadata e.d. consequent wordt opgevolgd. Met meerdere documentbeheerders loopt dit (naar ervaring binnen onze instelling) vroeg of laat fout. We zijn origineel opgestart met 5 documentbeheerders, elk verantwoordelijk voor z'n eigen departement. Uiteindelijk hebben we alles mogen herwerken en werkt het vlot met één centrale beheerder.

Kijk ook eens bij het topic over zoeken in portalen, hier vind je ook voorbeelden van de inrichting van portalen.

@Andrei Hollevoet bedankt voor je toelichting! Ik zie inderdaad een voordeel naar vindbaarheid voor afdelingen die veel documenten produceren. Ik ben vooral ongerust dat medewerkers afdelingsoverschrijdende of ziekenhuisbrede documenten niet kunnen vinden, maar de knop 'zoek in alles' lost dit probleem inderdaad op.

Ik volg je redenering om het aantal documentbeheerders tot een strikt minimum te beperken.
De rol van documentbeheerder is bij ons een bijkomende rol (geen functie) die bepaalde medewerkers opnemen. 1 per departement. We trachten de kwaliteit van de documenten te borgen door het werken met een "documentbeheerder-plus", die o.a. de opdracht heeft toezicht te houden op de werking van de documentbeheerders qua uniform uitvoeren van processtappen en consequent uitvoeren van het afgesproken beleid.