Zoekfunctie binnen portaal

Bij ons werkt het zoeken in portalen vrij goed. Het zorgt er b.v. voor dat verpleegkundigen documenten voor gebruik op de afdeling vinden en niet medische protocollen.

We hebben dus NIET alles naar specialisme ingericht. In het verpleegportaal hebben we lokale groepen gebruikt om snel op specialisme te kunnen filteren. Ben mij ervan bewust dat dit erg "persoonlijk" is en niet iedereen hetzelfde zou kiezen voor de inrichting.

Het betekend ook dat beheerders veelal documenten wel extra moeten koppelen. B.v. documenten van de apotheek, die ook moeten verschijnen op het portaal van poliklinieken.

Om dit alles goed te laten verlopen, hebben we wel strenge regels te handhaven voor titels van documenten. Géén woorden als "protocol" en "instructie" erin en hier al zeker niet mee beginnen. We zetten onwillen van hoe de zoekgewichten werken, de belangrijkste woorden voorop.

Je zal dus een document "Katheter: inbrengen en verzorgen bij volwassenen" als titel moeten hanteren en dus niet "Richtlijnen voor het inbrengen en het verzorgen van een Katheter bij volwassenen" moeten kiezen. Het vooraanzetten van het gewichtigste onderwerp en het gebruik van lokale groepen (voor de filters in de zijlijn) maakt dat mensen doorgaans vrij snel hun documenten vinden.


Waar wij natuurlijk wel tegenaanlopen, is dat men op de verpleeg & poli portalen zoek naar "vakantie uren" en "stagiaire aanmelden". En dan vindt men niets, want deze staan op het P&O portaal.

Nu kan ik natuurlijk deze documenten gewoon aan alle verzamelingen gaan kopellen, maar ik zou hier liever zien dat bij géén resultaten in het eigen portaal alsnog in alles wordt gezocht.

De optie om standaard in alles te zoeken zouden wij niet heel erg toejuichen. Als deze hardcoded veranderd zou worden, zou het zelfs alle moeite die we in de portalen hebben gestoken teniet doen.

Geen resultaten krijgen is echter natuurlijk gewoon waardeloos. Ik zou mij dus ook hard willen maken voor wat Google, Ebay, Amazon etc al jaaaaren doen:

"U heeft geen resultaten in de verzameling {X}. Hieronder tonen wij u daarom alle resultaten van dezelfde zoekactie uitgevoerd als zoeken in Alles."

En nog mooier zou natuurlijk ook wildcard searches zijn:
"maatregel" zoekt ook direct op "maatregelen" (Zonder synoniemen in te stellen)
en het "anamnese" -> "Er is ook gezocht op Anemnese ( + knopje voor ongedaan maken)" (aka typefout correctie)

Volgens mij is het "niet standaard instellen van zoeken in alles" niet het probleem in deze discussie. Echter zit het probleem meer in hoe de portalen ingericht zijn. Bij een goed ontwerp van de verzamelingen kun je een groot deel van de problemen, zoals hierboven beschreven zijn, al ondervangen.
Wij hebben in het ontwerp van de verzamelingen verschillende niveaus gebruikt:

1. Het hele bedrijf.
2. Een VE, RVE, OE
3. Een afdeling

De portalen hebben wij vervolgens per VE (Veranwoordelijke Eenheid) ingericht. Per portaal zijn dan ook de zaken uit alle 3 de niveaus meegenomen.

Natuurlijk kun je hier dan niet de documenten van een andere VE terugvinden, echter is men hier wel bekend met de mogelijkheid om dan naar het portaal van de betreffende VE te gaan of om toch te klikken op zoeken in alles.

Het is dus enerzijds een goed ontwerp maken van jouw verzamelingen in combinatie met je portalen en anderzijds ook een goede instructie naar de medewerkers over hoe het systeem werkt.

Onze portalen zijn zo ingericht, dat er inderdaad een specifieke selectie aan documenten aangeboden wordt dat meer dan 90% aan de nood van dat specifiek publiek voldoet.

Zo wordt de zoekopdracht niet aangedikt met documenten die niet relevant zijn. Indien het gewenste resultaat niet gevonden wordt, kan men nog steeds overgaan met het zoeken binnen de volledige inhoud van het documentbeheersysteem waartoe de gebruiker toegangsrechten heeft.

Voor ons heeft infoland hiermee dus de correcte filosofie gehanteerd.

........Het is dus enerzijds een goed ontwerp maken van jouw verzamelingen in combinatie met je portalen en anderzijds ook een goede instructie naar de medewerkers over hoe het systeem werkt.


