Infoland heeft destijds beredeneert, dat wanneer je aparte portalen maakt voor gebruikers, dat er dan eerst portaalspecifieke informatie gezocht moet kunnen worden, en als dat niet gevonden wordt, dat men dan iProva breed gaat zoeken (door zoekfunctie te wijzigen naar "in alles")
Wij vragen ons af of het niet beter is om instellingen die gebruik maken van iProva zelf de keuze te laten maken of standaard gezocht wordt binnen de gehele organisatie dan wel binnen het portaal specifieke gebied.
Hoe zijn de ervaringen bij jullie?
Ik denk inderdaad dat de klant zelf moet kunnen bepalen hoe zij dit instellen.
Ik ben het er ook volledig mee eens dat iedere klant zelf moet kunnen kiezen of men eerst in het openstaande portaal zoekt of dat men bij alle portalen ineens instelt dat men zoekt in alle portalen. Deze vraag werd al meermaals aangehaald en na vele updates heb ik hierin spijtig genoeg steeds geen verbetering gezien. In AZ Turnhout is dit hetgene waar de medewerkers en artsen het meeste moeite mee hebben nl. dat men niet ineens ziekenhuisbreed kan zoeken.
Ik zou graag willen zien dat er in de nieuwe Zenya wél op 1 of andere manier gezocht kan worden op de volledige inhoud. Bijv. dat het mogelijk is om dit in te stellen is via een optie bij het “Applicatiebeheer”.
Beste.
In ons ziekenhuis het is juist belangrijk dat men niet standaard in alles zoekt, omdat wij een gefuseerd ziekenhuis zijn waarbij nog niet alle documenten zijn geharmoniseerd. Het probleem is echter het volgende:
Als je klikt op ‘in alles’ en daadwerkelijk een zoekopdracht uitvoert, zal het systeem op 'in alles' blijven staan (en dus zoeken) als je naar andere portalen gaat.
Als je alleen klikt op ‘in alles’, maar geen zoekopdracht uitvoert, zal ‘in alles’ niet blijven staan als je naar andere portalen gaat.
Is hier een oplossing voor? Anders dan de medewerkers wijzen op zoeken 'in specifiek portaal'?
Helemaal eens
Wij hebben in het ontwerp van de verzamelingen verschillende niveaus gebruikt:
- Het hele bedrijf.
- Een VE, RVE, OE
- Een afdeling
Natuurlijk kun je hier dan niet de documenten van een andere VE terugvinden, echter is men hier wel bekend met de mogelijkheid om dan naar het portaal van de betreffende VE te gaan of om toch te klikken op zoeken in alles.
Het is dus enerzijds een goed ontwerp maken van jouw verzamelingen in combinatie met je portalen en anderzijds ook een goede instructie naar de medewerkers over hoe het systeem werkt.
groetjes Peter
Natuurlijk is dit wel enigszins te beïnvloeden, echter elke organisatie moet voor zichzelf bepalen of deze workaround werkbaar is.
- Ga naar applicatiebeheer --> Portalen: verzamelingen
- Maak op het hoogste niveau een verzameling aan genaamd alles
- gebruik Documenten op basis van een filter --> Filter status is gelijk aan gepubliceerd
Hier zitten nu alle gepubliceerde documenten in. Door deze verzameling te koppelen aan elk portaal kan met zowel kijken op de deelverzamelingen en kijken of men daar het specifieke document kan vinden, maar met zoeken zal men ook alle afdeling overschrijdende documenten vinden.
Zoals jullie zien: best veel discussie over het zoeken in een portaal of in meerdere portalen. Over extra instellingen: daar ben ik zoals jullie misschien weten geen voorstander van. Daarnaast staan we nog steeds achter de door ons gekozen filosofie. Biedt de oplossing die
De suggestie van Frank vind ik ook heel waardevol: dat het onderscheid 'in primair proces' en 'in alles' duidelijker zichtbaar is. Dat medewerkers dus meteen zien waar ze in zoeken.
Gezien de bovenstaande discussie en diverse meningen toch interessant om hier wat mee te doen lijkt me 🙂 Ik ben ook benieuwd naar een reactie van Infoland op deze discussie.
Dat kun je toch perfect?
maak één verzameling aan waar alles in staat.. Voeg metadata toe aan uw documenten zodat er dan verder kan gefilterd worden.
