Bij het gebruik van de module Kaders zien wij per kader de bijbehorende kaderitems. Aan deze kaderitems zijn labels gekoppeld die zijn vastgelegd in de labels uit vragenlijsten. Op deze manier kunnen specifieke vragen aan kaderitems worden gekoppeld en gebruikt. In vragenlijsten kun je deze vragen gebruiken om kaders te toetsen.
Wat ik mij echter afvraag, is waarom eigenschappen zoals niveau, toetsingsmethode, prioriteit en kwaliteitsdimensie niet als afzonderlijke kenmerken binnen het kader beschikbaar zijn. Wanneer ik bijvoorbeeld uitsluitend de kaderitems van niveau Goud wil raadplegen of gebruiken, blijkt dit niet eenvoudig mogelijk.
Binnen Compliance hebben wij de behoefte om kaderitems te kunnen selecteren en tonen op basis van een specifiek niveau en/of een specifieke toetsingsmethode. Op dit moment biedt de applicatie deze mogelijkheid niet. Daarnaast is het niet mogelijk om aan het complianceformulier aanvullende velden toe te voegen waarmee dergelijke filters gerealiseerd kunnen worden. Voor deze wens staat inmiddels al een idee geregistreerd binnen de community.
Om te voorkomen dat kaderitems buiten het voor ons relevante niveau zichtbaar zijn, zouden wij deze kaderitems uit het kader moeten verwijderen. Hoewel dit technisch mogelijk is, kan dit op termijn tot problemen leiden wanneer deze items later alsnog nodig blijken te zijn. We hebben inmiddels enkele alternatieve werkwijzen bedacht, maar deze zijn allemaal arbeidsintensief, foutgevoelig en omslachtig.
Wij zijn daarom benieuwd of er op termijn nog wordt gekeken naar de doorontwikkeling van de module Kaders.
Vanuit ons gebruik zien wij onder andere de volgende verbeterpunten:
Verbetervoorstellen
- Eigenschappen als metadata beschikbaar maken
- Maak niveau, toetsingsmethode, prioriteit en kwaliteitsdimensie beschikbaar als afzonderlijke eigenschappen van een kaderitem.
- Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudiger selecties maken en rapportages opstellen.
- Filtermogelijkheden binnen Compliance
- Maak het mogelijk om bij het aanmaken van een compliancetoets te filteren op niveau, toetsingsmethode, prioriteit en kwaliteitsdimensie.
- Hierdoor kunnen alleen de voor de betreffende toets relevante kaderitems worden opgenomen.
- Mogelijkheid om kaderitems uit te schakelen
- Binnen b.v. compliance zijn deze items niet te zien zonder dat ze verwijderd zijn. Zo kun je ze later weer activeren wanneer het nodig mocht zijn.
- Uitbreidbare complianceformulieren
- Bied beheerders de mogelijkheid om aanvullende velden aan het complianceformulier toe te voegen en deze te gebruiken als filter- of selectiecriteria.
- Archiveren van kaders
- Maak het mogelijk om oudere versies van kaders te archiveren.
- Hierdoor blijven historische gegevens beschikbaar, zonder dat gebruikers worden geconfronteerd met een steeds groter wordende lijst van verouderde kaders.
- Versiebeheer binnen één kader
- Overweeg een versiebeheerfunctionaliteit waarbij nieuwe versies onderdeel blijven van hetzelfde kader.
- Hierdoor blijft de historie behouden en wordt voorkomen dat voor iedere wijziging een volledig nieuw kader moet worden aangemaakt.
Deze uitbreidingen zouden het beheer van kaders aanzienlijk vereenvoudigen, de inzet van Compliance doelgerichter maken en de noodzaak voor handmatige workarounds sterk verminderen.