Helemaal eens @Andre

Ik zou graag willen zien dat er in de nieuwe Zenya wél op 1 of andere manier gezocht kan worden op de volledige inhoud. Bijv. dat het mogelijk is om dit  in te stellen is via een optie bij het “Applicatiebeheer”.

 

Ik denk inderdaad dat de klant zelf moet kunnen bepalen hoe zij dit instellen.

Beste. 

In ons ziekenhuis het is juist belangrijk dat men niet standaard in alles zoekt, omdat wij een gefuseerd ziekenhuis zijn waarbij nog niet alle documenten zijn geharmoniseerd. Het probleem is echter het volgende:

Als je klikt op ‘in alles’ en daadwerkelijk een zoekopdracht uitvoert, zal het systeem op 'in alles' blijven staan (en dus zoeken) als je naar andere portalen gaat. 

Als je alleen klikt op ‘in alles’, maar geen zoekopdracht uitvoert, zal ‘in alles’ niet blijven staan als je naar andere portalen gaat.

Is hier een oplossing voor? Anders dan de medewerkers wijzen op zoeken 'in specifiek portaal'?

 

Ik denk inderdaad dat de klant zelf moet kunnen bepalen hoe zij dit instellen.

Ik ben het er ook volledig mee eens dat iedere klant zelf moet kunnen kiezen of men eerst in het openstaande portaal zoekt of dat men bij alle portalen ineens instelt dat men zoekt in alle portalen. Deze vraag werd al meermaals aangehaald en na vele updates heb ik hierin spijtig genoeg steeds geen verbetering gezien. In AZ Turnhout is dit hetgene waar de medewerkers en artsen het meeste moeite mee hebben nl. dat men niet ineens ziekenhuisbreed kan zoeken.

@Peter Mijsberg Het vervelende hiervan is, dat veel organisatie meerdere portalen hebben. Als je alle portalen zichtbaar maakt, dan heb je een hele pagina vol met portalen, dat kan toch ook niet de bedoeling zijn

@Silvia van Gils Ik denk dan ook dat iedereen dat zelf moet kunnen instellen of er standard in alles of in Eigen portal moet worden gezocht. Uit jouw reactie begrijp ik dat jullie veel tijd investeren aan het inrichten?

We hebben inderdaad goed nagedacht over welke portalen we wilden aanbieden (en welke niet!) en hoe we deze wilden vullen. Dit doen we door het gebruik van verzamelingen en metavelden.

In 'alles' of eigen portaal zoeken is op dit moment al een keuze van de gebruiker m.i., bovenin het portaal kan voor 'alles' gekozen worden. Voor ons is het belangrijk dat dit een bewuste actie is.
De optie standaard op 'alles' zetten vinden wij risicovol omdat de medewerker dan niet goed meer weet waar hij in zoekt. Gevolg is heel veel zoekresultaten en een 'het systeem werkt niet-gevoel'.
Dit hangt wellicht ook samen met het formaat van de organisatie / aantal documenten.

Je zou ook een portaal kunnen maken waar alle documenten aan gekoppeld zijn, zodat de medewerker die altijd graag in 'alles' wil zoeken dit als zijn startportaal kan gebruiken.

@Silvia van Gils Ik denk dan ook dat iedereen dat zelf moet kunnen instellen of er standard in alles of in Eigen portal moet worden gezocht. Uit jouw reactie begrijp ik dat jullie veel tijd investeren aan het inrichten?

Dat kun je toch perfect?

maak één verzameling aan waar alles in staat.. Voeg metadata toe aan uw documenten zodat er dan verder kan gefilterd worden.

Ik kan mij goed voorstellen dat sommigen wel tevreden zijn met de huidge zoekfunctie. Ik denk dat dit dus per organisatie verschilt wat de voorkeur is. Het is nog steeds prettig lijkt mij om technisch de keuze te hebben om de instellingen van de zoekfunctie aan te passen.

De suggestie van Frank vind ik ook heel waardevol: dat het onderscheid 'in primair proces' en 'in alles' duidelijker zichtbaar is. Dat medewerkers dus meteen zien waar ze in zoeken.

Gezien de bovenstaande discussie en diverse meningen toch interessant om hier wat mee te doen lijkt me 🙂 Ik ben ook benieuwd naar een reactie van Infoland op deze discussie.

@Silvia van Gils Ik denk dan ook dat iedereen dat zelf moet kunnen instellen of er standard in alles of in Eigen portal moet worden gezocht. Uit jouw reactie begrijp ik dat jullie veel tijd investeren aan het inrichten?