CHECK om normkaders (van Qualicor) op te volgen

Beste Johan,

Binnen Instituut Verbeeten gebruiken we iCompliance om de score op de verschillende Qualicor-normen in te stellen. Uiteindelijk geeft dit een mooi beeld van hoe je er voor staat. Het jammere is alleen dat het heel veel handwerk vraagt om bij te houden.
Zo doen wij bijvoorbeeld de interne audits met iCheck waarbij je heel makkelijk de vragen die je bij de norm hebt opgesteld in een vragenlijst over kan nemen. De bevindingen die uit de audit komen moet je daarna handmatig overnemen in iCompliance. Ook bewijsstukken uit iDocument moet je handmatig koppelen ook wanneer je in iDocument bij het betreffende document hebt aangegeven dat er een link ligt met de norm.
Kortom: het management krijgt een mooi en compleet overzicht mits je er de nodige tijd in steekt om alle ingrediënten uit heel Zenya te koppelen aan de norm.

Met vriendelijke groet,
Janneke Jung

Wij hebben iCompliance ook maar het gebruik valt tot nu toe tegen. De belangrijkste reden is dat het niet mogelijk is een historie op te slaan. Wat ingevoerd is dat is de laatste stand van zaken. Als je iets wijzigt wordt de vorige stand van zaken overschreven, dus kun je moeilijk vergelijken. Dat vinden de interne auditoren geen goede zaak.
Je kunt aan de norm een score koppelen, bewijsmateriaal, bevindingen en opmerkingen. Maar wij missen bijv een verantwoordelijke interne eigenaar koppelen aan een norm.
De iCompliance lijkt ook nog onvoldoende geïntegreerd met de andere modules. Inderdaad de bevindingen uit de audit komen moet je daarna handmatig overnemen in iCompliance. Ook bewijsstukken uit iDocument moet je handmatig koppelen ook wanneer je in iDocument bij het betreffende document al hebt aangegeven dat er een link ligt met de norm.
Verder ervaren wij de licentiestructuur als een probleem. Wij hebben 5 licenties dat is te weinig. Dan blijft het een kunstje van de afdeling Kwaliteit. Het zou beter ongelimiteerd gebruik kunnen zijn om dit succesvol te maken en dan de verantwoordelijke eigenaren inzicht geven in hun normen en laten vullen.

Is infoland van plan om aangaande de opmerkingen het product verder door te ontwikkelen?

iCompliance is bedoeld om vast te leggen hoe we het theoretisch doen ten opzichte van een kader. Het is vooral handig wanneer je voor een specifiek kader in kaart gaat brengen welk beleid, procedures, instructies, processen we hebben om aan het kader te voldoen.

iCompliance is inderdaad een vrij statische (oude) module. Wij zijn daar zelf ook niet geheel tevreden mee, en het bovenstaande commentaar bevestigt dit in grote lijnen. Wij zullen dit jaar zeker gaan bekijken hoe wij het compliance vraagstuk beter kunnen gaan ondersteunen. Verminderen van handmatige handelingen en kunnen toepassen van filters voor overzichten en rapportages staat daarbij hoog op de lijst.

Ik denk overigens dat Qualicor QMentum te omvangrijk is om in zijn geheel in iCompliance onder te brengen. Onderdelen ervan zijn wellicht wel geschikt.

Eigenaarschap vind ik een heel belangrijk punt. Dit soort vraagstukken kunnen alleen gaan werken wanneer eigenaarschap bij de juiste mensen is belegd. De kwaliteitsafdeling heeft een initiërende en faciliterende rol hierbij, maar is inhoudelijk geen eigenaar. Op kaderniveau is eigenaarschap overigens wel te beleggen, maar dit kost inderdaad licenties (wat niet geldt voor de nieuwe licentiestructuur overigens).

Voor het daadwerkelijk auditen is iCheck veel meer geschikt, zeker nu de inspanningen van de Qualicor QMentum regiegroep zijn vruchten begint af te werpen. Bovendien is er in 5.13 betere functionaliteit om vanuit Global normen ook patient tracers te gaan lopen (met uitkomsten dus ook op kaderniveau).

Kortom, zeer terechte vragen en feedback die wij al van plan waren mee te nemen in onze roadmap.