Beste collega's,

Maandelijks versturen wij vanuit de afdeling Kwaliteit & Patiëntenzorg een e-mail met een link naar een vragenlijst in KMS, over een bepaald kwaliteitsonderwerp (zoals onder andere infectiepreventie, steriele medische hulpmiddelen, HR), naar lijnmanagers. Het is de bedoeling dat deze managers link doorsturen naar de operationele managers op de werkvloer of andere kwaliteitsmedewerkers die de vragenlijst gaan invullen. In verband de grootte van de organisatie en steeds wisselende managers hebben we ervoor gekozen voor deze werkwijze en niet bijvoorbeel gebruik te maken van vragenlijstonderzoek. Dat zou vanuit onze kant heel veel beheer vragen. Wij weten namelijk niet wie van welke afdeling welke vragenlijst in gaat vullen. Bij vragenlijstonderzoek is dat noodzakelijk om te weten. 

Het probleem waar we nu tegen aanlopen is dat de vragenlijst niet op het juiste organisatie niveau wordt ingevuld. De invullers kunnen bij het invullen van de vragenlijst uit alle eenheden van de organisatie-boom kiezen. Ze selecteren vaak een organisatie-niveau te hoog, waardoor rapportages niet duidelijk worden. In het begin stuurde ik de invuller hierover een mailtje, maar helaas helpt dat onvoldoende.

Idealiter zou het zo moeten zijn zoals bij meldingen. Hier kun jezelf aan de achterkant selecteren op welk organisatie-niveau met kan kiezen.  

Hoe gaan anderen ziekenhuizen hiermee om en hebben jullie wellicht tips voor mij om dit (hardnekkig) probleem op te lossen?

Bedankt!