We hebben inderdaad goed nagedacht over welke portalen we wilden aanbieden (en welke niet!) en hoe we deze wilden vullen. Dit doen we door het gebruik van verzamelingen en metavelden.
In 'alles' of eigen portaal zoeken is op dit moment al een keuze van de gebruiker m.i., bovenin het portaal kan voor 'alles' gekozen worden. Voor ons is het belangrijk dat dit een bewuste actie is.
De optie standaard op 'alles' zetten vinden wij risicovol omdat de medewerker dan niet goed meer weet waar hij in zoekt. Gevolg is heel veel zoekresultaten en een 'het systeem werkt niet-gevoel'.
Dit hangt wellicht ook samen met het formaat van de organisatie / aantal documenten.
Je zou ook een portaal kunnen maken waar alle documenten aan gekoppeld zijn, zodat de medewerker die altijd graag in 'alles' wil zoeken dit als zijn startportaal kan gebruiken.
Indien mensen iets zoeken van een ander specialisme, gaan ze specifiek naar dat portaal. Dit zorgt dat je snel je documenten kunt vinden. Verschillende documenten hebben we ook aan meerdere portalen gekoppeld. Bijvoorbeeld een document voor orthopedie is zowel gekoppeld aan het portaal 'orthopedie' als aan het portaal 'Brein bewegen en reconstructie', welke is bedoeld voor de verpleegafdeling waar 5 specialismen gecombineerd worden opgenomen.
Zoeken in alles wordt bijna niet gebruikt, meestal alleen als een documentbeheerder wil weten 'of er iemand in het ziekenhuis al eens iets over heeft beschreven'.
Wij moeten er niet aan denken dat er weer standaard in alles wordt gezocht, dat zijn meer dan 20.000 documenten! Zelfs met de beste filters krijg je daar geen fijne zoekresultaten mee.
We hebben dus NIET alles naar specialisme ingericht. In het verpleegportaal hebben we lokale groepen gebruikt om snel op specialisme te kunnen filteren. Ben mij ervan bewust dat dit erg "persoonlijk" is en niet iedereen hetzelfde zou kiezen voor de inrichting.
Het betekend ook dat beheerders veelal documenten wel extra moeten koppelen. B.v. documenten van de apotheek, die ook moeten verschijnen op het portaal van poliklinieken.
Om dit alles goed te laten verlopen, hebben we wel strenge regels te handhaven voor titels van documenten. Géén woorden als "protocol" en "instructie" erin en hier al zeker niet mee beginnen. We zetten onwillen van hoe de zoekgewichten werken, de belangrijkste woorden voorop.
Je zal dus een document "Katheter: inbrengen en verzorgen bij volwassenen" als titel moeten hanteren en dus niet "Richtlijnen voor het inbrengen en het verzorgen van een Katheter bij volwassenen" moeten kiezen. Het vooraanzetten van het gewichtigste onderwerp en het gebruik van lokale groepen (voor de filters in de zijlijn) maakt dat mensen doorgaans vrij snel hun documenten vinden.
Waar wij natuurlijk wel tegenaanlopen, is dat men op de verpleeg & poli portalen zoek naar "vakantie uren" en "stagiaire aanmelden". En dan vindt men niets, want deze staan op het P&O portaal.
Nu kan ik natuurlijk deze documenten gewoon aan alle verzamelingen gaan kopellen, maar ik zou hier liever zien dat bij géén resultaten in het eigen portaal alsnog in alles wordt gezocht.
De optie om standaard in alles te zoeken zouden wij niet heel erg toejuichen. Als deze hardcoded veranderd zou worden, zou het zelfs alle moeite die we in de portalen hebben gestoken teniet doen.
Geen resultaten krijgen is echter natuurlijk gewoon waardeloos. Ik zou mij dus ook hard willen maken voor wat Google, Ebay, Amazon etc al jaaaaren doen:
"U heeft geen resultaten in de verzameling {X}. Hieronder tonen wij u daarom alle resultaten van dezelfde zoekactie uitgevoerd als zoeken in Alles."
En nog mooier zou natuurlijk ook wildcard searches zijn:
"maatregel" zoekt ook direct op "maatregelen" (Zonder synoniemen in te stellen)
en het "anamnese" -> "Er is ook gezocht op Anemnese ( + knopje voor ongedaan maken)" (aka typefout correctie)
Reageer
Word lid van de Zenya Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInEnter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.