Vraag

Verzameling maken om documenten weer te geven

  • 17 May 2023
  • 5 reacties
  • 100 Bekeken
M
Badge

Hi, 

Ik ben net gestart met het toevoegen van de eerste documenten in Zenya en wil documenten samenvoegen in een zo geheten verzameling. Helaas kom ik niet helemaal uit de instructies. Ik heb een aantal documenten gepubliceerd binnen de organisatie. Wanneer ik naar applicatiebeheer ga → portaal → verzamelingen, dan zie ik mijn nieuw gepubliceerde documenten niet tussen de verzamelingen staan. De nieuwe documenten vallen onder ‘Alle documenten’ en het lukt mij niet om hierbinnen een verzameling aan te maken. Ik zie daar ook geen knop voor in het huidige menu. 

 

Kan iemand mij hier verder mee helpen? Voor zover ik kan zien, heb ik wel portaal beheerrechten. Bij onduidelijkheid over mijn vraag, licht ik graag het een en ander toe. 

5 reacties

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

Beste Mendy,

Allereerst: welkom op de Infoland Community!

Het is belangrijk om te weten dat het weergeven van documenten in een portaal uit 3 stappen bestaat:

  1. Documenten publiceren met de juiste leesrechten
  2. Verzamelingen maken, zie Verzamelingen: bepaal welke inhoud je wilt tonen op het portaal, en dan met name het onderdeel "Verzamelingen bouwen”
  3. Verzamelingen aan een portaal verbinden, zie Verzamelingen koppelen aan een portaal

Ik laat hier kort de belangrijkste stappen zien voor het aanmaken van een verzameling:

  • Klik in het beheer van verzamelingen op Toevoegen en kies voor de optie "Verzameling”:
     
  • Klik in het vervolgscherm onderstaande uitklaplijst open en bepaal op welke wijze je documenten in de verzameling wil zetten:
     
    4 Mogelijkheden om documenten in een verzameling te zetten
  • Afhankelijk van de gekozen optie kun je mappen selecteren, filters instellen of losse documenten selecteren.
    In onderstaand voorbeeld is er in de uitklaplijst gekozen voor de optie "Documenten op basis van map (inclusief submappen)”
    Dat leidt naar de mogelijkheid om mappen te selecteren. Als je dat doet dan wordt die selectie ook zichtbaar in het witte vak onder "Inhoud van de verzameling”
     
     

    Er zitten alleen documenten in een verzameling als er een referentie aan documenten in het vak "Inhoud van de verzameling” staat én de documenten waaraan gerefereerd wordt gepubliceerd zijn. Daarnaast is het ook van belang dat degene die de verzameling gaat gebruiken leesrechten heeft op de documenten in de verzameling.

  • Als je de verzameling een naam hebt gegeven en hebt opgeslagen, dan kun je een "sneak preview” nemen via de optie "Verzameling inhoud weergeven”:
     

    Belangrijk: het toevoegen van documenten aan een verzameling kan enige tijd in beslag nemen (in de regel 15 minuten)

M
Badge

Beste Chaim, 

 

Bedankt voor je reactie en uitgebreide uitleg! Het probleem bij mij is alleen dat mijn scherm er niet helemaal uitziet zoals bij jou. Als ik via applicatiebeheer naar Portalen ga, dan staat er een ander tabje met ‘verzamelingen’, waarin ik alleen bestaande verzamelingen zou kunnen wijzigen. Ik zie nergens een optie om een nieuwe verzameling toe te voegen zoals in jouw scherm: 

 

Heeft dit te maken met bepaalde rechten die ik wel/niet heb? Voor zover ik zie heb ik namelijk wel alle rechten aangevinkt in de instellingen. Wellicht dat deze melding hier iets mee te maken heeft? 

 

Bedankt alvast voor je reactie! 

 

Beste Mendy,

Allereerst: welkom op de Infoland Community!

Het is belangrijk om te weten dat het weergeven van documenten in een portaal uit 3 stappen bestaat:

  1. Documenten publiceren met de juiste leesrechten
  2. Verzamelingen maken, zie Verzamelingen: bepaal welke inhoud je wilt tonen op het portaal, en dan met name het onderdeel "Verzamelingen bouwen”
  3. Verzamelingen aan een portaal verbinden, zie Verzamelingen koppelen aan een portaal

Ik laat hier kort de belangrijkste stappen zien voor het aanmaken van een verzameling:

  • Klik in het beheer van verzamelingen op Toevoegen en kies voor de optie "Verzameling”:
     
  • Klik in het vervolgscherm onderstaande uitklaplijst open en bepaal op welke wijze je documenten in de verzameling wil zetten:
     
    4 Mogelijkheden om documenten in een verzameling te zetten
  • Afhankelijk van de gekozen optie kun je mappen selecteren, filters instellen of losse documenten selecteren.
    In onderstaand voorbeeld is er in de uitklaplijst gekozen voor de optie "Documenten op basis van map (inclusief submappen)”
    Dat leidt naar de mogelijkheid om mappen te selecteren. Als je dat doet dan wordt die selectie ook zichtbaar in het witte vak onder "Inhoud van de verzameling”
     
     

    Er zitten alleen documenten in een verzameling als er een referentie aan documenten in het vak "Inhoud van de verzameling” staat én de documenten waaraan gerefereerd wordt gepubliceerd zijn. Daarnaast is het ook van belang dat degene die de verzameling gaat gebruiken leesrechten heeft op de documenten in de verzameling.

  • Als je de verzameling een naam hebt gegeven en hebt opgeslagen, dan kun je een "sneak preview” nemen via de optie "Verzameling inhoud weergeven”:
     

    Belangrijk: het toevoegen van documenten aan een verzameling kan enige tijd in beslag nemen (in de regel 15 minuten)

 

Khar-Cheong
Reputatie 5
Badge +6

En als je op dat pijltje klikt?

Je hebt namelijk:

  • Applicatiebeheer > portalen: portalen
  • Applicatiebeheer > portalen: verzamelingen

 

 

 

Centrale rechten: portalen/portaalbeheer?

 

M
Badge

Beste Khar-Cheong, 

Bedankt voor je reactie. Helaas is mijn uitklapscherm niet zo uitgebreid en zie ik noch het kopje voor Verzamelingen als voor Gebruikers staan, ik zie namelijk alleen het kopje met Portalen: 

 

En als je op dat pijltje klikt?

Je hebt namelijk:

  • Applicatiebeheer > portalen: portalen
  • Applicatiebeheer > portalen: verzamelingen

 

 

 

Centrale rechten: portalen/portaalbeheer?

 

 

Cindy Segers

Hallo @Mendy Xia 

Je hebt blijkbaar alleen rechten om het portaal “Pharma” te beheren. Je kunt aan jullie applicatiebeheerders vragen of ze je extra centrale rechten (Portaalbeheer) toe kunnen kennen zodat je ook verzamelingen kunt beheren.

 

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring